Что такое концепция управления проектами 4PM и как она реализована в Naumen Project Ruler

Чем больше организация, тем больше проектов она развивает. Рассчитать бюджет, оценить риски, выстроить работу со стейкхолдерами, запланировать ресурсы и задачи — вот лишь малая часть того, что нужно предусмотреть, когда ведешь проекты. Учесть эти факторы и нюансы помогают методики управления проектами и специальные инструменты.

Как концепция 4PM, реализованная в Naumen Project Ruler, помогает видеть прозрачную картину на каждом участке проектной деятельности компании, рассказываем в статье.

Что такое концепции 3PM и 4PM

Один из распространенных подходов комплексного управления проектами — 3PM — Portfolio, Programme and Project Management. Методология охватывает все аспекты управления, начиная от отдельных проектов и заканчивая координацией проектов и программ на уровне управления портфелями.

Управление отдельными проектами дает возможность достигать конкретные бизнес-цели. Управление программами — получать синергетический эффект от совместной реализации проектов, например, выполнять их быстрее и дешевле. Управление на уровне портфелей позволяет достигать стратегические цели компании в определенном направлении.

Некоторым организациям не хватает классического подхода. Допустим, ИТ-компания разрабатывает мобильное приложение для выездных инженеров. Внедрение ПО бизнес-заказчику — это проект, который можно реализовать в рамках концепции 3PM. А вот разработанный продукт не вписывается в иерархию управления проектами: он может быть задействован во многих проектах, но существует и развивается вне их.

По мере развития ИТ-процессов в компаниях все чаще появляется потребность управлять подобными собственными продуктами. Для этого можно использовать отдельные инструменты, но когда проектные и продуктовые команды работают разобщенно, снижается общая эффективность. Другой вариант — управлять продуктами в связке с проектами, что принесет больше преимуществ.

Так в ответ на новые запросы к проектной деятельности появилась методология 4PM. Именно этот подход мы реализуем в системе для проектного управления и автоматизации работы команд Naumen Project Ruler.

Из каких компонентов состоит 4PM

Если говорить упрощенно, 4PM — это концепция 3PM, в которую добавляется четвертый компонент — Product Management. Методология включает:

• всю часть по управлению проектами 3PM, где каждый проект входит в программу или портфель;
• продуктовый компонент.

Концепция дает возможность управлять не только проектом, но и жизненным циклом продукта — от идеи до запуска и дальнейшего развития, отслеживать связи продукта с разными проектами, консолидировать информацию о проектах и продуктах в едином информационном поле.

Зачем выделять управление продуктом как отдельный компонент и почему нельзя рассматривать продукт как проект? Чтобы ответить на эти вопросы, разберем составляющие концепций 3PM и 4PM.

Управление проектом

Проект — это деятельность, ограниченная во времени и имеющая бинарную метрику оценки: сделали или нет. Каждый проект может быть независимым, а может быть частью программы или портфеля.

Управление проектом — процесс, позволяющий организовать пространство для конкретной деятельности, цель которой — реализовать все поставленные проектом задачи и достичь запланированных результатов.

Особенности управления проектом:

• ограничивается конкретными сроками;
• имеет определенную цель — произвести уникальный продукт, услугу или другой результат;
• формируется временная группа участников — команда, созданная специально для выполнения пула проектных задач.

Типовая практика, когда менеджеры ведут несколько разных проектов одновременно. Например, один и тот же руководитель открывает новые отделения банка в конкретном городе. Открытие каждого нового отделения — это отдельный проект.

Управление продуктом

Продукт — это результат деятельности. Его можно создать, улучшить, видоизменить. Он может быть бессрочным и оцениваться определенными метриками.

Процесс управления продуктом включает все этапы жизненного цикла — от разработки до позиционирования и ценообразования. Продукт меняется и развивается, но при этом остается одним и тем же продуктом.

Менеджеры по продукту должны хорошо знать продукт и планировать его разработку. Они устанавливают приоритеты, добавляют и улучшают функции, управляют бюджетом, ищут баланс между ожиданиями клиентов и возможностями компании.

Особенности управления продуктом:

• постоянное улучшение в ответ на меняющиеся потребности клиентов;
• принцип преемственности;
• планирование развития.

То есть проект — это инструмент, а продукт — объект, к которому проекты могут быть применимы. В отличие от управления проектом, в управлении продуктом нет определенной даты завершения.

Как связаны процессы управления проектами и продуктами

Продукт может развиваться при помощи проектов и в рамках проектов. Допустим, команда реализует проект развития мобильного приложения на второй квартал. В результате проекта выпускается релиз. Проект завершен, цель достигнута, но работа над продуктом на этом не останавливается — в следующем квартале будет запущен новый проект. Но не с нуля, а по принципу преемственности.

Или другой сценарий — продукт в рамках проекта адаптируется под конкретного клиента или внутреннего заказчика. Аналогично, с завершением проекта работа над продуктом не заканчивается. Например, необходимо дополнительно включить кастомные изменения в релиз, чтобы они стали доступны для всех пользователей.

В результате подход 4PM дает возможность контролировать развитие продукта как отдельного объекта, не ограничивая его рамками проекта. Это позволяет отслеживать историю изменений продукта в проектах, понимать потребности пользователей, планировать дальнейшее развитие и оценивать потенциал продукта.

Управление программами

Программа — это совокупность связанных проектов, которые объединены в программу по определенному признаку.

Управление программами — процесс управления взаимосвязанными проектами. Подобное объединение помогает повысить эффективность использования ресурсов, снизить риски и успешно реализовывать проекты. Эти преимущества были бы недоступны при управлении каждым проектом по отдельности.

Допустим, банк открывает несколько отделений в выбранном городе. Открытие каждого офиса — это отдельный проект, который входит в программу развития филиальной сети банка в этом городе, а программа в свою очередь — в портфель проектов по развитию филиальной сети в стране. Объединение проектов в программу позволяет увеличить скорость реализации проектов, экономить бюджет и ресурсы.

Управление программами связано со среднесрочным планированием. Так получается определить, какие проекты нужно реализовать, чтобы достичь определенную бизнес-цель, как приоритизировать проекты и как они должны быть взаимосвязаны.

Как связаны процессы управления программами и продуктами

В рамках управления проектами и продуктами планируются и выполняются задачи, связанные с реализацией потребностей клиентов, пользователей и компании. Продуктовые проекты могут быть частью программы. В этом случае управление программами помогает обеспечить согласованность между различными проектами и их влиянием на продукт. Управление продуктами определяет стратегические цели и потребности клиентов, которые должны быть учтены в рамках программ.

Управление портфелем

Портфель в контексте проектной деятельности — это набор проектов и (или) программ, реализуемых в компании. На этом уровне проекты и программы связываются с общими целями и стратегией организации.

Управление портфелем — процесс отбора и управления проектами, направленный на достижение стратегических целей. Процесс помогает расставить приоритеты и понять, какие проекты окажут наиболее положительное влияние на бизнес.

Портфели могут включать как отдельные проекты, так и программы проектов. Допустим, организация реализует несколько инфраструктурных проектов. Некоторые из них посвящены одной части инфраструктуры, поэтому объединены в программу. В рамках одного отдельного проекта развивается другая часть инфраструктуры, поэтому проект не входит ни в какую программу. Вместе программа и проект формируют портфель по развитию инфраструктуры.

Благодаря распределению проектов по портфелям можно устанавливать приоритеты и выполнять проекты в соответствии с ними. Это гарантирует, что все проекты, продукты, программы и портфели, реализованные и запланированные в компании, будут расставлены по нужным местам в иерархии задач.

Как связаны процессы управления портфелями и продуктами

С помощью портфелей удобнее развивать продуктовую линейку компании, планировать маркетинговые активности, оценивать перспективы роста и т.п. Какие преимущества это дает:

1. Взвешенный выбор направлений для инвестирования ресурсов
   
   Выбор может быть обусловлен стратегическими целями компании или потребностями рынка. В рамках управления продуктами компания консолидирует данные о рыночных трендах, оценке конкурентоспособности продуктов и их жизненного цикла. Эта информация помогает принимать стратегические решения при формировании продуктового портфеля.


2. Оптимальное распределение ресурсов между различными продуктами или проектами
   
   В рамках управления продуктами компания получает информацию о состоянии продуктов, потребностях в ресурсах и прогнозах успеха. Это позволяет более эффективно распределять ресурсы с учетом стратегических и финансовых целей компании.


3. Улучшение портфеля продуктов
   
   

   Управление портфелем продуктов требует постоянного мониторинга. В рамках управления продуктами компания собирает информацию о производительности, технических проблемах, а также обратную связь от клиентов и т.д. Это позволяет выявлять проблемные зоны и принимать решения о реорганизации портфеля продуктов или формировании нового.

Как реализована концепция 4PM в системе Naumen Project Ruler

В Naumen Project Ruler можно управлять проектами, продуктами, программами и портфелями в общем информационном поле. Применение концепции 4PM обеспечивает связи между четырьмя процессами, которые важны для эффективной реализации проектов и развития продуктов.

Все объекты бесшовно связаны друг с другом в единой среде — из карточки продукта можно перейти в проект и наоборот, «подняться» в программу или портфель проектов. При этом права доступа к разным объектам в ИТ-системе гибко настраиваются. Это удобно, когда одним пользователям нужно предоставить права на просмотр, другим — на добавление и редактирование информации. Благодаря чему участники проектов смогут самостоятельно находить нужные данные о продукте.

Вся информация о продукте хранится в соответствующей карточке. Здесь указаны детальные сведения и описание, размещены ссылки на документацию, перечни релизов и версий. Кроме того, в версии можно фиксировать список дефектов и их текущий статус (исправлен, запланирован к исправлению или признан несущественным), а в релизах — версии и задачи, выполненные в процессе их подготовки.

Как работает связка продукта и проекта

Допустим, руководителю клиентского проекта нужно узнать, ведется ли разработка определенной функции в основном продукте. Так как продукт связан с проектом, который он ведет, в карточке проекта содержится ссылка на этот продукт.

Так менеджер может зайти в карточку продукта и посмотреть выпущенные релизы и выполняемые задачи, а значит не придется тратить время на уточнение информации у коллег.

Еще на вкладках карточки продукта можно хранить информацию о возможностях, которые уже доступны или еще только запланированы, список клиентов, которые используют продукт, список требований заинтересованных сторон.

Менеджер проекта может зарегистрировать новые требования к продукту от заказчика, а также узнать подробности реализации ранее созданных требований. Информация о том, сколько времени потратили на реализацию требований, кто выполнял задачи и какие сложности возникали, пригодится при дальнейшем планировании проекта и переговорах с заказчиком.

В свою очередь руководитель продукта сможет проанализировать требования и выяснить детальнее, чего хотят пользователи. Эти данные помогут при разработке стратегии развития продукта.

На отдельной вкладке отображается список проектов, с которыми связан продукт. Это могут быть внешние (внедрение) и внутренние проекты (развитие продукта). Названия проектов выступают ссылками. Так, кликнув на соответствующий проект, менеджер вернется обратно в карточку своего проекта.

Подробнее о том, как концепция 4PM позволяет комплексно управлять проектами с помощью Naumen Project Ruler, смотрите в записи вебинара.