Приёмка ИТ-активов: как понять, что в процессах хаос, и перестроить их правильно

Все сотрудники ИТ не раз слышали страшные истории, как проходит приёмка нового оборудования. Множество коробок, сверка полученной техники, пачки накладных и счетов-фактур. А ещё нужно отнести на склад, понять, кому и что купили, настроить, установить и зафиксировать эту информацию.

В подобном процессе участвуют разные подразделения: ИТ, бухгалтерия, отдел закупок. Каждое из них руководствуется собственными регламентирующими документами, имеет различные цели и видение результатов. Зачастую это какой-то один вид учёта.

Если нет понятной синхронизации между всеми участниками цепочки, то хаос и потеря информации неизбежны. Даже если оборудование просто лежит где-то в углу, но про него никто не помнит. Без целостного процесса каждый этап работы с любым типом оборудования превращается в подвиг. В статье — о том, как победить хаос в процессах и какие шаги помогут вести приёмку ИТ-активов правильно.

Какие бывают типовые проблемы

Если в компании нет единого сценария управления ИТ-активами, это приводит к типовым проблемам, из-за которых процесс буксует. Среди самых распространенных:

каждое подразделение вводит данные в отдельные учётные системы в том виде, в котором нужно им;
связи между системами и информацией в них отсутствуют;
выяснение полной картины требует сведения информации из нескольких источников во внешнем инструменте. Привет, Excel!
на каждом шаге процесса затрачиваются ресурсы на повторный ввод и проверку данных;
занимается этой сверкой тот, кто инициировал закупку, при этом тратится неимоверное количество усилий.

Ключевая проблема — в отсутствии информации для всех участников процесса. Каждый тратит больше сил, чем нужно, и начинает требовать большего у того, кто предоставляет ему результат. От таких избыточных требований к информации страдают все сотрудники, в т.ч. менеджер по управлению ИТ-активами, который выступает конечным звеном, ведущим оперативный учёт.

В приёмке оборудования задействованы самые разные участники: ИТ, бухгалтер, специалист по закупкам, поставщики. Неуправляемый процесс занимает время и никому не нравится

Как изменить подход к учёту ИТ-активов

Чтобы победить хаос в процессах учёта, нужно навести порядок и решить следующие задачи:

Отказаться от дублирования. Вся информация по оборудованию компании должна вводиться в ИТ-систему только один раз. Двойной ввод исключается.

Утвердить форматы для обмена данными. На этапе планирования и закупки оборудования в договоре явно указывать обязательство поставщика предоставлять информацию в машинозагружаемом формате со штрихкодами поставляемой номенклатуры. Как результат — меньше ошибок и рутины.

Использовать штрихкодирование. Сверку поставляемого оборудования производить сканированием штрихкодов на товаре и сравнивать с полученными данными от поставщика. Это позволит определять расхождения автоматически.

Организовать точку ввода данных для поставщиков. Точка ввода данных — одна. В нее импортируются данные от поставщика, в крайнем случае вводятся вручную.

Реализовать интеграцию со смежными системами. Далее информация о поставке распространяется по остальным системам-получателям, где обогащается нужными данными для последующего учёта.

Вести единый источник качественных данных. Итоговая для учёта ИТ-активов картина собирается в специализированном инструменте автоматизации из внешних систем.

Когда все процессы упорядочены, ИТ не возится с обработкой данных по оборудованию вручную. Бухгалтер не сверяет платежи со счетами, а специалист по закупкам не запрашивает повторно нужные документы. Благодаря единой ИТ-системе все экономят время

Как выстроить приёмку ИТ-активов в системе автоматизации

Переход к комплексному учёту ИТ-активов на этапе приёмки состоит из последовательных шагов. Общий порядок действий такой:

Выделить основные параметры идентификации активов, которые будут подходящими для всех участников процесса. Например, серийный номер, инвентарный номер, штрихкод.
Зафиксировать минимальный набор информации об активах, который необходим для оформления поставки. Для каждого вида учёта он будет своим, но нужно выделить общий набор. Например, наименование, серийный номер, договор поставки, поставщик, количество, стоимость.
Выбрать первичную систему, в которую будут вводиться данные.
Определить поток данных между системами и точки обогащения информации нужными параметрами.
Организовать ввод данных в первичную систему путём импорта из файлов, которые предоставляются поставщиком.
Обеспечить возможность использования штрихкодов при приёмке оборудования: терминалы сбора данных, сканеры или мобильное приложение.
Синхронизировать обогащение данных в разных системах и обеспечить обмен информацией между ними. В системе бухучёта — это МОЛ, дата ввода в эксплуатацию, срок амортизации. В складском учёте — места хранения и склады. В специализированной программе управления ИТ-активами — детальные характеристики оборудования.

Именно такое поэтапное выстраивание процесса позволит получить в целевых системах итоговый набор данных о всех активах компании.