Учет и инвентаризация ИТ-активов с помощью CMDB

В статье рассказываем, как использовать CMDB при учете и инвентаризации ИТ-активов с помощью системы Naumen Service Desk. А еще — как это помогает в обслуживании различного оборудования.

Кейс 1. Учет оборудования

В чем проблема. Зачастую после увольнения сотрудника техника остается на рабочем месте без присмотра и постепенно разбирается. Одному специалисту понадобился второй монитор, другому — оперативная память из компьютера. К моменту выхода нового сотрудника окажется, что в составе АРМ не хватает нужных компонентов, и их потребуется оперативно закупать. В результате сотрудник есть, а работать ему не на чем.

Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо отслеживать кадровые изменения и перемещать технику на склад или в резерв. Однако это сложно реализовать, если у компании множество филиалов и в штате нет выделенного ИТ-специалиста, который вовремя заберет оборудование. А централизованно отслеживать текучку затруднительно, ведь ИТ-команда бывает небольшой.

Как выстроить процесс с CMDB. В базе данных управления конфигурациями можно не только хранить информацию об оборудовании, но «связать» ее с сотрудниками.

Отметка о блокировке учетной записи сотрудника будет говорить о том, что пользователь уволился и техника высвободилась. Можно настроить процесс так, чтобы при блокировке учетки в ИТ-системе совершались определенные действия.

Первый вариант — автоматически формировать отправку оповещений для заинтересованных лиц. Из текста сообщения будет понятно, что указанный сотрудник уволен и оборудование необходимо забрать на хранение.

Второй вариант — автоматически регистрировать заявку в системе Naumen Service Desk на перемещение оборудования. Когда ИТ-специалист заберет технику на склад, то отметит новое местоположение оборудования и напишет в заявке комментарий о выполнении задачи. Так руководитель сможет с минимальными усилиями контролировать этот процесс через систему.

Что дает. В результате повышается эффективность управления активами. В системе фиксируется актуальная информация, где находится оборудование, ИТ-специалисты будут проинформированы, что техника высвободилась, и не потратят время на ее поиск.

Кейс 2. Инвентаризация активов

В чем проблема. По требованиям законодательства РФ организации обязаны ежегодно проводить инвентаризацию. Чем больше ИТ-активов, тем больше времени занимает этот процесс. Обычно в рамках инвентаризации задействуют несколько человек — членов специальной комиссии. Иногда техника размещена так, что сложно прочитать инвентарный номер и сверить его с ведомостью.

Как выстроить процесс с CMDB. Удобный способ — промаркировать все активы QR- или штрих-кодами. Коды можно сгенировать прямо в системе Naumen Service Desk, распечатать и наклеить на устройства. А в CMDB указать, где находится это оборудование.

С помощью системы можно проводить инвентаризацию в полуавтоматическом режиме. Например, в специальной форме выбрать определенное местоположение: этаж, конкретный кабинет и т. д. Затем отсканировать коды устройств, которые находятся в этом помещении. Система соотнесет активы, которые обнаружены при сканировании, а также оборудование, которое должно находиться в кабинете по данным CMDB. Далее формируется отчет, в котором будет указано, все ли совпало или обнаружены расхождения.

Допустим, система обнаружит новые устройства, который раньше были «привязаны» к другому кабинету. Можно сразу указать новое местоположение. А если какого-то оборудования не хватает, то сначала лучше провести инвентаризацию во всех помещениях. Если техника так и не будет найдена, то составить общий отчет по всем выявленным расхождениям с базой CMDB, а далее заняться поисками более детально.

Что дает. Упрощается процесс инвентаризации. В компании есть актуальная информация о том, где и какое оборудование находится. В системе можно указать не просто адрес офиса или кабинет, но и конкретное местоположение в самом кабинете. Это дает возможность быстрее обнаруживать нужные активы.

При необходимости таким образом можно инвентаризировать не только ИТ-активы, но и любые другие объекты.

Кейс 3. Обслуживание оборудования

В чем проблема. Обычно в договорах на обслуживание подрядчик перечисляет оборудование, которое он обязуется ремонтировать и проверять. При этом организации-заказчики стараются соблюдать баланс между стоимостью договора и потребностью. Без актуальной информации об активах это сделать затруднительно. Бывают ситуации, когда в список обслуживания включают все оборудование, в том числе неиспользуемое. Но чаще наоборот — организация пытается включить только то, что нужно, упуская при этом наиболее важные ИТ-активы.

Другая сложность — специалисты компании-заказчика не всегда знают о существовании договора поддержки или не в курсе, какая именно техника в него входит. Кроме того, когда подрядчик выставляет счета и акты, организация не всегда уверена, что заявленное обслуживание или ремонт проведено на самом деле. А на дополнительную проверку уходит много времени.

Как выстроить процесс с CMDB. В системе Naumen Service Desk можно вести договоры в связке с данными из CMDB. С помощью базы данных легко составить актуальный список оборудования — по вендорам, моделям, типам или каким-то исключительным признакам, статусам. А затем опираться на этот перечень при оформлении договора.

Данные по заключенным договорам, например, срок действия и охват активов, отображаются в единой системе. Специалисты службы поддержки могут проверить, находится ли техника на поддержке у подрядчика или ее нужно чинить самостоятельно.

Все данные о ремонтах будут учитываются в Naumen Service Desk с помощью заявок. При этом в запросах на ремонт и обслуживание указывается конкретное оборудование. Это позволяет сформировать отчет по обслуживанию за период и сверить его с актами, выставленными подрядчиком.

Кроме того, прямо в системе можно учитывать финансовые остатки по договорам. Это избавляет от необходимости обращаться за такой информацией в бухгалтерию.

Что дает. Прозрачность при работе с поставщиками. ИТ-служба получает доступ к актуальным остаткам по договорам, а значит, своевременно их перезаключит. Повышается удобство и скорость при проведении сверки актов. Организация охватывает с помощью договора всю необходимую технику на аутсорсинговой поддержке.

В итоге

Таким образом, благодаря CMDB повышается прозрачность при управлении оборудованием и договорами обслуживания, улучшается контроль над жизненным циклом ИТ-активов. А сотрудники освобождаются от рутинных задач при учете и инвентаризации.