5 бизнес-эффектов от автоматизации управления проектами

Автоматизированные системы управления проектами помогают решать множество прикладных задач как команде, так и руководителю. Тем не менее не все компании готовы их внедрять. Разберем несколько аргументов в пользу того, что получит бизнес, если будет вести проектную деятельность с применением специальных инструментов.

Управление от целей

Любые проекты работают на конкретные цели компании. Цели формируют по определенной логике: масштабные раскладывают на более мелкие и декомпозируют до тех пор, пока они не превратятся в задачи.

Допустим, у компании есть стратегическое видение своего развития: через 10 лет стать самым крупным телекомом в стране. Как реализовывать такую глобальную цель — непонятно. Поэтому она декомпозируется: «Через 10 лет достичь числа клиентов в Х ХХХ ХХХ человек», «Через 10 лет выйти на первое место по покрытию сети», «В 2024 году установить Х вышек сотовой связи в Южном федеральном округе».

В пути от долгосрочных целей к задачам есть риск отклониться от курса. Если использовать систему управления проектами, в которой реализована функциональность стратегического планирования, можно проследить всю логику бизнес-целей до конкретных проектов. Цели разного уровня можно привязать к проектам и даже к спринтам, если компания работает по Agile. Таким образом связка «цели — действия» всегда будет прозрачна.

Оптимальное распределение затрат

Именно цели являются самым крупным фильтром, который помогает понять, так ли уж нужны какие-то затраты, насколько они обоснованы. Критерий простой: эти затраты приближают компанию к цели или нет.

Например, в системе Naumen Project Ruler (NPR) цели и затраты связываются через проекты и задачи. Таким образом всегда можно сопоставить, коррелируют ли затраты с целью, насколько они нужны и важны для ее достижения.

Для оценки целесообразности затрат не менее важна обоснованность самой цели. Логика стратегического планирования подразумевает, что каждая цель вытекает из более верхнеуровневой. Если же вдруг появляется такая, которая выпадает из этой цепочки, то к ней вопросы: откуда она взялась, нужна ли вообще. А с ней — и затраты, которые она предполагает.

Например, в компании стратегическая цель «Повышение эффективности HR-процессов на 30% за счет внедрения цифровых технологий и автоматизации», что реализуется с помощью программы «HR 2.0». А цель «Наладить процесс тестирования гипотез в рамках исследования новых фичей» реализуется через «Т-программу». Но при планировании вторую цель ошибочно обозначили как зависящую от первой. И это видно даже по срокам: окончание зависящей цели не может быть позднее, чем головной.

Управление портфелями и программами

Портфель проектов всегда напрямую связан со стратегической целью компании и может включать как отдельные проекты, так и программы. Программа — средство реализации целей любого уровня. Они объединяют проекты, которые под общим управлением более эффективны, чем по отдельности.

Например, компания реализует программу «Цифровая трансформация рабочих мест». Сначала рабочее место нужно организовать: подключить оборудование, установить приложения, а затем автоматизировать. Эти задачи решают разные проекты, которые тем не менее в конечном итоге работают на одну цель и имеют синергетический эффект.

Управлять портфелем или программой — значит, постоянно держать под контролем и анализировать ход проектов, которых в них входят, а при необходимости корректировать планы и распределение ресурсов. Это трудоемкая задача.

Система автоматизации обеспечивает доступ к нужным данным в любой момент:

• отображает всю цепочку реализации цели: портфель или программу, которые на нее работают, и проекты в их составе;
• помогает отслеживать ситуацию по основным аспектам:
  ★ доходам, затратам, рентабельности, маржинальности;
  ★ документам;
  ★ рискам.

Гибкость изменений

Готовность достаточно быстро что-то изменить в проектах: перераспределить роли, сместить приоритеты, добавить критерии и т. д. — свойство, которые нужно компании постоянно.

Система управления проектами — это своего рода отражение ключевых задач компании. Поэтому важно, чтобы инструмент позволял оперативно реализовывать изменения в бизнес-процессах, а не тормозил их.

Эта возможность обеспечена в решениях, созданных на технологиях low-code. Они уже содержат набор инструментов, с помощью которых можно настраивать систему под потребности пользователей и конкретных проектов без долгой разработки. Для работы с такими системами можно привлекать обученных аналитиков, стажеров, начинающих инженеров и разработчиков. И они справятся. Таким образом low-code решения поддерживают адаптивность процессов компании и дают скорость изменений.

Надежная защита и сохранность данных

Сегодня продолжать пользоваться продуктами зарубежных вендоров для управления проектами становится просто рискованно. Однажды накопленная критическая масса багов и невозможность обновления дадут о себе знать. А это риск потерять информацию, наработанную годами. Поэтому импортозамещение — уже не модный тренд, а реальность. Перейти на отечественные решения — самый надежный и безопасный вариант по всем аспектам непрерывности процессов и информационной безопасности.

Миграция на новую систему — процесс трудоемкий. Качественная подготовка и плановый переход позволят сохранить данные при переносе и оптимизировать бизнес-процессы. Например, решение Naumen Project Ruler имеет готовые инструменты для импорта данных из других систем, таких как Microsoft Project и Jira.

Главное

Система автоматизации — не просто функциональный инструмент, который помогает команде и руководителю реализовать проект. Она позволяет получить более масштабные бизнес-эффекты:

1. Выстроить комплексное управление от целей.
2. Оптимально распределять затраты.
3. Управлять программами и портфелями.
4. Гибко и оперативно реагировать на изменения.
5. Обеспечить надежное хранение данных и безопасность.