Excel, своя разработка или ITAM-решение: какой инструмент использовать для управления ИТ-активами

Управлять ИТ-активами с помощью Microsoft Excel или Google Sheets — вполне возможный стартовый вариант. Эти инструменты доступны, знакомы большинству пользователей и не требуют дополнительных затрат. Однако по мере роста компании и усложнения ИТ-инфраструктуры такой подход начинает тормозить процессы, увеличивает риски ошибок и требует все больше ручного труда. Что выбрать в этом случае: доработку собственных таблиц, разработку внутреннего решения или внедрение специализированной ITAM-системы? Разберемся, какой инструмент окажется наиболее эффективным для бизнеса.

Excel vs ITAM-решение

Главная причина, почему Excel не подходит для учета ИТ-активов, это неспособность корректно обрабатывать большой массив данных. Сведения вносятся сотрудниками вручную или с помощью простейшей автоматизации через формулы и макросы. И чем больше данных, тем выше риск ошибок.

Решения для автоматизированного ИТ-учета способны масштабироваться. Они работают с любыми объемами данных: собирают их, нормализуют, хранят, обрабатывают и обновляют при минимальном участии человека. Сведения остаются точными и актуальными, даже если у организации несколько сотен тысяч единиц оборудования, софта, лицензий, договоров.

ITAM-решение, в отличие от Excel, позволяет применить системный подход при работе с ИТ-активами. Например, настроить автоматическое выполнение задач в рамках процессов, подключить напоминания о событиях, назначить ответственных, разграничить права доступа к информации.

При помощи ITAM-системы компания получит возможность отслеживать количество, местонахождение и состояние своих ИТ-активов, понимать стоимость амортизации и обслуживания. Получение таких точных данных — важное условие для принятия последующих бизнес-решений.

Что можно автоматизировать в ITAM

В области управления ИТ-активами ускоряются многие типовые процессы и выполнение рутинных задач. Это позволяет компании значительно разгрузить сотрудников и направить ресурсы в более сложные, приоритетные направления. Рассмотрим, как это работает на примере Naumen ITAM.

Инвентаризация ИТ-активов. Используя мобильное приложение, сотрудники сканируют QR-коды и штрихкоды на оборудовании. Информация об ИТ-активах, технических характеристиках и связях друг с другом поступает в ITAM-систему. Чтобы регулярно обновлять данные об устройствах в сети, используется система дискаверинга: обнаружение можно проводить по расписанию. По итогам инвентаризации создаются автоотчеты. Если возникло расхождение, администратор увидит это в системе.

Агрегация и актуализация данных. В смежных системах собирается информация об ИТ-активах: техническая, финансовая, контрактная. Постоянно сверять данные, переключаться между разными окнами — неудобно и долго. ITAM-решение собирает всю информацию и приводит к единому виду. Инженер видит актуальные сведения в карточке ИТ-актива, а при необходимости дополняет что-то вручную.

Управление жизненным циклом ИТ-актива. Необходимо заниматься учетом, техническим обслуживанием, модернизацией оборудования, списывать вышедшие из строя единицы, следить за расходом лицензий и сроками договоров. Сотрудники взаимодействуют через систему, которая по заданным правилам автоматически собирает данные, назначает ответственных за ту или иную задачу, контролирует сроки, рассылает уведомления и напоминания.

Контроль лицензий, сроков и остатков. Naumen ITAM умеет отслеживать ключевые аспекты ИТ-активов. Например, остатки оборудования и лицензий, сроки действия договоров, технической поддержки и гарантийных обязательств поставщиков. Система позволяет автоматически контролировать отзыв ИТ-активов у уволенных сотрудников и уведомлять об этом ответственных специалистов.

Нормализация инвентарных данных об установленном ПО. Система благодаря готовым правилам нормализации позволяет быстро привести все данные об установленном на устройствах ПО к единому виду, а также распознать программные продукты с информацией о правилах их лицензирования, категории и другой информации, необходимой для управления лицензиями.

Установка ПО. Эта функция реализуется благодаря интеграции Service Desk, ITAM и системы развертывания ПО. Например, сотрудник оставляет запрос на ПО, которое требуется для работы. После согласования заявки в систему развертывания путем интеграции передается задание на установку ПО. В результате инсталляция ПО на устройстве пользователя выполняется полностью автоматически без участия специалистов.

Генерация заполненных документов. ITAM-решение создает печатные формы для поддержки любых бизнес-процессов. А если компания использует электронный документооборот, то система подготовит соответствующие формы для передачи на подписание в ЭДО.

Подготовка отчетов для различных служб. Быстрое формирование нужных документов для любых отделов: бухгалтерии, ИТ, информационной безопасности, службы комплаенса. Это могут быть документы, связанные с лицензионной чистотой, импортозамещением, итогами инвентаризации и др.

Расчет TCO. Результат учета тесно связан с финансовыми аспектами бизнеса. ITAM-система с помощью механизма аллокации затрат автоматически рассчитывает совокупную стоимость владения ИТ-активами, услугами, системами.

Свое решение или «из коробки»?

Иногда перед компанией стоит выбор: разработать с нуля ITAM-систему или приобрести готовый продукт от вендора? В первом варианте, на первый взгляд, много преимуществ, но есть и риски. Второй вариант кажется неподходящим для крупной компании, но в действительности технология Low-code позволяет гибко настраивать любые процессы и задавать свои правила работы с системой.

Продукт с уникальными настройками под нужды компании — это то, что можно получить не только путем разработки с нуля. Готовое решение от надежного вендора предоставляет широкие возможности кастомизации и позволяет обойти риски, связанные с недостаточной экспертизой, высокими трудовыми и финансовыми затратами, расхождениями между идеей и реализацией. Все эти трудности уже решены в продуктах Naumen. Внедрение выполняет квалифицированная команда после изучения бизнес-процессов заказчика, а дальнейшее развитие и поддержку системы можно выполнять своими силами или с помощью вендора.

Выводы

ITAM-решение позволяет автоматизировать рутинные задачи, связанные с инвентаризацией ПО и оборудования, нормализацией и обновлением данных, формированием отчетов и документов. Система следит за тем, чтобы бизнес-процессы осуществлялись по заданному регламенту, и уведомляет ответственных лиц, когда необходимо обратить внимание на несоответствие данных или выполнить запланированную работу.

Все эти возможности гибко настраиваются в Naumen ITAM. Благодаря этому бизнес получает актуальные данные, позволяющие принимать решения о закупке, переиспользовании, модернизации, обслуживании, ремонте и списании ИТ-активов.

Хотите узнать больше, как управлять ИТ-активами в крупной организации с помощью Naumen ITAM? Оставьте заявку, и мы проведем демо.