Как провести инвентаризацию оборудования с помощью мобильного приложения

Меня зовут Евгений Подкин, я развиваю направление мобильных сервисов на базе платформы Naumen SMP. В статье расскажу, как использовать мобильное приложение для инвентаризации оборудования.

Начну с контекста и опишу, какие задачи можно решать с помощью инвентаризации и почему это важно. Если вы хорошо знакомы с нашим мобильным приложением — смело пролистывайте до кейсов. Там разбираю, как это работает.

Текст будет полезен ИТ-специалистам и выездным инженерам, которые занимаются обслуживанием различного оборудования как внутри компании, так и у клиентов.

Что такое инвентаризация и зачем ее проводить

Инвентаризация — это аудит состояния имущества, оборудования, товаров на складе или в магазине. Этот процесс имеет несколько целей.

Контроль движения имущества. Инвентаризация позволяет убедиться, что все учетные единицы находятся на своих местах, не утеряны и не повреждены. Также своевременная проверка помогает выявить возможные случаи хищения или мошенничества.

Планирование закупок и производства. С подсчетом количества и состояния имущества проще определить, какие товары нужно заказать или произвести. Это позволяет планировать бюджет, избегать недостачу товаров или перепроизводства, что потенциально приводит к дополнительным финансовым расходам.

Учет выданного оборудования. Инвентаризация показывает, за каким сотрудником закреплен ИТ-актив и в какой момент передан во владение. Еще можно отслеживать, какое оборудование используется, а какое не востребовано.

Как организовать процесс инвентаризации

Разберем на примерах, как мобильное приложение Naumen SMP выступает в качестве удобного инструмента для инвентаризации.

Учет оборудования

Для начала потребуется выстроить учет активов в веб-версии ITSM-системы, затем нанести на них инвентарные номера. Это помогает создать общий реестр оборудования, сгруппировать объекты по категориям и закрепить за отделом или сотрудником.

Заполнение сведений. В первую очередь необходимо добавить основную информацию об оборудовании. Например, указать инвентарный номер (или присвоить имеющийся), производителя, модель, стоимость, комплектующие.

Следующий шаг — прикрепить инвентарный номер. Для этого используются штрих- или QR-коды, которые также генерируются в системе. Далее стикеры распечатывают и размещают на устройстве или рядом с ним.

Закрепление за сотрудниками. Оборудование может использоваться сотрудником или отделом. Выдача фиксируется в карточке ИТ-актива. Привязка работает и в обратную сторону: в карточке сотрудника или отдела доступен вывод всей техники, которая находится в зоне их ответственности.

Если сведения об оборудовании хранятся в той же системе, где оформляются обращения в сервисные службы, это дополнительно облегчает работу поддержки. Например, в зоне офисной кухни кофемашина выдает на дисплее ошибку, перезагрузка не помогает. Обнаруживший неисправность сотрудник через мобильное приложение сканирует QR-код. В открывшейся форме подачи запроса часть полей будет предзаполнена автоматически. Сотруднику останется выбрать неисправность из готового списка. Далее заявка сразу попадает на инженера АХО, который отвечает за обслуживание этого оборудования. Прямо из описания заявки он увидит нужную информацию: этаж, локацию, тип техники, модель, срок эксплуатации, а значит не потребуется отдельно уточнять детали.

Мониторинг оборудования

Любое оборудование ломается либо требует обслуживания: чистки, замены запчастей. Своевременный ремонт и периодический осмотр помогают продлить срок службы техники.

Планирование регламентного обслуживания. Возможности мобильного приложения позволяют составить график таких задач заранее. После этого в указанные даты система автоматически будет отправлять напоминание ответственным сотрудникам.

Аудит истории поломок. ИТ-отдел может вести мониторинг состояния оборудования. Это позволяет четко понимать, какое оборудование эксплуатируется и как часто та или иная техника выходит из строя.

Инвентаризация оборудования

Отдельный процесс — сбор актуальной информации о состоянии различных компонентов ИТ-инфраструктуры.

Сверка. С помощью мобильного приложения Naumen SMP сотрудник может оперативно произвести инвентаризацию оборудования. Для этого достаточно открыть в мобильном приложении сканер и навести камеру на QR-код.

Если код содержит ссылку на ИТ-актив, то в мобильном приложении откроется карточка оборудования. ИТ-сотрудник сверяет фактическую информацию со сведениями в системе и проставляет отметку об успешной инвентаризации.

Еще система позволяет планировать график инвентаризации заранее. Как это реализуется? По расписанию ответственный сотрудник получает оповещение о соответствующей задаче и приступает к работе. Далее сотрудник аналогично использует встроенный в приложение сканер и считывает код. В открывшейся карточке можно вручную поменять группу или статус оборудования. Например, сразу указать о неисправности.

Офлайн-режим. В системе реализована настройка, которая позволит кэшировать информацию об ИТ-активах, других заданных объектах и получать к ним доступ через мобильное приложение даже без сети. Это означает, что при инвентаризации сотрудник найдет нужный объект (актив, запрос на обслуживание, задачу) вручную, и отсутствие интернета не будет помехой.

Что еще получится сделать сотруднику в офлайн-режиме:

• проставить отметку о прохождении инвентаризации;
• оставить уточняющие комментарии с отчетом. Например, «Замечаний нет», «Есть незначительные дефекты на корпусе, на работу не влияют. Фото приложил»;
• добавить новый ИТ-актив вручную;
• прикрепить фото текущего состояния объекта.

Регистрация заявок на ремонт. Чем раньше сотрудники ИТ-отдела узнают о неполадках, тем быстрее будет восстановлена работоспособность техники. С помощью QR-кодов процесс оповещения о неполадках упрощается.

Например, сотрудники компании могут отсканировать код с неисправного оборудования. Откроется форма заявки с предзаполненной информацией об этом объекте. Останется только описать, что случилось. После регистрации обращение будет обрабатываться по заложенному в сервис деск сценарию и автоматически попадет в работу тем специалистам, которые отвечают за данное направление.

Какую пользу принесет инвентаризация

Благодаря мобильному приложению Naumen SMP проводить инвентаризацию становится удобнее. Автоматизация не только ускоряет процесс, но и несет преимущества на уровне всей компании.

Повышается эффективность использования оборудования. Все перемещения ИТ-активов задокументированы, поэтому легче перераспределять невостребованную технику.

Сокращаются расходы и проще планировать бюджет. Консолидированная информация обо всех ИТ-активах позволит определить реальную потребность в закупках нового оборудования и исключит приобретение лишней техники.

Обеспечивается качественное управление ИТ-инфраструктурой. Хранение точных данных об использовании оборудования помогает в работе сервисных служб.