Как повысить эффективность ИТ-команды с помощью управления знаниями
Качество работы
Основные проблемы ИТ-команд и способы решения
Понимание системных проблем, которые мешают эффективной работе, это первый шаг, чтобы с ними справиться. Ускорить этот процесс помогают современные инструменты, например, для ведения базы знаний и управления проектной деятельностью.
Проблема 1. Неэффективность сотрудников. Если работа команды плохо скоординирована, это зачастую приводит к неравномерной нагрузке, трудностям в управлении задачами, медленному выполнению. Невозможность учиться на прошлом опыте также увеличивает затраты и количество ошибок.
Решение:
- Naumen KMS позволяет документировать процессы и лучшие практики, чтобы не приходилось решать заново одни и те же задачи. Используя структурированный каталог, гибкий поиск с фильтрацией и подсказки
GPT-ассистента , специалисты быстрее находят нужную информацию. Это могут быть документы, инструкции, отчеты о релизах, новые инициативы и другие полезные материалы.
Информация закрепляется за поисковыми фразами, чтобы сотрудники находили релевантные ответы
- Naumen Project Ruler предлагает инструментарий диаграммы Ганта для отслеживания прогресса по каждому проекту, этапу, задаче на наглядной временной шкале. Руководитель устанавливает контрольные точки, чтобы следить за ходом работ и вовремя замечать отклонения, назначает ответственных и исполнителей, анализирует рисковые зоны и принимает управленческие решения заранее.
Диаграмма Ганта помогает руководителю проекта следить за ходом реализации и итогами
Проблема 2. Разрозненная коммуникация между специалистами. Большое количество встреч и созвонов снижает концентрацию на выполнении задач, а множество источников информации перегружает команду, ухудшает понимание между участниками. Это негативно влияет на результат, особенно в условиях удаленной работы.
Решение:
- Используя Naumen KMS, команда создает единое цифровое пространство для обмена знаниями. Это способствует продуктивному взаимодействию и улучшает коммуникацию. Например, возможность комментирования позволяет задать вопрос и получить разъяснения у нужного сотрудника.
- С помощью уведомлений в Naumen Project Ruler коллеги сообщают друг другу о начале или завершении работ, передаче на согласование, доработках.
Проблема 3. Перегруз задач и выгорание. Хроническая усталость и постепенная потеря мотивации зачастую связана с отсутствием четких приоритетов и необходимостью выполнять чрезмерное количество мелких задач.
Решение:
- Централизованное управление знаниями в команде дает возможность делиться своим опытом, повышает профессиональную уверенность, вовлеченность в задачи проекта и компании. Доступность нужных ответов снижает стресс, вызванный необходимостью принимать непроверенные решения.
- Задачи в Naumen Project Ruler можно распределять с учетом компетенций специалистов, текущей нагрузки и приоритетов проекта. Это значительно улучшает мотивацию и снижает риск выгорания
ИТ-специалистов .
Кейсы из практики: как Naumen KMS повышает эффективность ИТ-команд
Многие компании уже оценили на практике, как управление знаниями в единой системе улучшает скорость и качество работы разных команд. И даже такой процесс, как перенос базы знаний из иностранного решения удается организовать достаточно быстро и без потерь. Рассмотрим несколько кейсов из проектного опыта Naumen.
| Компания | Цели проекта | Результаты |
|---|---|---|
| «Систэм Электрик», разработчик оборудования для предприятий электроэнергетики | Перенести накопленные знания, обеспечить эффективное использование. Организовать обмен информацией между смежными отделами: разработка, RnD, |
Автоматическая миграция контента из Confluence с сохранением всех данных и структуры. Быстрый старт в новой системе без дополнительного обучения. Доступность знаний улучшила работу и коммуникацию команд. |
| «Эвотор», производитель современных онлайн-касс и ПО | Обучить техподдержкиу лучшим практикам на основе базы знаний. Сократить количество ошибок операторов. Ускорить процесс онбординга. |
Время обработки клиентских обращений быстрее на 3 минуты. Удовлетворенность техподдержкой увеличилась на 10%. Новые специалисты уверенно консультируют пользователей. |
| VALTEC, российский бренд инженерной сантехники | Создать единый источник знаний для улучшения всего цикла производства продукции. Ускорить процессы доработки документации, согласования с экспертами. |
Сквозной процесс работы над продуктом: от проектирования до поддержки и развития. Управление версионностью документов повысило эффективность работы. |
Система управления знаниями не только обеспечивает доступ специалистов к необходимым сведениям. Она также способствует улучшению процессов, приведению к единому стандарту, уменьшению рутинных операций. Знания не просто копятся, а постоянно используются. С их помощью специалисты повышают компетенции, а качество выполнения задач растет.
Как усилить преимущества системы управления знаниями
Naumen KMS — гибкий инструмент, способный адаптироваться к потребностям команды и задачам бизнеса. Лучше всего это работает, когда все используемые инструменты дополняют друг друга. Например, интеграция Naumen KMS и Naumen Project Ruler позволяет специалисту получать необходимые сведения в одном окне.
Коллективный опыт. В статье на определенную тему отображаются ссылки на связанные с ней задачи. Это дает
Быстрый онбординг. В карточку задачи добавляется ссылка на статью с информацией, которая поможет новому специалисту расширить понимание, изучить лучшие практики команды или определенную инструкцию.
Опора на контекст. В
Уже задумываетесь, как эффективнее использовать знания, накопленные вашей компанией? Оставьте заявку на сайте, и мы проведем демо возможностей продукта.