Учет оборудования и ПО: чем отличается и в каких задачах использовать вместе

Представим компанию с десятками филиалов по всей стране и распределенной инфраструктурой. Чтобы наладить четкие процессы управления аппаратными и программными активами, потребуется собрать все данные в едином источнике. На примере инструментов Naumen ITAM разберем, как решить типичные трудности учета ИТ-активов и сделать так, чтобы железо и софт работали на цели бизнеса.

Аппаратные активы: чем больше, тем сложнее

В крупной компании сотни видов оборудования и тысячи единиц техники, которые поддерживают внутренние процессы. Масштаб и распределенность создают дополнительные трудности, поскольку информация постоянно меняется. Чтобы актуализировать данные и планировать работу с каждым активом, нужны специальные инструменты. Рассмотрим, как они помогают на примере процессов HAM (Hardware Asset Management).

Учет оборудования. Ежегодная инвентаризация в десятках филиалов, если данные хранятся в Excel, может занимать несколько недель. А пока отчеты доставят из нескольких регионов (локаций), сведут в одну таблицу и проверят, часть данных уже утратит актуальность.

Как ускорить инвентаризацию оборудования? Один из вариантов — с помощью сканера штрих- и QR-кодов. Например, система Naumen ITAM умеет считывать маркировку с техники через мобильное приложение. Инженерам не придется долго разбираться с серийными номерами, техническими характеристиками, конфигурациями и другими данными.

Вся информация поступает в систему, где автоматически нормализуется и становится доступна в карточке оборудования. Также собирать и актуализировать данные помогает автоматический дискаверинг, который выполняется регулярно по расписанию.

Контроль перемещений. Если в процессах управления оборудованием не хватает прозрачности, активы периодически «теряются». Например, сотрудник переходит в другой филиал или офис, увозит с собой рабочий ноутбук, но по документам техника числится за прежним материально ответственным лицом (МОЛ). Аналогичная ситуация возможна и с крупным оборудованием: серверы переносят между стойками в ЦОД, но в ИТ-учете это не отражается.

ITAM-система позволяет сохранить цифровой след, связанный с каждым объектом учета. Для этого необходимо первоначально наполнить систему данными и регулярно актуализировать. В итоге будет всегда доступна информация о перемещениях оборудования, смене пользователя и МОЛ, текущем статусе актива, например, «На складе», «В эксплуатации», «В ремонте», «Списан».

Расхождение данных между корпоративными системами. ИТ-отдел и бухгалтерия ведут учет активов по-разному, и это часто становится причиной несоответствий. Например, технику давно списали и утилизировали, а по данным программы бухучета она находится на балансе организации. Или наоборот: оборудование фактически в эксплуатации, но до сих пор не на учете. Такие расхождения мешают корректной финансовой отчетности.

Naumen ITAM помогает избежать несоответствий за счет интеграции с другими системами. Двусторонний обмен осуществляется автоматически: данные из разных источников нормализуются, классифицируются и объединяются в карточке актива. Компания может настроить синхронизацию между ITAM и любыми смежными системами: бухгалтерский софт, решение для управления закупками, ERP, HR, Service Desk.

Когда возникает расхождение или нехватка сведений, специалисты по управлению ИТ-активами получают об этом уведомления. Такой подход создает точную картину: каким оборудованием владеет компания, сколько средств тратит на поддержку, в каких сервисах и департаментах задействует.

Программные активы: невидимая, но важная часть

Управление дорогостоящими лицензиями на софт нуждается в централизованном подходе. Отсутствие прозрачности и контроля усложняет процесс SAM (Software Asset Management). Остановимся подробнее, как это исправить.

Риски лицензионного несоответствия. Когда у крупной компании много филиалов в разных регионах, труднее отслеживать сложные цепочки: сколько лицензий купили, куда распределили, сколько применили фактически. Иногда сотрудники устанавливают ПО на несколько компьютеров, а на практике не используют или забывают удалить. Это приводит к «потере» программных активов и переплате.

ITAM-система снимает подобные риски благодаря двум важным инструментам: учет лицензионных пулов и отчет по лицензионному соответствию. Данные из системы дискаверинга позволяют сравнить количество фактически используемых лицензий и закупленных, найти случаи нецелевого использования.

Система хранит детальную информацию: распределение лицензий на устройства и пользователей, ключи активации, сроки действия, сопутствующие документы. Это позволяет сохранять контроль над лицензиями и составлять подробные отчеты для вендоров и контролирующих органов за несколько минут.

Лицензионная политика. Бывает, что компания не может самостоятельно разобраться в правилах поставщиков ПО, поэтому предпочитает закупить лицензии впрок. Как итог — значительные затраты.

Naumen ITAM решает эту проблему с помощью встроенного каталога ПО, в котором заложены правила лицензирования всех основных российских и зарубежных вендоров. Система автоматически рассчитывает потребность в лицензиях на основе данных дискаверинга, сверяет с закупленным количеством, учитывает правила лицензирования и выдает отчет. Так компания отслеживает реальное положение дел и закупает только необходимые лицензии.

Управление подписками и продлениями. Если приходится вручную отслеживать сроки действия подписок на программы и договоры техподдержки, то неизбежны ошибки. Это приводит к просрочкам оплаты, а значит, простоям в работе сотрудников, остановке важных сервисов, невозможности получить обновление ПО. Бывает, что подписки закреплены за уже списанным оборудованием и уволившимися людьми, но узнать об этом не получится из-за разрозненности данных.

Naumen ITAM хранит оцифрованные версии всех договоров и лицензионных соглашений. Благодаря этому система заранее предупреждает SAM-специалистов об истечении срока действия, находит неиспользуемые подписки и договоры поддержки. Используя этот инструмент, многие компании решили проблему переплат. Например, отменили лишние подписки и договоры на обслуживание, стали более грамотно планировать бюджеты и заключать выгодные договоры с вендорами.

Смежные задачи в управлении оборудованием и ПО

Специализированные устройства и программы используются не изолированно, а дополняют друг друга. В крупной компании важно вести учет всех типов ИТ-активов и отслеживать взаимосвязи между ними. Рассмотрим несколько примеров.

Кейс 1. Организация рабочего места сотрудника. Без централизованного управления цепочки действий занимают много дней: подать заявку, проверить наличие свободной техники, найти лицензии на операционную систему и софт для работы, все согласовать. Есть риск ошибки Например, в филиал привезут технику без нужной ОС или с неправильной версией ПО.

Инструменты Naumen ITAM дают возможность удобно работать с такими заявками. Множество рутинных действий автоматизируются в рамках настроенного процесса эксплуатации. Система ставит последовательные задачи ответственным специалистам: зарезервировать требуемые ИТ-активы, подготовить технику, установить ПО, доставить в нужный филиал, выдать сотруднику.

Путь каждого ИТ-актива отслеживается в системе. Это пригодится в случаях, когда требуется найти конкретную модель ноутбука или версию программы.

Кейс 2. Списание устаревшего оборудования и сохранение ПО. Лицензии на некоторые программы могут быть привязаны к устройствам, на которых они установлены. При выводе из эксплуатации и списании оборудования важно отозвать привязанные лицензии, чтобы использовать повторно.

С помощью ITAM-системы получится учитывать установленные на устройстве экземпляры ПО и выданные лицензии, в т.ч. уведомлять специалистов о деактивации лицензии с устройства, которое в скором времени нужно списать.

Кейс 3. Расследование инцидентов информационной безопасности. При обнаружении вируса, уязвимого ПО или другой угрозы следует как можно скорее локализовать источник. Процесс затянется, если не сразу узнать, какие компьютеры заражены или кто из сотрудников мог установить пиратскую программу.

ITAM-решение помогает быстро найти вирус и проблемный софт в инфраструктуре компании. Показывает весь контекст: на каких компьютерах установлено ПО, какая версия, кто пользователи. Таким образом, отделу ИБ удастся моментально изолировать затронутые рабочие места и провести точечную очистку. А затем использовать собранную информацию, чтобы детально исследовать инцидент и понять причину.

Кейс 4. Планирование закупок техники и софта. Поскольку активы взаимосвязаны, приобретать их нужно согласованно. Это помогает избежать лишних, или, наоборот, недостаточных закупок, срочного приобретения оборудования по завышенным ценам. Кроме того, компания сможет гарантированно обеспечить рабочие места сотрудников и стабильное функционирование ИТ-сервисов.

Naumen ITAM учитывает сроки полезного использования оборудования, время действия лицензий и договоров на техподдержку, связь между единицей техники и установленным ПО. На основе заданных правил система уведомит специалистов о необходимости провести модернизацию железа, продлить лицензию софта, отменить неиспользуемые подписки и договоры на техподдержку.

Отчеты о распределении и потреблении лицензий помогут компании не только предоставить информацию правообладателям, но и подсчитать экономическую отдачу от установленного ПО. Это позволяет планировать будущие расходы.

В Naumen ITAM всегда доступны точные данные об имеющихся активах, фактическом использовании и остатках, стоимости амортизации, сроках действия лицензий и других аспектах. В итоге компания получает единый план закупок и обновлений, который можно реализовать на год вперед и выбрать самые выгодные условия.

К выводам

Взаимосвязь аппаратных и программных активов влияет на бесперебойное функционирование инфраструктуры и фактически поддерживает все бизнес-процессы организации.

Naumen ITAM делает то, что человек физически не способен совершить вручную: мгновенно анализирует данные о тысячах лицензий и единиц оборудования, находит несоответствия, составляет отчеты по различным аспектам управления ИТ-активами, контролирует выполнение задач в рамках настроенных процессов. Поэтому применение ITAM значительно повышает качество и детализацию учета активов, помогая компании сэкономить время и оптимизировать затраты.

Результат во многом зависит от качества загруженных данных, регулярного обновления, устранения неточностей. Помимо внедрения технического решения, важно обучать сотрудников взаимодействию с ним и повышать экспертизу.

Интересуют возможности Naumen ITAM? Хотите навести порядок в учете программных и аппаратных активов? Оставьте заявку, чтобы узнать больше о функциональных модулях SAM и HAM.