Как привести к общему знаменателю проекты и знания. Опыт машиностроительной группы

В число клиентов Naumen входит одна из ведущих российских промышленных групп, работающая в сегментах тяжелого машиностроения, транспорта и промышленной автоматизации. Компания внедрила в свои бизнес-процессы решения Naumen: для управления проектами Project Ruler (NPR) и базы знаний Knowledge Management System (KMS). Рассказываем, какие задачи ставил бизнес-заказчик и какие результаты получил.

Это NDA-кейс, поэтому мы не можем упомянуть название бренда, но готовы поделиться задачами бизнес-заказчика и результатами внедрения наших продуктов.

Исходная ситуация

Машиностроительная группа имеет разветвленную структуру, которая включает десятки конструкторских бюро, сборочных производств и сервисных центров. Сотрудники этих подразделений участвуют во внутренних проектах. Разные подразделения использовали свои подходы, форматы и способы управления проектами. Кто-то применял Excel, кто-то таск-трекеры, а кто-то самописные системы. Такая разрозненность в инструментах усложняла проектную деятельность.

Сопутствующие проблемы

В условиях большого массива информации крайне сложно обеспечить общую управляемость портфелями проектов: отслеживать прогресс, контролировать ключевые показатели, следить за сроками, работать с рисками. Актуальные данные нужно постоянно собирать по разным источникам.

Если затруднительно сформировать комплексную картину по портфелям, то что говорить в целом о проектной деятельности компании. Наглядной картины, которая отображала бы все аспекты в разрезе стратегических целей, не было.

Еще существенный минус — отсутствие централизованного пространства для хранения проектной информации: документации, обоснований, приказов, спецификаций, технический решений и многого другого. На практике это означало сложный поиск нужных данных — сначала нужно понять, где их искать. Кроме того, невозможно накапливать и аккумулировать опыт в едином источнике, а значит, и переиспользовать.

Какие задачи нужно решить

Компания решила стандартизировать проектное управление для всех команд в единой рабочей среде, которая обеспечивает общий набор инструментов для управления планированием, задачами, бюджетами, рисками. Также это помогло бы усовершенствовать процессы согласования между инженерными и управленческими блоками: ускорить и сделать прозрачными. Еще одной важной целью стало создание базы знаний для накапливания проектных решений, масштабирования лучших практик, включая аккумулирование другой корпоративной информации.

Выбор инструментов

Для автоматизации задач проектной деятельности предприятие выбрало систему Naumen Project Ruler. В ее пользу сыграло сочетание таких возможностей, как гибкость настройки с промышленной надежностью, которая подтверждена успешными внедрениями в крупных компаниях.

Гибкость обеспечивает low-code платформа. Технология подразумевает набор модулей, которые можно адаптировать под задачи компании. Кроме того, NPR содержит все необходимые инструменты для работы по классической и гибким методологиям, поэтому не нужно подключать дополнительные плагины и сторонние сервисы.

Для создания единой базы знаний компания также выбрала решение Naumen КMS. Аргументом в его пользу стала широкая функциональность: удобный и точный поиск, возможности редактирования и отслеживания изменений в базе знаний.

В рамках проекта

Оба решения развернуты на инфраструктуре компании и подготовлены для того, чтобы пользователи сразу могли начать полноценно в них работать. Для этого настроены роли, доступы, права пользователей, схемы согласований и уведомления о событиях, например, смене статуса задачи.

Настроенные шаблоны типовых проектов помогают значительно сократить подготовку и планирование проектов, быстрее их запускать. Также в системе NPR настроены метрики для аналитики, которые регулярно отслеживаются в проектах.

В Naumen KMS собраны всевозможные имеющиеся корпоративные материалы: конструкторские решения, протоколы, техдокументация. Доступ к ним настроен по роли пользователя и контексту проекта. Для типовых документов созданы шаблоны, которые упрощают создание новых.

В результате

Внедрение Naumen Project Ruler обеспечило компании общий для всех стандарт управления проектами в машиностроительном контуре. Весь проектный портфель планируется и отслеживается в одной системе. Это гарантирует единое пространство проектной деятельности, общие инструменты, прозрачность информации. Улучшена координация между департаментами. Это обусловлено доступностью необходимых данных в одном источнике, автоматизацией согласований, а также оперативным уведомлением сотрудников об изменениях в процессах, в которых требуется их участие. На стыке этапов проектов возникает меньше простоев и конфликтов.

В свою очередь Naumen KMS обеспечил единое пространство, но уже для знаний компании. Возможность многопользовательского доступа к работе над документами в базе знаний ускорила создание технических документов на 20%. За счет этого удалось сократить весь период утверждения проектной документации. Сохранение лучших практик в удобном, структурированном виде позволяет обращаться к накопленным знаниями при решении аналогичных задач. Воспроизводимость успешных проектных решений значительно повысилась, а время для подбора конструкторских решений уменьшилось на 15%.

Интеграция решений Naumen позволяет подкреплять проектные задачи в NPR ссылками на соответствующие знания в KMS. Причем системы сами подберут подходящий контент по контексту. И наоборот: статьи в KMS будут дополнены ссылками на подходящие задачи в NPR. С помощью двух систем компания получила универсальный функциональный инструмент, который обеспечивает единые принципы реализации проектов, прозрачность данных, возможность переиспользовать опыт.