Контроль плана, сроков и затрат в рамках бюджета — основные задачи руководителя проекта. Чтобы успешно их выполнять, нужны специальные инструменты, например, дашборды.
Дашборды в Naumen Project Ruler помогают собирать в едином пространстве различные показатели и принимать решения на основе этих данных. Что представляют собой сводки по задачам, контролю времени и бюджету, которые реализованы в продукте, — подробнее в статье.
Какие функции повышают удобство использования дашбордов
Отчетность всегда основана на массивах данных. Дашборды делают эти данные удобными для восприятия и аналитики. Возможности Naumen Project Ruler повышают комфорт при работе с аналитической информацией по проекту. Например, руководителю не придется с нуля собирать отчет, который потребовался стейкхолдерам еще «вчера», и отправлять отдельными файлами. Достаточно поделиться ссылкой на дашборд, который формируется автоматически.
Рассмотрим несколько функций, общих для всех дашбордов системы.
Типы виджетов. Для представления данных используются разные виджеты — числовые показатели, графики, диаграммы, таблицы. Выбор типа зависит от задачи. Например, когда важно отслеживать показатели за период, лучше вывести на экран карточки со значениями KPI, чтобы сравнить значения — столбчатые диаграммы.
Цветовое кодирование. Повысить наглядность показателей на дашборде помогают различные цвета. Например, красный удобен для обозначения метрики «Просроченные задачи», желтый — «Скоро дедлайн», зеленый — «Завершенные». Это помогает руководителю проекта быстрее оценивать ситуацию.
Фильтрация. Можно использовать фильтры «Вчера», «Сегодня», «Текущая неделя», «Предыдущая неделя» и другие. При выборе определенного фильтра данные на дашборде меняются. Это помогает не только отслеживать текущее состояние дел, но и оценивать в динамике. Например, сравнить количество выполненных командой задач по проекту за прошлый и текущий месяц.
Репортинг. Доступ к дашбордам по ссылке позволяет быстро поделиться информацией с заинтересованными сторонами. Например, отправить стейкхолдерам промежуточные результаты о финансовых показателях проекта.
Ограничение доступа. Можно определить роли, которым доступны для просмотра разные дашборды. Например, открыть аналитику по статусам задач для всех участников команды, а чувствительные данные о бюджете — скрыть.
Drill-down. Предусмотрена возможность перехода в детальный список по выбранному показателю. Например, прямо с дашборда открыть список всех задач со статусом «Скоро дедлайн», а из списка — карточку задачи. Это позволяет предметно изучить ситуацию, не переключаясь между разными окнами.
Сводка по задачам
На этом дашборде собираются данные для контроля статусов и сроков выполнения задач. С помощью этих данных руководитель проекта может повысить эффективность при управлении ресурсами.

Дашборд «Сводка по задачам» позволяет оценить, выполняются ли задачи в соответствии с планом, нужно ли перераспределить нагрузку, а также выявить проблемы
В верхней части дашборда отображаются количественные показатели. Они наиболее информативны с точки зрения быстрого понимания ситуации.
Руководитель может сравнить общее количество задач, число задач в бэклоге и завершенных, чтобы оценить прогресс проекта. Информация по завершенным и просроченным задачам дает возможность понять, насколько высок риск превышения сроков проекта. Например, большое количество задач, закрытых с нарушением дедлайнов, может говорить о необходимости перераспределения нагрузки.
Ниже выводится детальная информация по задачам в разрезе статусов, исполнителей и приоритетов.
С помощью виджета «Статус задач по ответственным» руководитель проекта видит нагрузку каждого участника. Например, если видно, что определенный сотрудник справился со всеми задачами, то назначить ему новые. Также диаграмма поможет сделать вывод о необходимости привлечения дополнительных ресурсов для реализации проекта.
Данные виджета «Статус задач по приоритетам» позволяют понять, какие задачи выполняет команда в данный момент. Например, в статусе «Бэклог» находится много критических задач, при этом команда решает менее важные. Нужно выяснить, почему не выполняются первоочередные работы. Может быть, дело в некорректной оценке приоритетов.
Далее на дашборде отображается график для сравнения плановых и фактических сроков выполнения задач. С его помощью можно оценить, реализуется ли проект с запланированной скоростью. А если выявляется несоответствие — насколько высок риск сдвигов сроков всего проекта.
Если работа выполняется вовремя, то две линии диаграммы будут практически или полностью идентичными. Если задачи выполняются не плану, то между линиями будет заметно расхождение. Нужно понять, почему оно возникает.
Контроль времени
На этом дашборде выводятся данные, чтобы отслеживать трудозатраты в рамках проекта.

Дашборд «Контроль времени» агрегирует ключевую информацию по плановым и фактическим трудозатратам. Данные показываются в разных разрезах, чтобы точнее разобраться, сколько уходит времени на решение задач
В верхней части дашборда расположены количественные показатели, которые позволяют оценить плановые, списанные и принятые трудозатраты.
Показатели помогают контролировать соответствие оценки трудозатрат — сколько запланировано на задачу, и списания — сколько времени потребовалось фактически. Данные дают возможность обнаружить отклонения от плановых временных затрат и оценить, насколько оно велико. Например, если метрика «Списано в %» значительно превышает 100%, значит, проект выполняется с задержкой или задачи были оценены некорректно. Руководитель может вовремя принять меры, чтобы не допустить превышения. А если это произошло, внести и согласовать изменения.
Показатель «Принято» важен для проектов, в которых процесс управления трудозатратами включает этап ревью. В рамках ревью дополнительно согласовывается рабочее время, которое ответственные списали на выполнение задач. Списанные трудозатраты могут отклонить, если, например, сотрудник ошибся и указал вместо 15 часов — 115.
Далее на дашборде располагаются виджеты с подробной информацией по трудозатратам в разрезах типов задач и участников команды.
С помощью виджета «План по задачам в бэклоге» можно понять, сколько времени потребуется на решение оставшихся задач с разбивкой по типам. Если на задачи
В следующей части дашборда отражены данные, которые помогут проанализировать соответствие объемов времени количеству задач, а также увидеть трудозатраты по конкретным задачам.
Диаграмма «Списано на задачу» позволяет оценить, на какие задачи ушло больше всего времени. Если возникают вопросы по списанным трудозатратам, руководитель может перейти в карточку задачи, чтобы изучить детали, и затем обсудить вопрос с исполнителем лично. Также с помощью аналитики можно обнаружить незавершенные задачи, на которые уже потрачено много времени. И на основе этого решить, что сделать, чтобы снизить риск срыва сроков.
Контроль бюджета
На дашборде агрегируются все данные, необходимые для управления финансовой частью проекта. Руководитель может сверять плановые и фактические показатели, отслеживать прогресс по доходам и расходам, вовремя замечать отклонения и принимать меры.

Дашборд «Контроль бюджета» агрегирует ключевую информацию по финансовым показателям проекта. Если в рамках проекта доходная часть не предусмотрена, соответствующие метрики можно не отображать
В верхней части дашборда размещаются данные с качественными и количественными финансовыми показателями.
Показатель «Освоение бюджета» позволяет оценить, не вышел ли проект за рамки запланированных трат. А «Достижение плана» — контролировать, насколько выполнен план по доходам. При этом суммы расходов и доходов можно видеть в абсолютных величинах.
Далее следуют виджеты с показателями маржинальности и рентабельности.
Показатель рентабельности позволяет оценить, какая часть прибыли приходится на каждый рубль расходов. Так руководителю проще контролировать, остается ли проект в плюсе. Это особенно важно на проектах, в которых высока вероятность, что расходы на реализацию превысят сумму затрат на покупку. Например, в проектах внедрения ПО.
Показатель маржинальности позволяет увидеть долю прибыли, оставшуюся после покрытия прямых затрат. Это помогает сделать вывод о том, насколько проект успешен и стоит ли его реализовывать. Чтобы повысить маржинальность, руководитель проекта ищет способы снижения расходов и повышения доходов. Например, пересматривает реестр поставщиков.
Также для анализа расходов можно использовать данные о затратах по различным статьям. Диаграммы позволяют увидеть конкретную сумму затрат по статье и понять, сколько это составляет в процентах от запланированного и каков остаток. Благодаря этим данным упрощается процесс управлению бюджетом. Руководитель получает наглядное представление о том, где не хватает ресурсов, и может перераспределить бюджет со статьи с большим резервом.
Из виджета можно перейти в детальную информацию по определенной статье расхода. Например, в список конкретных расходов, которые составили общую сумму затрат на
К итогам
Инструменты аналитики в продукте Naumen Project Ruler позволяют контролировать ключевые показатели проекта. Дашборды «Сводка по задачам», «Контроль времени» и «Контроль бюджета» агрегируют данные, которые дают возможность оценить прогресс проекта, своевременно выявить проблемы и предпринять необходимые меры.