Зачем в проектах нужен процессный подход

В статье разберем, что такое проектный и процессный подходы, зачем их совмещать и какие инструменты для этого использовать.

Что такое проектный и процессный подходы

До недавнего времени практики управления процессами и проектами почти не пересекались в рамках подходов и инструментов. При управлении проектами принято опираться на методики из PMBoK (Project Management Body of Knowledge). При управлении услугами и сервисными обслуживанием — на рекомендации ITIL (Information Technology Infrastructure Library).

Проектный подход позволяет реализовывать стратегические инициативы. С его помощью можно планировать работу и распределять ресурсы, контролировать сроки и метрики. Например, проектные методы позволяют успешно разрабатывать и внедрять новые ИТ-сервисы.

Процессный подход стандартизирует управление повторяющимися процессами. Зачастую применяется при управлении услугами и сервисным обслуживанием и направлен на предоставление максимальной ценности клиентам.

Несмотря на принципиальные отличия, подходы могут дополнять друг друга.

Как связать проектный и процессный подходы

В четвертой версии ITIL появилась новая практика — управления проектами. Она показала, как совместить проектную деятельность и сервисное обслуживание и какие результаты можно получить. Так, централизованное управление позволяет улучшить:

1. Качество взаимодействия между процессами управления сервисом и проектами.
2. Гибкость при управлении изменениями и внедрении новых сервисов за счет объединения процессов в рамках единой системы.
3. Эффективность при управлении проектными и сервисными процессами за счет применения различных методологий.

Как это работает. Представим, компания занимается разработкой ИТ-продукта. После внедрения у заказчика готовый продукт переходит на техподдержку в виде услуги. Так результат проектной деятельности становится частью процессной.

В рамках процессной деятельности (сервисного обслуживания) поступает обратная связь от пользователей продукта, а на ее основе инициируются новые проекты по развитию внедренного ПО. Так реализуется взаимосвязь между процессной и проектной деятельностью.

Кроме этого, подходы могут пересекаться на уровне ресурсов, метрик. Например:

На уровне сотрудников — ИТ-специалисты компании решают обращения пользователей и в то же время участвуют в запуске других продуктов.

На уровне услуг — разработчики направляют в техподдержку запрос на оборудование, необходимое для реализации проекта. А сервисные подразделения выполняют эту заявку и соответственно поддерживают проектную работу.

На уровне инструментов — команды поддержки могут применять в своей работе инструменты проектного управления, например, канбан-доски.

На уровне согласования изменений — проектная команда может использовать для тестирования ПО тот же сервер, на котором генерируются отчеты о работе техподдержки. Увеличение сервисных ресурсов для проекта потребует с ними же дополнительного согласования.

Как объединить подходы на уровне ИТ-инструментов

Для автоматизации процессной и проектной деятельности применяют разные инструменты, например, ITSM-системы и специализированные решения для управления проектами. Однако внедрение таких инструментов по отдельности имеет недостатки:

• ИТ-подразделению приходится сопровождать множество систем;
• компания зависит от разных вендоров и их лицензионной политики;
• нередко интеграции сложно настраиваются, их нет вообще или работают с ошибками;
• сотрудники, которые участвуют одновременно в проектных и процессных задачах, вынуждены переключаться между различными интерфейсами ПО.

Избежать подобных сложностей получится, если автоматизировать процессы на базе low-code платформы Naumen SMP. Например, с помощью связки продуктов Naumen Project Ruler и Naumen Service Desk можно создать общее пространство для ведения любых проектных и сервисных задач.

Более подробный разбор, как реализовать комплексный подход на практике, смотрите в записи вебинара. Там же делимся кейсами наших клиентов, которые уже сделали это в своих проектах.