Диаграмма Ганта: зачем она нужна в управлении проектами и какие задачи решает

Выбор подходящего инструмента для планирования проектов — вечная тема для споров. В одном решении сложный интерфейс, в другом нельзя адаптировать процесс под свои задачи или не хватает важных функций. К примеру, проектному менеджеру в работе не обойтись без диаграммы Ганта, которая пригодится для визуализации всей «дорожной карты» проекта. В этой статье разберем, зачем нужна диаграмма Ганта и как она помогает в проектной деятельности.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это один из инструментов управления проектами. Ее задача — наглядно представить график запланированных работ на временной шкале. Чаще всего на таких диаграммах отражают этапы, контрольные точки, сроки, участников и другие составляющие проекта.

Инструмент помогает бизнесу планировать самые разные ресурсы, которые нужны в проекте, и выстраивать связи между ними. А благодаря визуализации всем командам становится проще согласовывать свои действия и придерживаться общей стратегии проекта.

Диаграмму Ганта можно построить в Excel или Google Sheets. Однако набор функций в этих инструментах ограничен. В частности, быстро откорректировать зависимости между запланированными задачами не получится. Фактически придется заново переделывать всю диаграмму. Гораздо удобнее использовать специализированное решение для управления проектной и сервисной деятельностью, где этот инструмент уже реализован.

Работа с диаграммой Ганта подойдет проджект-менеджерам, распределенным проектным командам, руководителям сервисных служб, а также ресурс-менеджерам организаций. Давайте рассмотрим подробнее, какие возможности открывает диаграмма Ганта для этих специалистов.

Для чего используется диаграмма Ганта

Выделим ключевые возможности, которые предоставляют диаграммы Ганта.

Планирование и мониторинг ресурсов по проектам. С помощью диаграммы проще контролировать равномерное распределение загрузки по всем исполнителям или конкретным участникам процесса в рамках задач. В качестве ресурса планирования могут выступать как этапы, так и отдельные работы, задачи либо сотрудники.

Сам ресурс и загрузка будут отображаться на календарной сетке. За счет такого функционала менеджеры проекта выстраивают общую «дорожную карту» и понимают степень занятости ресурсов. Далее на основе этой информации можно оценить, как перераспределить нагрузку либо задачи.

Детализация работ. Диаграмма Ганта дает возможность отслеживать список задач в ответственности специалиста или команды. На ней можно отобразить все части проекта, которые разбиваются на более мелкие составляющие, например, подзадачи.

Все это выстраивается на временной шкале инструмента так, что формируется полная картина проекта и в любой момент можно «поднять» необходимые детали. Допустим, узнать, в рамках какого проекта определенный сотрудник работает над конкретной задачей, каков ее фактический статус и сколько уже потрачено времени на выполнение.

Управление связями между проектами и задачами. Выстроенные связи обеспечивают очередность реализации проекта, при которой приступить к новой задаче получится только после завершения предыдущей. Когда сроки выполнения задачи необходимо сдвинуть по каким-либо причинам, на диаграмме Ганта прямо пропорционально можно перенести и все связанные активности.

Допустим, проект доработки мобильного приложения раскладывается на анализ и постановку задач, настройку, тестирование, подготовку технической документации, запуск в эксплуатацию. При этом изначально для каждого этапа заданы свои сроки. Если возникает форс-мажор и настройка приложения задерживается на месяц, последующие этапы автоматически смещаются в диаграмме на аналогичный период.

Особенно полезен такой функционал, когда необходимо синхронизировать деятельность разных проектных команд. Дополнительно повышает эффективность инструмента возможность выстраивать разные варианты связей между проектами и задачами.

Контроль и корректировка хода проекта. Даже тщательно проработанный в теории календарный план на деле не застрахован от внештатных ситуаций. И речь не только о срывах сроков работ. В ходе проекта возможны добавление или, напротив, исключение задач и этапов, смена их очередности, назначение новых исполнителей.

Чтобы в подобных случаях не требовалось перестраивать всю диаграмму, инструмент должен уметь вносить изменения в проект «на лету». Например, корректировать сроки и загрузку, связи между задачами и проектами. В результате диаграмма Ганта автоматически будет «реагировать» на внесенные правки, в соответствии с которыми изменятся зависимости между задачами и их временные интервалы.

Также возможности диаграммы Ганта должны позволять изначально предусматривать разные сценарии развития событий. К примеру, поддерживать версионирование: создавать и сохранять несколько вариантов реализации одного и того же проекта со своими особенностями и очередностью задач. Дальнейшее сравнение версий поможет выбрать менеджеру проекта наиболее оптимальный вариант плана.

Кратко: зачем нужна диаграмма Ганта в управлении проектами

1. Диаграмма Ганта — это инструмент для календарного планирования, который помогает в управлении проектом. Он позволяет контролировать загруженность ресурсов, детализировать задачи и работы, управлять очередностью реализации.
2. Инструмент может применяться как для общей координации работ в рамках крупных проектов, так и для визуализации повседневных задач.
3. Диаграмма Ганта должна включать все необходимые параметры по проекту, чтобы максимально соответствовать реалиям конкретного бизнес-процесса. Оптимально, когда в нее можно вносить любые корректировки «на лету». Поэтому такой инструмент лучше использовать в составе комплексной системы автоматизации проектной деятельности.