Как управлять портфелем проектов
Если у компании стабильно увеличивается число проектов, которые она реализует одновременно, значит, имеет смысл задуматься о портфельном управлении. Что это такое, зачем нужно, в чем заключается управление портфелем и чем поможет система автоматизации — рассмотрим в этой статье.
Что такое портфель проектов
Портфель — это проекты или программы, которые объединили под общим управлением по
Общий параметр может быть любым. Например, направление деятельности. Портфель «Развитие
Также общим параметром может выступать географический признак, например, портфель «Повышение маржинальности регионального отделения». В него войдут одноименные проекты в данном регионе для клиентского офиса 1, клиентского офиса 2 и др. Каким бы ни был параметр, на основании которого собран портфель, главный принцип всегда один — заниматься этими проектами в комплексе будет эффективнее.
Вариант портфельного управления проектами для телеком-компании
Как держать проекты под контролем
Итак, цели поставлены, портфель сформирован, бюджет задан. У каждого проекта своя команда, расходы, доходы и риски. И всем этим нужно управлять.
Управлять портфелем — значит, оценивать и сопоставлять ход и успешность проектов, которые в него входят, и анализировать результаты. Это позволяет выявлять закономерности: использовать положительные, нивелировать негативные — вовремя принимать корректировочные решения и в конечном итоге получать синергетический эффект. Для этого экспертам проекта необходимо:
- Определить регулярность оценки проектов в портфеле: раз в неделю, в две недели, месяц и т. д.
- Сформулировать ключевые критерии для оценки. Они должны быть едиными для всех проектов и значимым для целей портфеля. Например, соответствие графику, плановым расходам или доходам, рентабельность, риски.
- Присвоить каждому критерию вес. Чем он важнее для портфеля, тем больше его вес.
- Задать шкалу оценивания: двухбалльная, трехбалльная, пятибалльная, десятибалльная, в зависимости от того, какая больше отвечает потребностям конкретного портфеля.
В контрольные сроки для каждого критерия выставляются баллы. Они умножаются на вес данного критерия. Результат и есть итоговая оценка. Если сложить вместе оценки по всем критериям, то получится общая для проекта.
Какие инструменты используются в менеджменте портфеля проектов
Аккумулировать все данные по проектам на уровне портфеля — непростая задача. Система автоматизации существенно ее облегчает. В ней всегда под рукой будут актуальные метрики для контроля, оценки и анализа хода проектов. Так не придется тратить время на сбор информации у ответственных лиц.
Посмотрим, как это выглядит, на примере продукта Naumen Project Ruler. Изначально вся информация по портфелю проектов в этой системе разбивается на ключевые параметры, которые отображаются на отдельных экранах.
Управление целями
Список целей портфеля можно составить на вкладке «Информация» и по каждой назначить срок. Например, достичь одной планируется в первом квартале года, а другой — в третьем. При переходе в каждую цель будут доступны для просмотра все проекты портфеля, которые на нее работают. Так можно получить наглядную картину движения к конкретной цели в разрезе проектов.
По каждому проекту отображается более детальная информацию: описание, статус, руководитель, плановые и фактические сроки, доходы и расходы, рентабельность, трудозатраты.
Для каждой цели можно указать ответственного, срок и статус
Управление документами
Все документы, которые имеют отношение к портфелю, собраны на вкладке «Документы». Для каждого указана дата подписания, к какому проекту относится, статус: подготовка, действующий, отклонен. Отдельным списком выделены документы «Требуют внимания» — те, которые ожидают
Система не даст забыть о документах, по которым не завершена работа
Управление финансами
Плановые и фактические доходы и расходы по портфелю, рентабельность и маржинальность указаны на вкладке «Финансы». На ней всегда можно увидеть актуальные показатели, сопоставить план и факт.
Здесь же находится более детальная информация уже в разрезе проектов: бюджет, расходы и доходы по плану и по факту. Если перейти в бюджет конкретного проекта, видны его расходные статьи, суммы, которые по ним запланированы, — сразу понятно, куда тратятся деньги. Именно из фактических показателей по проектам складываются общие по портфелю.
Возможность видеть финансовые показатели каждого проекта в контексте общего бюджета портфеля позволяет управляющему ориентироваться в актуальной ситуации с деньгами, анализировать, насколько рационально используются ресурсы, и принимать оперативные решения о перераспределении средств.
Все ключевые финансовые показатели по портфелю проектов — на одном экране
Управление рисками
Основная работа с рисками ведется на уровне проектов. Команды формулируют их, описывают, оценивают и составляют план мероприятий для предотвращения или снижения последствий. Риски по всем проектам портфеля отображаются в соответствующей вкладке.
Управляющему не нужно собирать информацию по каждому проекту. На одном экране доступны все события, которые потенциально могут помешать достичь целей портфеля. Единый список позволяет проанализировать риски, выявить закономерности по проектам и в итоге составить реестр рисков по портфелю, чтобы контролировать работу с ними.
В общем списке видно, в каком именно проекте возникает конкретный риск
Управление ролями
Система управления проектами — рабочий инструмент для очень многих сотрудников: управляющих портфелями, руководителей проектов, ответственных за цели (задачи, мероприятия или риски). Большинству из них нужна лишь та информация, которая имеет отношение к непосредственным обязанностям. Уровень доступа пользователей легко настроить с помощью категории «Роль».
В Naumen Project Ruler каждая компания может задать свои роли, которые отвечают целям и особенностям проекта и портфеля. Например, руководитель портфеля, руководитель проекта, ответственный за цель, ответственный за риск, задачу и т. д. Конкретному пользователю присваивается роль, и он получает все возможности, которые она предполагает.
Для каждой роли в системе автоматизации проектной деятельности можно настроить разрешенные действия и доступы к информации
Аналитика проектов
Сопоставлять данные всегда удобнее, если условно поставить их рядом. Поэтому инструменты визуализации очень помогают. Дашборды в Naumen Project Ruler представляют нужные показатели в виде графиков, таблиц, диаграмм. С помощью дашбордов удобно отслеживать динамику проекта: сравнивать данные за разные периоды, сопоставлять проекты в портфеле по выставленным оценкам, контролировать бюджет и др.
Также на вкладке «Информация» есть диаграмма Ганта, которая наглядно показывает ход проектов в портфеле, контрольные точки и связи между этапами.
Дашборды — удобный способ анализировать информацию по проектам, которые входят в портфель
Итак
Портфельное управление — это инструмент реализации стратегических целей компании. Такой подход актуально применять, если организация работает одновременно над рядом проектов, и некоторые из них можно объединить по
Проектный портфель позволяет комплексно оценивать движение компании к той или иной цели, оптимальнее распределять и при необходимости корректировать ресурсы между проектами и в конечном итоге получать больший эффект. А система автоматизации помогает удерживать в поле зрения все компоненты портфеля и значительно снизить трудозатраты на контроль и управление.