Дашборды для руководителя проекта: чем полезны и как использовать

Руководитель проекта отвечает за различные задачи. Продумывает стратегию, оценивает рентабельность и риски. А еще занимается планированием — составляет бэклог работ, определяет приоритеты, распределяет ресурсы команды.

Один из лучших способов контролировать каждый этап и видеть проблемные места — вести проектную деятельность в специализированном таск-трекере, в котором будет возможность анализировать промежуточные и конечные результаты.

В статье разберем, как с помощью модуля информационных панелей Naumen SMP организовать оперативную отчетность по проектам и какую роль в этом играют дашборды.

Чем полезны дашборды для руководителя проектов

Когда все данные представлены через наглядные графики и диаграммы, формируется определенная верхнеуровневая картина по проекту. Информация, которая выносится на дашборд, зависит от специфики направления. Например, в продажах критично отслеживать доходы и расходы, среднее время закрытия сделки; в разработке ПО — количество багов, продуктивность команды и скорость движения по этапам.

Использование такой общей информационной панели позволяет эффективнее управлять проектами. Выделим ключевые преимущества.

Прозрачность процессов. Дашборды строятся на объективных данных, которые аккумулируются в ИТ-системе, поэтому команда видит прогресс выполнения проекта. Руководитель получает сводку по всем показателям, а каждый участник понимает, как он влияет на достижение общей цели.

Все данные в одном месте. Единый инструмент повышает удобство работы, поскольку сотрудникам не нужно переключаться с одного экрана на другой для сбора информации либо пользоваться сторонними инструментами для аналитики.

Экономит ресурсы. Виджеты обновляются автоматически, поэтому сотрудники не тратят время на подготовку отчетов вручную. Наглядное представление упрощает интерпретацию больших объемов информации. У руководителя или менеджера проекта всегда под рукой актуальные сведения, что позволяет быстрее отчитываться перед заказчиком либо вышестоящим руководством компании.

Решения в опоре на данные. Доступ к ключевым цифрам и статистике проекта помогает команде выполнять более обдуманные действия. Например, если фактические трудозатраты превышают запланированные, руководитель это увидит, а значит вовремя скорректирует процесс.

Какие проектные задачи решаются с помощью дашбордов

Руководителю проекта требуется постоянно отслеживать ключевые показатели: контролировать бюджет, статусы работ, сроки и загрузку команды. Разберем на примерах, как в этом помогут дашборды Naumen SMP.

Контроль бюджета

Важно проводить мониторинг бюджета проекта, чтобы расходы не вышли из-под контроля. Для этого можно использовать следующие метрики:

• Плановая стоимость показывает предполагаемую стоимость задач и мероприятий проекта на момент составления отчета.
• Соотношение плановых и фактических трудозатрат позволяет отследить, какой процент из всей запланированной на проект трудоемкости уже потрачен.

Если проект еще не завершен, а показатели приближаются к критической отметке, это сигнализирует о непредвиденных сложностях. Нужно оценить, по какой причине произошло превышение, и скорректировать план.

Мониторинг хода работ

Руководитель проекта следит за скоростью выполнения задач и соблюдением первоначального плана. Для этого лучше использовать оперативные проектные показатели. Например:

• Просроченные задачи — чтобы увидеть, какие работы не выполнены в срок, и подключиться к анализу причин.
• Ближайшие задачи — чтобы оценить, какие действия требуются от команды в заданный период.
• Задачи, выполненные сегодня — чтобы подвести итоги за текущий день и предоставить оперативный отчет заинтересованным участникам.

Анализ прогресса

Чтобы получить верхнеуровневое представление о движении проекта, можно отслеживать общие показатели задач и этапов работ.

Выполненные задачи показывают общее количество проведенных работ за все время проекта, за неделю или месяц.

Завершенные этапы позволяют видеть выполненные крупные блоки работ. Например, на проекте внедрения ПО: исследование, подготовка технического задания, настройка системы, обучение пользователей, опытная эксплуатация.

Скорость выполнения проекта показывает прогресс на основании динамики закрытия задач и позволяет увидеть, как работы продвигаются по плану.

Участие команды в активностях

Команда — это ключевой ресурс, поэтому на дашборд можно добавить информацию, сколько всего сотрудников участвует в проекте и к какому направлению они относятся.

Загрузка по проекту позволяет получить дифференциацию по участию команды в определенных активностях, а также количеству задач в ответственности каждого сотрудника.

Общая аналитика

Руководителю проектного офиса важно контролировать прогресс нескольких проектов. Для этого можно использовать общую сводку, которая содержит сведения о количестве активных проектов и плановых сроках завершения. Состав проектного портфеля компании будет удобнее отслеживать, если вынести количество внутренних и внешних проектов.

Почему важно использовать дашборды в составе системы для управления проектами

Есть множество программ для создания отчетности на основе информации из внешних источников: таблиц, баз данных и облачных хранилищ. Но у подобных инструментов есть ограничения. При сборе разрозненных данных легче ошибиться, и построенные графики не будут отражать реальное положение дел. Кроме того, потребуется потратить дополнительное время на выгрузку и пересылку отчетов команде.

Риски уменьшаются, если дашборды строятся в комплексной системе для управления проектами. Почему это удобнее?

Интеграция с основными бизнес-процессами. За каждым показателем в ИТ-системе «стоят» другие связанные данные. Например, из общего количества просроченных задач можно перейти в общий список и посмотреть, кто не уложился в дедлайн, что это были за задачи, степень их сложности и другие детали.

Общий инструмент для командной работы. Сотрудникам работать проще, если отчетность строится в единой веб-среде.

Расширенные возможности. Дашборды отражают текущую проектную ситуацию, поэтому они полезны для оперативного управления. Для полноценного ведения проекта потребуются инструменты стратегического планирования. Такие как диаграмма Ганта, которая позволит выстроить всю последовательность этапов, задач, их последовательности, а также «на лету» корректировать ход работ.

Кратко: как дашборды помогают в управлении проектами

1. Дашборды — это инструмент для визуализации данных, который упрощает аналитику проектной деятельности.
2. Информационная панель позволяет отслеживать самые разные показатели по проекту: бюджет, сроки, загруженность команды, прогресс выполнения задач. А гибкие настройки позволяют вывести специфические проектные метрики, например, эффективность работы отдельных участников.
3. Дашборды показывают состояние дел в реальном времени, что требует интеграции всех основных рабочих процессов в едином информационном пространстве. Поэтому такой инструмент лучше использовать в составе комплексной системы автоматизации проектной деятельности.