Больше чем просто таск-трекер и ИСУП: ищем инструмент для управления проектами

В управлении проектами востребованы два типа решений. Первый тип — таск-трекеры, нацеленные в первую очередь на работу с задачами. Второй — информационные системы управления проектами (ИСУП), которые отличаются более широкой функциональностью. У каждого свои сильные стороны, которые руководитель проекта должен учесть при выборе. Но гораздо проще, если одно решение объединяет плюсы обоих и закрывает все потребности проекта. Посмотрим на примере автоматизированной системы управления проектами Naumen Project Ruler (NPR).

Что умеют таск-трекеры

Каждый день у руководителя и участников проекта есть задачи со своими дедлайнами. Параллельно люди могут быть задействованы в нескольких проектах. Сложно удерживать все это в голове и не путаться. Вести личный органайзер — тоже не лучший выход. При выполнении задач желательно помнить контекст, в котором они заданы. Таск-трекеры — логичное решение, которое отвечает этим запросам.

Базовая функциональность таск-трекеров — работа с задачами: фиксация, группировка, назначение исполнителей, уведомление о приближении дедлайна. Участники проекта работают в едином информационном пространстве, поэтому коммуникация эффективнее. Это позволяет отслеживать динамику по проекту и делает такие решения рабочим инструментом на каждый день и для руководителя, и специалистов. Кроме того, часто таск-трекеры умеют учитывать трудозатраты и собирать отчеты.

Но даже самый развитый таск-трекер закрывает лишь потребности по контролю задач. Исполнителям зачастую хватает встроенных инструментов, а руководителям нет. Таск-трекер не дает возможности планировать на долгий срок, контролировать бюджет, управлять рисками, изменениями и другими аспектами, которые позволяют комплексно видеть проект и оценивать его развитие.

Работа с задачами в Naumen Project Ruler. Посмотрим, как функциональность таск-трекера реализована в универсальной системе управления проектами. Продукт умеет по-разному показывать задачи.

Списком. Исполнитель видит свои задачи в табличном виде. На одном экране отражены ключевые сведения по каждой: в рамках какого проекта запланированы, сроки, статус, приоритет.

На досках. По классике канбана: каждый столбец — это задачи с определенным статусом. Например, «На оценке», «Анализ», «В работе», «Решенные», «На проверке» и др. Наглядная картина приоритета дел — для исполнителей и актуальной загруженности сотрудников — для руководителей.

На диаграмме Ганта. Самое удобное отображение, чтобы соотнести задачи друг с другом и по времени. Особенно для руководителей. С помощью диаграммы Ганта они могут получить полную картину по планированию работ на одном экране, тогда как в других вариантах отображения нужно переходить с одного на другой.

Через календарь. Управление трудозатратами — важная часть эффективности проекта. Информация о том, сколько времени уходит на ту или иную задачу, насколько и чем загружен исполнитель, необходима для точного планирования работ.

В любом из этих отображений каждый объект системы интерактивен и кликабелен. Через название в списке, карточку на канбан-доске, обозначение в диаграмме Ганта или запись в календаре можно перейти на саму задачу. Если что-то изменить в задаче в любом из представлений — это отразится везде. Переместили карточку на канбан-доске из одного столбца в другой — в описании задачи фиксируется другой статус. Задали новые сроки в описании задачи — перестраивается диаграмма Ганта.

Что умеют классические ИСУП

Информационные системы управления проектами (ИСУП) призваны облегчить планирование и контроль реализации: от бюджетов до задач. В сравнении с таск-трекерами, которые прицельно используются для ведения задач, ИСУП — более универсальное решение, с помощью которого можно взаимодействовать со всеми аспектами проекта и обеспечивать прозрачность для заинтересованных участников. Также эти системы включают инструменты управления программами и портфелями. Разница в интерфейсах и глубине проработки. Например, одно решение может подразумевать фиксацию списка рисков, а другое — системно классифицировать каждый и планировать меры по его предотвращению.

Работа с блоками проектов в Naumen Project Ruler. NRP включает возможности по управлению финансами, рисками и документами проекта, а также функциональность для работы с портфелями и программами.

Управление финансами. У любого проекта есть бюджет, расходы и доходы. И их нужно контролировать, чтобы укладываться в заданные рамки. Постоянно запрашивать у ответственных актуальные показатели, суммировать и сопоставлять их — трудоемко. В NRP же они всегда доступны при условии, что участники проекта своевременно вносят данные в системы. Таким образом руководитель в любой момент может сопоставить план-факт по доходам и расходам, а также увидеть рентабельность и маржинальность проекта на текущий момент.

Управление рисками. Проектов без рисков не бывает. Но их тоже можно держать под контролем. Правда, это отдельный объемный блок работы, в котором много участников. Риски нужно идентифицировать, составить реестр, классифицировать, оценить вероятность и влияние, выбрать для каждого стратегию, назначить ответственного, продумать план мероприятий. В NPR доступны все эти опции. Актуальный этап работы по каждому риску можно отследить. Задачи, которые формируются по ним, назначаются на исполнителей, встают в список задач и отражаются во всех представлениях: в списке, на досках, в диаграмме Ганта и календарях сотрудников.

Управление документами. Любой проект сопровождается множеством различных документов. И над ними работают разные сотрудники: составляют, редактируют, согласовывают, подписывают. Очень легко запутаться что, где и на какой стадии находится. В NPR каждый документ доступен всем заинтересованным сторонам и со своим статусом, по которому их проще упорядочить и контролировать.

Управление программами и портфелями. Это более высокоуровневые объекты, которые включают по несколько проектов, объединенные общей характеристикой. Чаще всего, это цель. Поэтому руководителям программ или портфелей нужно следить не только за реализацией проектов в их составе, но и ключевыми метриками по своему объекту.

Дополнительные преимущества NPR

Naumen Project Ruler включает функциональность таск-трекеров, ИСУП и расширяет ее за счет возможностей, которые делают решение удобнее для руководителей.

Управление через цели. Цель — ключевой показатель, который лежит в основе проектов, программ и портфелей. При идеальном планировании есть стратегическая цель, которая затем дробится на тактические или цели проекта, а дальше — на еще более мелкие, которые связываются с задачами.

С целями всегда нужно сверяться при планировании, чтобы не отклониться от них и не допустить неоптимальных расходов и трудозатрат. В NPR можно проследить иерархию целей, а также взаимосвязь каждой с конкретными действиями для реализации: программой, портфелем или проектом. Наблюдая за ходом их выполнения, можно судить о том, как компания двигается к цели.

Управление продуктом. В NPR реализована концепция 4PM. К комплексному подходу управления проектами 3PM, который включает портфель, программу и проект, добавляется продукт. Он вполне может развиваться самодостаточно, следуя своей стратегии. Средствами для этого также служат проекты. Как и в случае с портфелями и программами, на уровне продукта аккумулируется информация по его целям, проектам, которые в него входят, бюджету и др.

Поддержка гибких подходов. Именно их чаще всего придерживается ИТ-разработка. Главная особенность таких подходов — планирование не всего периода проекта от старта до финала, а итераций-спринтов. Например, длиной в две недели, но если нужно, команда сама устанавливает длительность каждой итерации. Работа по гибким методологиям позволяет быстро реагировать на новые обстоятельства, тестировать промежуточные результаты и совершенствовать их. NRP позволяет команде планировать спринты, собирать обратную связь со стейкхолдеров, отражать связь новых задач с прошедшими итерациями.

Главное

1. Таск-трекер — решение подойдет, если будет достаточно контролировать динамику задач и трудозатраты по ним.
2. Современные ИСУП обладают большей функциональностью, например, имеют инструменты управления бюджетом, рисками, документами.
3. Комплексное решение Naumen Project Ruler включает возможности таск-трекера и ИСУП, добавляя возможности стратегического планирования, управления продуктом, гибкие подходы к реализации проектов.