Чем больше организация, тем больше проектов она развивает. Рассчитать бюджет, оценить риски, выстроить работу со стейкхолдерами, запланировать ресурсы и задачи — вот лишь малая часть того, что нужно предусмотреть, когда ведешь проекты. Учесть эти факторы помогают методологии управления проектами и специальные инструменты.
Как концепция 4PM, реализованная в Naumen Project Ruler, помогает видеть прозрачную картину на каждом участке проектной деятельности компании, рассказываем в статье.
Что такое 3PM
Традиционно компании используют управленческие методологии, в первую очередь 3PM (Portfolio, Programme, Project Management). Эта концепция охватывает три уровня:
- проекты — реализация конкретных задач для достижения
бизнес-целей ; - программы — объединение связанных проектов для получения синергетического эффекта;
- портфели — отбор и приоритиезация проектов для достижения стратегических целей компании.
Однако для полноценной цифровой трансформации классической модели 3PM становится недостаточно, так как она не охватывает аспект управления продуктами. Допустим,
В ответ на этот запрос появилась концепция 4PM: Project, Programme, Product, Portfolio. Она дает возможность управлять не только проектами, но и жизненным циклом продукта — от идеи до запуска и дальнейшего развития, отслеживать связи продукта с разными проектами, консолидировать информацию о проектах и продуктах в едином информационном поле.
Именно этот подход мы реализуем в системе для проектного управления и автоматизации работы команд Naumen Project Ruler.
Концепция 4PM от команды Naumen Project Ruler расширяет возможности классического подхода к управлению проектной деятельностью
Что такое 4PM
В отличие от 3PM, где продукт рассматривался только как результат проекта, 4PM выносит его в центр всей проектной деятельности бизнеса. Рассмотрим, как каждый из компонентов концепции работает на повышение качества и рентабельности продукта.
Управление продуктом
Продукт — это результат деятельности бизнеса. Его можно создать, улучшить, видоизменить. Он может быть бессрочным и оцениваться определенными метриками. Управление продуктом включает все этапы жизненного цикла — от разработки до позиционирования и ценообразования.
Типовые составляющие ИТ-продукта
Менеджеры продукта должны хорошо его знать и планировать процесс разработки. Они устанавливают приоритеты, добавляют и улучшают функции, управляют бюджетом, ищут баланс между ожиданиями клиентов и возможностями компании.
Особенности управления продуктом:
- постоянное улучшение в ответ на меняющиеся потребности клиентов;
- принцип преемственности;
- планирование развития.
То есть проект — это инструмент, а продукт — объект, к которому проекты могут быть применимы. Если при реализации проекта всегда есть конечный срок, то в управлении продуктом нет определенной даты завершения.
Проект — способ развития продукта
Проект — это временная инициатива с фиксированными сроками и конкретным результатом. Он может быть самостоятельным или входить в программу или портфель. По 4РМ задачей проекта становится создание и развитие продукта.
В состав проекта входит множество компонентов и процессов
Например, команда реализует проект развития мобильного приложения на второй квартал и в результате выпускает новый релиз. Проект завершен, цель достигнута, но работа над продуктом не останавливается: в следующем квартале запускается новый проект развития, но уже не с нуля, а по принципу преемственности, с использованием накопленного технического и продуктового бэклога.
Другой сценарий — продукт в рамках проекта адаптируется под конкретного клиента или внутреннего заказчика. С завершением проекта работа над продуктом не заканчивается: например, кастомные изменения могут быть включены в следующий релиз, чтобы они стали доступны для всех пользователей.
Концепция 4PM позволяет контролировать продукт как отдельный объект без ограничений рамками проекта: отслеживать историю изменений, учитывать потребности пользователей, планировать дальнейшее развитие и оценивать потенциал.
Программы систематизируют развитие продукта
Программа объединяет связанные проекты по определенному признаку. Например, если несколько проектов одновременно вносят изменения в один продукт или смежные, программа координирует их так, чтобы изменения не противоречили друг другу.
Управление программами позволяет повысить эффективность использования ресурсов, снизить риски и получить синергетический эффект, недостижимый при изолированном управлении проектами. Таким образом, программы выступают связующим звеном между продуктовой стратегией и проектным исполнением.
Программы помогают точнее понимать взаимосвязи между проектами, например, по срокам, затрачиваемым ресурсам и другим аспектам
Допустим, банк открывает несколько отделений в выбранном городе. Открытие каждого офиса — это отдельный проект, который входит в программу развития филиальной сети банка в этом городе, а программа в свою очередь — в портфель проектов по развитию филиальной сети в стране. Объединение проектов в программу позволяет увеличить скорость их реализации, экономить бюджет и ресурсы.
Управление программами связано со среднесрочным планированием. Так получается определить, какие проекты нужно реализовать, чтобы достичь определенной
Портфель управляет продуктовой линейкой
Портфель — это набор проектов и программ, связанных общими целями и стратегией организации.
Ключевой параметр, который позволяет объединить проекты и программы в портфель, это направленность на реализацию стратегической цели компании
Портфели могут включать как отдельные проекты, так и программы. Допустим, организация реализует несколько инфраструктурных проектов. Некоторые из них связаны с одной частью инфраструктуры, поэтому объединены в программу. В рамках одного отдельного проекта развивается другая часть инфраструктуры. Вместе программа и проект формируют портфель по развитию инфраструктуры.
Благодаря распределению проектов по портфелям можно устанавливать приоритеты. Это гарантирует, что все проекты, продукты, программы и портфели, реализованные и запланированные в компании, будут расставлены по нужным местам в иерархии задач.
Как реализована концепция 4PM в Naumen Project Ruler
Naumen Project Ruler — единое информационное пространство, которое выстроено по концепции 4РМ. Проекты, продукты, программы и портфели связаны между собой. Вся информация хранится в одной системе, не дублируется, что способствует эффективной реализации проектов.
Карточка продукта
Вся информация о продукте хранится в соответствующей карточке. Здесь указаны детальные сведения и описание, размещены ссылки на документацию, перечни релизов и версий. Кроме того, в версии можно фиксировать список дефектов и их текущий статус (исправлен, запланирован к исправлению или признан несущественным), а в релизах — версии и задачи, выполненные в процессе их подготовки.
На вкладках карточки продукта также содержится информация о возможностях, которые уже доступны или еще только запланированы, списке клиентов, использующих продукт, и требованиях заинтересованных сторон.
Из карточки продукта можно перейти в связанные с ним проекты и программы
На отдельной вкладке отображается список проектов, с которыми связан продукт. Они могут быть внешними (внедрение) и внутренними (развитие продукта). При клике на название проекта система переводит пользователя в соответствующую карточку.
В карточке продукта можно увидеть, какие проекты по нему реализуются в данный момент
Карточка проекта
По аналогичному принципу выстроена работа с карточкой проекта. Допустим, продукт внедряется у клиента. Руководителю этого проекта нужно узнать, ведется ли разработка определенной функции. Карточка его проекта содержит ссылку на продукт. Он может перейти в него и посмотреть, какие внутренние проекты развития по нему в данный момент реализуются.
В свою очередь менеджер проекта может зарегистрировать новые требования к продукту от заказчика, а также узнать подробности реализации ранее созданных требований. Информация о том, сколько времени потратили на реализацию требований, кто выполнял задачи и какие сложности возникали, пригодится при дальнейшем планировании проекта и переговорах с заказчиком.
Затем руководитель продукта сможет проанализировать требования и выяснить детальнее, чего хотят пользователи. Эти данные помогут при разработке стратегии развития продукта.
Все требования к продукту также фиксируются и хранятся в системе
Карточка портфеля
Портфель в Naumen Project Ruler — это совокупность проектов, программ и продуктов, объединенных по стратегическому признаку. Карточка портфеля служит инструментом стратегического управления: здесь можно посмотреть финансовые показатели и оценить рентабельность инициатив.
В карточке портфеля можно получить полную информацию о нем: о проектах в составе, целях, актуальной финансовой ситуации и рисках
Главное
- Классическая модель 3PM (проекты, программы, портфели) не покрывает все задачи управления продуктами.
- В ответ на это разработана концепция 4PM, где продукт становится центральным объектом управления. Проекты создают и развивают продукт, программы координируют связанные проекты, а портфель связывает инициативы со стратегией и управляет продуктовой линейкой.
- 4PM в Naumen Project Ruler обеспечивает замкнутый цикл управления проектной деятельностью бизнеса: от стратегических целей портфеля до конкретных проектных задач и обратной связи от продукта для корректировки стратегии. Так продукт развивается на основе актуальных данных.
