Как технологии меняют управление проектами

В сфере управления проектами сейчас происходят большие изменения: методологические, технологические и другие. Современные цифровые инструменты помогают компаниям эффективнее реализовывать проекты в различных областях деятельности. Рассмотрим, какие это инструменты.

Тренды в управлении проектами

Гибкость, адаптация и объединение — так можно охарактеризовать перемены, которые происходят в проектном управлении. Выделим несколько трендов, которые становятся все более актуальными.

Удаленный формат взаимодействия уже стал стандартом, а значит, для качественной командной работы над проектами необходимо общее ИТ-пространство.

Немалую роль играет технология Low-code, благодаря которой бизнес получает дополнительную ценность — быстрый запуск процессов. Гибкость Low-code позволяет любой организации настроить ИТ-систему под свои уникальные задачи, цели, специфику проектной деятельности.

Кроме того, у многих компаний меняется отношение к выбору методологии. Сейчас больше востребован гибридный подход, который объединяет элементы каскадного (Waterfall) и гибкого (Agile) управления. Например, команда может составить перечень основных работ и определить четкую последовательность этапов, но в то же время работать спринтами. Это помогает планировать и реализовывать проекты более качественно.

Похожие изменения претерпевают инструменты автоматизации. Традиционно использовались таск-трекеры и информационные системы управления проектами (ИСУП). Сейчас предпочтение отдается комбинированным инструментам, которые поддерживают различные методологии, а также содержат функции для централизованного управления всеми аспектами проекта.

Таким образом, современный инструмент для управления проектами должен быть гибким. Ему необходимо адаптироваться к специфике конкретных проектов и любых изменений, которые вносит бизнес. Это особенно важно, если у компании сложные и уникальные процессы.

Ценность единой ИТ-среды

Почему возникает необходимость в объединенном, централизованном цифровом пространстве? В первую очередь это способствует эффективному взаимодействию в режиме удаленной работы. Единое ИТ-пространство помогает менеджеру проекта решать любые вопросы с командой, заказчиками и стейкхолдерами. А главное — дает возможность зафиксировать все договоренности, взаимосвязи, идеи.

Какие задачи решаются в едином пространстве:

• составление дорожной карты проекта и реализация всех этапов, включая аналитику результатов;
• накопление в базе знаний ценного опыта, который пригодится в будущих проектах;
• взаимодействие с командой (постановка задач, назначение исполнителей, управление нагрузкой, отслеживание прогресса выполнения);
• совместная работа специалистов (возможность задать вопрос по задаче, использовать чек-листы, обмениваться файлами);
• работа с бизнес-идеями, установка связей с проектами и задачами;
• комплексное управление несколькими связанными проектами в составе общего портфеля.

Все это реализовано в продукте Naumen Project Ruler. Решение поддерживает гибридный подход к методологии, а также содержит различные инструменты для управления всеми аспектами проекта в единой ИТ-среде.

Эффективное управление ресурсами на проекте

В Naumen Project Ruler разработан специальный модуль «Управление ресурсами». Разберем его ключевые возможности.

Список работ. Все работы, запланированные в рамках проекта, здесь отображаются списочно. Другой вариант — представить на Канбан-доске, чтобы видеть распределение по статусам, исполнителям или другим критериям. Каждая задача связывается с ресурсами для ее выполнения: трудоемкость, компетенции, сроки, исполнители. Руководитель может сразу выбрать подходящих специалистов.

Таймлайн. Инструмент наглядно показывает проектную нагрузку, что упрощает корректировку плановых сроков выполнения работ на более оптимальные.

Календарь. Позволяет выявить перегруженность исполнителей (или недостаточность задач) в определенные дни. Календарь позволяет менеджерам более эффективно распределять нагрузку на проекте, а самим исполнителям использовать этот инструмент как личный планировщик.

Инструменты проектной аналитики

Чтобы принимать быстрые и обоснованные решения по проекту, нужны актуальные данные. Например, понимание расхода бюджета по различным статьям или этапам. Собирать и регулярно актуализировать эту информацию вручную — долго и трудозатратно. Поэтому в Naumen Project Ruler есть дашборды, которые наглядно демонстрируют ключевые показатели проекта.

Так, дашборды «Сводка по задачам», «Контроль времени» и «Контроль бюджета» собирают данные, которые помогают оценить прогресс проекта, заметить потенциальные проблемы и предпринять соответствующие меры.

Если команда работает по Scrum, то пригодятся Agile-отчеты. К примеру, диаграмма скорости команды. С помощью графика получится увидеть, какой объем работы из запланированного команда закрыла за каждый спринт. Благодаря этим данным получится точнее планировать следующие итерации.

Интерактивные отчеты предоставляют информацию для различных целей. Так, дашборд «Оценка влияния и интереса стейкхолдеров» помогает руководителю проекта учитывать риски во взаимодействии с ключевыми интересантами. С помощью дашборда «Риски проекта» можно контролировать негативные события и оценивать эффективность корректирующих мероприятий.

Дашборд «Аналитика портфеля проектов» позволяет оценивать успешность и рентабельность связанных проектов. В отчете отображаются сроки завершения и финансовые метрики. Эта информация позволяет контролировать достижение финансовых целей и сроки реализации проектов, входящих в портфель. Кроме того, данные помогают оценивать прибыльность и определять приоритетные направления для компании.

Какие возможности дает интерактивный дашборд:

• Управлять данными по проекту. Посмотреть любые интересующие метрики и сопоставить друг с другом.

• Изучать показатели в деталях. Перейти к соответствующим данным прямо из дашборда.
• Держать в курсе участников проекта. Отправить ссылку на отчет стейкхолдерам или членам команды.
• Настраивать видимость данных. Отображать на дашборде только те сведения, которые необходимы для конкретной роли. А также ограничивать доступ к чувствительной информации.

Мобильные технологии для гибкого управления

Многие возможности Naumen Project Ruler есть и в мобильном приложении. С его помощью руководители остаются в курсе любых изменений на проекте, отслеживают статусы задач, оставляют комментарии.

В приложении реализованы важнейшие инструменты для управления активностями. Например, ставить задачи и редактировать описания, назначать и менять ответственных, управлять сроками и статусами, загружать файлы.

Все изменения, которые были сделаны через мобильное приложение, синхронизируются с веб-версией. Участники проекта могут быть уверены, что не произойдет расхождение информации или потеря важных данных.

Использование мобильной версии Naumen Project Ruler позволяет руководителям даже при отсутствии на рабочем месте сохранять понимание контекста и оперативно реагировать на внештатные ситуации.

Искусственный интеллект в проектном менеджменте

ИИ-инструменты помогают команде проекта автоматизировать рутинные задачи и прогнозировать ситуации на основе имеющихся данных. Чему можно научить ИИ:

• Оценка здоровья проекта. Напомнит о регламентных процедурах, предупредит о рисках, даст рекомендации на основе проанализированной информации по проекту.

• Административная рутина. Зафиксирует договоренности после встреч, создаст задачи, напомнит команде о сроках.
• Управление знаниями и обучением. Проконсультирует по нормативным документам, дополнит информацию в базе знаний.
• Управление командой. Сопоставит навыки и личные качества специалистов, поможет руководителю собрать эффективную команду для проекта, подскажет зоны роста по каждому сотруднику.
• Помощь в работе. При написании постановки задачи найдет и подсветит договоренности из документации и прошлых задач.

Расширение подхода к проектному управлению

Современные принципы, по которым осуществляется работа над проектами, успешно применимы в любых сферах. Например, в Naumen Project Ruler объединены возможности для управления ИТ-разработкой и продуктами. В дальнейшем компании будут использовать проектные методы и в других областях: внедрение инноваций, цифровая трансформация бизнеса.

Улучшать качество управления проектами поможет и  интеграция таких решений со смежными зонами автоматизации и продуктами. Например, с системой управления знаниями Naumen KMS и системой управления сервисным обслуживанием Naumen Service Desk.

Узнайте больше о применении Naumen Project Ruler для задач управления проектной деятельностью.