Что такое дорожная карта проекта и зачем она нужна

При работе над проектом важна четкая стратегия и продуманная последовательность действий. Для этого подойдет подробный план с контрольными точками, сроками и оптимальным маршрутом для достижения целей. Стратегию такого типа принято называть дорожной картой. В этом материале расскажем, что такое дорожная карта, какие преимущества она дает бизнесу и как помогает в реализации всех стадий жизненного цикла проекта.

Что такое дорожная карта

Дорожная карта (roadmap) — это план, который в общих чертах показывает путь реализации одного или нескольких проектов. Он отображает верхнеуровневую картину, составленную из глобальной цели, контрольных точек или вех (milestone) на пути к ней. Roadmap пригодится руководителям, менеджерам, разработчикам, маркетологам и другим участникам проектной деятельности. Такой план нужен как при работе внутри команды, так и для демонстрации клиентам. При организации проекта дорожная карта помогает уменьшить неопределенность и повысить предсказуемость запланированных действий.

Что прописывается в roadmap:

• Цели — удобнее работать с конкретными и измеримыми целями.
• План — следует определить шаги для достижения запланированных целей.
• Сроки — указываются с точностью до года, квартала, месяца, дня или даже до точного времени.
• Ответственные за выполнение плана — для каждого шага и этапа назначается определенный сотрудник или команда.
• Риски — оцениваются и фиксируются потенциальные риски, чтобы предусмотреть ситуации, в которых что-то может пойти не так.

Этот список можно дополнить другими составляющими, которые подходят для конкретного проекта или связаны с его спецификой. Однако не стоит слишком детализировать дорожную карту. Ее задача — стратегическое планирование без глубокого погружения в процессы.

Какими бывают roadmap: виды и варианты визуализации

Графики, таблицы, блок-схемы, таймлайны — это разные виды дорожных карт. Какой из них выбрать, зависит от личных предпочтений участников и масштаба проекта. Одним удобнее работать в подробной таблице с прогресс-баром и множеством вложений. Для других достаточно написать маркером на доске последовательность действий и указать даты и исполнителей. Также можно комбинировать различные представления.

Визуализация дорожной карты зависит от того, как много информации в нее нужно добавить. Например, для небольших проектов достаточно временной шкалы с этапами работы, а для более насыщенных деталями проектов подойдет канбан-доска. Диаграмма Ганта помогает увидеть пересекающиеся по срокам задачи, а дашборды — настроить метрики с отображением результатов работы над проектом. При желании можно создать дорожную карту с помощью списков, бумажных стикеров или Excel.

Разберем подробнее популярные виды дорожных карт.

Каскадные дорожные карты. Особенность каскадных roadmap — строгая очередность этапов без возможности менять их местами. Такой вид подходит для длительных и жестко регламентированных проектов с минимально допустимыми отклонениями от изначального плана и бюджета. Классические каскадные дорожные карты состоят из списков этапов и задач, нанесенных на временную шкалу диаграммы Ганта.

Диаграмма Ганта — это инструмент для календарного планирования, который помогает в управлении проектом. Может применяться как для общей координации работ в рамках крупных проектов, так и для визуализации повседневных задач.

Гибкие дорожные карты. В таких roadmap процессы разбиваются на циклы, а этапы можно перемещать и трансформировать без изменения всей структуры. Подход применяется для вариативных проектов с горизонтом планирования от двух недель до месяца. Например, при разработке сайта или мобильного приложения. В гибких дорожных картах тоже есть регламенты и определенная последовательность действий. В сами процессы можно вносить изменения. Для создания гибких дорожных карт зачастую используют канбан-доски.

Roadmap с четкими временными ограничениями или без них, а также гибридные. В зависимости от особенностей проекта можно создавать дорожную карту в четкой привязке к срокам или без ограничений. Также можно привязать ко времени лишь часть этапов работ над проектом.

Какие задачи выполняет дорожная карта на разных стадиях проекта

Большинство проектов проходит несколько стадий жизненного цикла: инициация, планирование, реализация, контроль и закрытие. Для решения задач на каждом из них можно использовать дорожные карты. Рассмотрим подробнее.

Инициация. На этой стадии важно сформулировать цели, задачи и преимущества проекта и донести их, например, до инвесторов и владельцев бизнеса. Дорожная карта помогает задать основной вектор развития проекта и упростить процесс согласования с лицами, принимающими решение. На стадии инициации в roadmap входит только общая концепция, вехи, этапы, примерный состав команды и оценка бюджета. Детализация по задачам здесь не требуется.

Чтобы создать дорожную карту на этом этапе нужны инструменты, позволяющие расставлять контрольные точки, майлстоуны и иерархические списки задач для структурирования проекта.

Планирование. Следующий этап — создание плана, в котором будут прописаны направления развития, основные вехи для каждого из этапов и подробный календарный план проекта. Задача остается прежней — верхнеуровневое планирование без технических особенностей. Однако здесь появляется больше деталей: конкретизируются задачи, оцениваются трудозатраты, фиксируются сроки и исполнители. Становится понятно, какие задачи должны реализовываться последовательно, а какие параллельно.

Для создания дорожной карты на стадии планирования можно использовать диаграмму Ганта с таймлайном, в который включены этапы проекта и входящие в них работы, а также взаимосвязи между этапами и задачами.

Реализация и контроль. Здесь roadmap обеспечивает выполнение разработанного плана. Руководитель проекта может отслеживать соблюдение сроков и загрузку исполнителей. В процессе реализации проекта можно добавлять в дорожную карту и удалять из нее отдельные подэтапы и задачи, корректировать сроки и очередность.

Для этого можно использовать наглядные дашборды, которые отображают изменение характеристик проекта при корректировках дорожной карты. Например, можно отследить, как растут трудозатраты и объемы ресурсов при увеличении сроков на разных этапах. Либо узнать, кто отвечает за определенный этап проекта, насколько загружен этот специалист. Также для этого можно использовать канбан-доску.

Закрытие. На стадии завершения проекта дорожная карта позволяет оценить, что удалось достичь, и выявить допущенные ошибки. Можно сравнить плановые и фактические трудозатраты, рентабельность и другие показатели. Для этого в дорожную карту нужно добавить отчеты о трудозатратах, финансовые документы и занести в базу знаний полученные по итогам «уроки».

Выгоды, которые дает roadmap

Продуманная дорожная карта помогает держать проект под контролем и обеспечивать согласованную работу всей команды. Вот несколько преимуществ, которые дает составление roadmap.

Четкое целеполагание. У каждого проекта есть уникальная цель. Важно сформулировать и декомпозировать ее до детального плана. Это поможет понять ценность проекта и донести ее до всех участников.

Гибкость при реализации. Любой проект несет в себе неопределенность, которую нельзя исключить даже при тщательном планировании. Руководитель проекта должен быть готов к непредвиденным обстоятельствам, например, к изменениям в составе команды. Это может сдвинуть сроки завершения отдельных этапов. При наличии roadmap все изменения сразу фиксируются, чтобы держать участников проекта в курсе.

Формирование единого видения. Чем больше человек в команде, тем сложнее договориться между собой. Важно, чтобы у каждого исполнителя, который отвечает за свой «участок» проекта, перед глазами была общая картина. Благодаря этому можно согласовать последовательность действий. Например, при выводе ИТ-продукта на рынок проводят тестирование, а затем планируют маркетинговые активности. Если это прописано в дорожной карте, тестировщики будут знать о необходимости предоставить маркетологам данные, полученные в результате тестов.

Прозрачное распределение нагрузки. Иногда задачи между участниками распределяются неравномерно. В этом случае «недогруженные» сотрудники ждут, пока коллеги выполнят свою часть работы. Это тормозит развитие проекта и снижает мотивацию специалистов. Создание дорожной карты проекта помогает избежать таких ситуаций. За счет привязки задач к конкретным исполнителям в плане будет видна загруженность каждого сотрудника.

Избежание микроменеджмента. В roadmap прописываются задачи, ответственные и исполнители, а также отображается прогресс работ. Руководитель в любой момент может узнать о состоянии проекта, посмотреть, на каком этапе находятся работы и кто за них отвечает. Это позволяет избежать постоянных обращений к сотрудникам для уточнения деталей и экономит общее время команды.

Какие инструменты автоматизации использовать для создания дорожных карт

Чаще всего в бизнесе применяются гибкие системы по управлению проектной деятельностью. Пример такой системы — Naumen Project Ruler, с помощью которой можно создавать дорожные карты любых типов, обновлять их, меняя длительность и очередность задач.

Специальные инструменты помогают внести всю необходимую информацию о проекте, включая сроки, описание, ответственных лиц. Разграничение уровней доступа позволяет демонстрировать каждому участнику проекта только предназначенную для него информацию. Можно создать несколько версий roadmap: общую или детализированную. Благодаря логированию в системах управления проектами можно отслеживать историю изменений в дорожной и карте и при необходимости быстро возвращаться к предыдущим версиям.

Naumen Project Ruler позволяет создать единое информационное пространство для всех участников. Для удобства командной работы в ИТ-решении есть настраиваемая система уведомлений. Участники получат автоматические напоминания о сроках или информацию о внесении изменений в проект. Все это помогает участникам команд сократить временные затраты на рутинные операции, а руководителям — контролировать ход работ, отслеживать статус, прогресс задач и активность специалистов.

К выводам

1. Дорожную карту создают на самых ранних этапах работы над проектом. Ее задача — обеспечить общее видение целей и распределить нагрузку между исполнителями.
2. Roadmap используется на всех стадиях жизненного цикла проекта — от инициации до закрытия. На каждом этапе документ видоизменяется, дополняется деталями и помогает участникам достигать поставленных целей.
3. Есть несколько разновидностей roadmap: каскадные и гибкие, с указанием четких временных ограничений и без них, в виде таблиц, дашбордов, диаграмм. Выбор конкретного вида дорожной карты зависит от того, насколько регламентирован проект, есть ли возможность вносить изменения и каков горизонт планирования.
4. Специализированные цифровые инструменты для создания дорожной карты помогают автоматизировать часть шагов, а также обеспечить доступ всех участников проекта в единую рабочую среду по управлению проектной деятельностью.