Система технического учета ИКТ-инфраструктуры: разбираем типовые страхи внедрения

Когда внедряешь систему технического учета ИКТ-инфраструктуры, возникает много опасений. Получится ли собрать и перенести все нужные данные? Как не забуксовать в чрезмерной детализации сведений об объектах? Тот ли продукт выбрали и встроится ли он в привычные процессы сотрудников? Разбираем типовые страхи перед новым инструментом и как их победить.

Что такое система технического учета инфраструктуры

Основная задача систем технического учета — обеспечить процессы поддержки, эксплуатации и модернизации инфраструктуры актуальной информацией. Такие ИТ-решения содержат инструменты для хранения, обновления и анализа данных о физических и логических элементах, их характеристиках и взаимосвязях. Это позволяет оптимизировать как операционную деятельность (например, быстро локализовывать и устранять сбои), так и поддерживать качество сервисов, планировать изменения, модернизацию и развитие инфраструктуры.

Чтобы получить такой результат — полноценный и эффективный инструмент работы с инфраструктурой, необходимо соблюдение как минимум нескольких условий:

• выбрать подходящую систему;
• перенести в нее достаточный объем информации;
• настроить под специфику задач;
• обучить сотрудников.

С этими этапами часто и связаны опасения компаний: продукт не оправдает ожиданий, окажется сложным для освоения и поддержки, данные не получится перенести. Посмотрим, как с ними справиться.

Перенос нужных данных

Чаще всего технические данные об инфраструктуре хранятся в разных системах и форматах. Например, это таблицы в XLSX, описания в DOC, схемы в VSDX, фото в JPG, карты в KML и др. Часть данных сетевые инженеры обновляют регулярно, какие-то — нет, поэтому степень актуальности в источниках бывает разная. Собрать все воедино, ничего не упустить и корректно перенести в новую систему — действительно непростая задача. Особенно, если речь идет об обширной инфраструктуре с огромным количеством элементов.

Рассмотрим, как организовать процесс пошагово:

1. Провести аудит существующих источников, результатом которого станет реестр мест и форматов хранения данных.
2. Включить в команду внедрения специалистов, погруженных в проблематику управления инфраструктурой и ориентирующихся в источниках данных.
3. Составить план миграции. Например, файлы XLSX и подобные — это данные, готовые для передачи. Локальные и самописные системы обычно располагают API, что дает возможность импорта, либо позволяют реализовать миграцию напрямую из баз данных.

Опыт внедрения Naumen показывает, что задача всегда решаема. Например, при реализации одного из проектов, чтобы достать данные из системы ArcGIS, интегрированной с кастомной разработкой компании, у специалистов Naumen ушло всего несколько дней.

Степень детализации данных об инфраструктуре

На рынке есть предложения, которые предлагают максимально детально воссоздать абсолютно всю инфраструктуру, вплоть до каждого трансивера в оборудовании. Здесь встает вопрос о том, нужно ли это.

Если задаться целью воссоздать инфраструктуру до малейшей незначительной составляющей, это потребует много ресурсов. Стоит сопоставить потенциальные трудозатраты с целесообразностью такой детализации. Одно дело — искать критически важные сведения, и другое — собирать малейшие детали, которые не имеют большого значения для предоставления услуги и качества сервисов. Также нужно помнить, что затем эти данные необходимо обновлять. А это тоже значительные ресурсные и временные затраты.

Для многих компаний, которые впервые автоматизируют технический учет инфраструктуры, сложно своими силами оценить, какая степень детализации нужна и насколько трудоемко будет ее поддерживать. Соотнести потребности, возможности и затраты поможет вендор ПО:

• удерживать фокус на главной задаче компании;
• действовать в рамках текущих задач автоматизации;
• спланировать проект, соблюдая баланс между нагрузкой на сотрудников и бюджет;
• перенести данные и наполнить систему в том объеме, который отвечает запросам клиента;
• настроить в системе бизнес-процессы.

В любом случае при сборе и обновлении информации об объектах инфраструктуры, будут полезны инструменты дискаверинга, а также автоматической инвентаризации, которые умеют аккумулировать данные, например, с различных систем мониторинга. Также различные решения технического учета обычно содержат свои внутренние возможности автоматизации. Например, в системе Naumen Inventory можно автоматически построить логический канал связи: обозначить лишь окончания, а трассировку система построит сама по созданным кабельным соединениям.

Выбор действительно гибкой системы под задачи бизнеса

В момент выбора система технического учета решение может полностью соответствовать функциональным запросам компании. Тем не менее это не исключает, что впоследствии возникнут сложности при изменении бизнес-процессов или масштабировании. Например, понадобится кастомизация, которая окажется дорогостоящей и трудоемкой. Или по мере роста бизнеса решение будет неспособно поддерживать растущие объемы данных.

Чтобы этого избежать, лучше еще на стадии выбора продукта уделить внимание оценке гибкости, возможностям кастомизации, масштабирования и интеграции. Таким набором характеристик обычно обладают системы на Low/No-code платформах. Эти продукты позволяют быстрее реализовывать изменения за счет минимального использования программного кода. По сути, это набор готовых модулей и инструментов, которые по-разному комбинируются под запросы. Для этого не понадобится дополнительно привлекать дорогостоящих разработчиков или интеграторов.

Сопротивление сотрудников

Любые нововведения вызывают настороженность. Часто сотрудники связывают изменения с дополнительными усилиями или новыми обязанностями. Важную роль при формировании позитивного представления о новом инструменте играет вендор. Стоит обратить внимание:

• на форматы и режим работы техподдержики. Когда сотрудники знают, что оперативно получат консультацию или ответ на вопрос, то чувствуют себя спокойнее и быстрее адаптируются к новым инструментам;
• наличие программ обучения персонала. Это поможет сотрудникам освоить новые технологии и процессы. Практические навыки и знания добавят уверенности;
• четкую проектную документацию, включающую руководства для пользователей. Это источник информации, который у сотрудников будет всегда под рукой.

Также продуктивным решением на перспективу будет создание центра компетенций внутри компании. В него могут войти несколько специалистов, обладающих наиболее глубокими знаниями, а возможно, и опытом по эксплуатации системы. Возможность обратиться к ним за консультацией поддержит остальных сотрудников и повысит лояльность к новому инструменту.

К выводам

Опасения неизбежны при внедрении решения для технического учета сетевой ИКТ-инфраструктуры. Если внимательно рассмотреть, становится понятно, что они не мешают, а наоборот — помогают. Благодаря этому можно предусмотреть риски и выстроить работу так, чтобы их избежать.

Для переноса всего объема информации нужен подробный реестр источников и план миграции. А вендор поможет с реализацией. Для определения необходимой детализации в системе потребуется анализ целей и трудозатрат. При выборе решения на перспективу стоит оценить гибкость и возможности интеграции. А для эффективного освоения сотрудниками нового инструмента важно, как вендор ПО организует техподдержку своего решения.