Почему в технический учет инфраструктуры нужно внедрять современные ИТ-решения

В условиях современного бизнеса практически все компании полагаются на свою техническую инфраструктуру в той или иной степени. Для определенных отраслевых секторов, например, телекоммуникационного и промышленного, такая зависимость становится критически важной.

Трудно поддерживать порядок, если не знаешь, что, где и в каком состоянии находится. Особенно, если это — разветвленная инфраструктура информационно-коммуникационных технологий (ИКТ). Для этого ее нужно «знать в лицо». Посмотрим, решает ли эту задачу традиционная практика технического учета и что предлагают современные ИТ-решения.

Сложившаяся практика

Технический учет невозможно представить без таблиц, схем, чертежей, изображений и текстовых документов. Подготовить их можно даже в рамках стандартного пакета офисных программ. К сожалению, наличие необходимых документов не гарантирует ни учета, ни порядка. Потому что работать с ними очень сложно.

Первичный набор документов для учета ИТ, инженерной и сетевой инфраструктуры компания чаще всего получает от подрядчика после строительства и монтажа. Это может быть нехилая стопка толстых папок с распечатками, схемами, чертежами. Или ZIP-архив с набором файлов в разных форматах.

Предположим, произошел сбой. Специалистам нужно разобраться, на каком участке инфраструктуры это случилось, какое там оборудование и в каком именно устройстве может быть причина. Потребуется найти нужные таблицы в том или ином виде, собрать из них сведения, совместить несколько схем, проверить данные местоположения по адресам или координатам. При этом остается только надеяться, что с таким трудом добытая информация не потеряла актуальности со времени составления документов. В общем, понадобится немало ресурсов, чтобы решить задачу. А тем временем бизнес или производство, у которого полетели планы и сроки, будет требовать как можно быстрее разобраться с проблемой.

Почему стоит задуматься об изменениях

Сложившаяся практика управления сложной инфраструктурой в «ручном режиме» становится источником целого ряда проблем, которые существенно осложняют технический учет.

Поиск информации. Данные об одном объекте могут быть размещены в целом ряде источников, которые в свою очередь существуют в разных системах и форматах: от электронных документов до личных записей конкретного специалиста. Все они обеспечивают некоторый уровень детализации по расположению, характеристикам и функциям объекта. Но по отдельности не дают о нем полного представления. Поэтому сведения нужно не только найти по разным источникам, но и еще и свести воедино.

Представим, выездному инженеру необходимо восстановить поврежденный кабель. Он проверяет чертежи и схемы нужного участка кабельной трассы, планирует ресурсы и материалы на замену. На схеме кабели и оптические муфты обозначены условно, но конкретные данные по ним нужно искать в журналах и спецификациях. Инженер находит нужные и понимает, что они не обновлялись с момента ввода в эксплуатацию. Ему предстоит новый квест — найти источник актуальных сведений.

Обновление информации. Характеристики оборудования или участка инфраструктуры могут фигурировать сразу в нескольких документах. Уследить за тем, чтобы обновленные сведения были внесены в каждый из них, мягко говоря, непросто.

Представим, возникает проблема в доступе к центральной базе данных, что критически замедляет работу с клиентами. Логи показывают ошибки и сбои в коммутаторе, который отвечает за соединение нескольких серверов и рабочих станций. Чтобы точно определить причину, инженеры поднимают всю документацию на данный коммутатор: паспорт устройства, схему расположения, детализированную схему подключений. При этом часть отчетов с фото и видео об изменениях конфигурации подключений и занятости портов может находится в системе ЭДО компании вместе с заявками на подключение или обслуживание оборудования. Выяснить актуальное состояние и понять, как действовать без выезда на место, удастся далеко не сразу.

Отсутствие единой картины. Инфраструктура физических и виртуальных объектов постоянно меняется за счет модернизации или замещения оборудования. Новый объект — новый пакет документов. Даже об одном объекте сложно собрать полную информацию, не говоря о том, что нужно как-то представлять все его взаимосвязи с другими единицами инфраструктуры во всех аспектах учета. Со временем в одних документах сведения обновляют, в других нет. Без понимания реального количества, состава, состояния элементов ИКТ-инфраструктуры и всех связей, которые в совокупности обеспечивают сервисы и услуги, затруднительно принимать взвешенные решения.

Представим, фиксируется обрыв связи на магистральной линии и обнаруживается, что в одном из узлов оптический кросс сильно поврежден и требует замены. В условиях ограниченного времени специалисты оперативно доставляют новое оборудование, восстанавливают связь. Из-за невозможности быстро получить доступ ко всей информации, ненамеренно использованы волокна кабеля, запланированные для будущего подключения важного клиента. В результате сроки проекта сдвигаются, добавляются внеплановые работы по переназначению и переподключению абонентов, необходимо дополнительное оборудование, чтобы обеспечить обслуживание текущих клиентов.

Современные решения и их возможности

Современные ИТ-системы меняют подход к техническому учету инфраструктуры, уводя акцент с фиксации данных на управление ими. Многие компании уже сделали ряд шагов в этом направлении. Например, ведут базу данных управления конфигурациями — CMDB, которая содержит сведения обо всех объектах ИТ-инфраструктуры и взаимосвязях между ними. Это позволяет их удобно обновлять, и выстроить общий центр актуальной информации обо всех конфигурационных единицах.

Но часто этого недостаточно. Особенно для компаний с обширной ИТ и сетевой инфраструктурой. Чтобы управлять ею, им нужна не просто информация об объектах, а возможность оперировать этим в разных задачах. Так, только фиксация адреса ничего не скажет об участке, на котором расположено оборудование. Чтобы запланировать работы, потребуется карта и набор схем. Тип муфты ничего не скажет о том, как именно в ней расположены волокна. Эту информацию нужно искать в документации.

Современные автоматизированные решения позволяют оперировать всеми данными об элементах инфраструктуры, вплоть до самых специфических. Причем получать их все в единой системе. Главные преимущества таких решений:

• доступность информации о каждом объекте инфраструктуры;
• возможность быстро и автоматически обновлять и корректировать данные;
• предоставление наглядной картины всей инфраструктуры;
• гибкое и простое управление;
• аккумулирование в едином источнике всего массива данных по инфраструктуре.

Рассмотрим возможности, которые дает компании современная система технического учета на примере Naumen Inventory.

Получить единый источник данных

Сведения со всех документов — чертежей, схем, таблиц, текстов — переносятся в единую систему учета. Впрочем, информация о самих документах — также в ней. С такой структурой работать значительно проще и эффективнее.

Например, нужно найти всю информацию по конкретному устройству. В современной системе технического учета достаточно найти его на карте, и она выдаст о нем информацию: характеристики, историю изменений, связи. Если требуются сведения по определенную участку инфраструктуры, система покажет общую и детализированную схему линий связи и всего оборудования на нем.

Быстро работать с информацией

Данные в системе не просто хранятся. С ними можно взаимодействовать и работать в режиме реального времени: открыть схему нужного участка инфраструктуры, прямо на ней выбрать устройство — посмотреть характеристики, внести изменения.

В Inventory обновлять информацию можно по-разному. Для каждого физического или логического объекта есть своя карточка. Если сведения в ней изменить, это сразу отразится во всех связанных с ним списках и схемах. А можно наоборот: внести корректировки прямо на схеме или карте. И данные об участке или оборудовании обновятся в соответствующих карточках. Таким образом риск утери информации исключен.

Снизить трудозатраты при обновлении данных

В инфраструктуре объекты так или иначе взаимосвязаны. Если характеристики одного обновились, чаще всего это влечет изменения и для некоторых других. То есть корректировать нужно информацию не только о самом объекте, но и о тех, с которыми он связан. При традиционном подходе со статичными разноформатными документами — это огромный труд. В Inventory достаточно обновить данные об одном объекте — состояние и положение других, связанных с ним, изменятся автоматически. Трудозатраты минимальны, а риск ошибок и разногласий исключен.

Анализировать и планировать ресурсы

Современная система учета — это удобный инструмент не только для работы с данными об инфраструктуре компании, но и для анализа информации. На основе сведений, которые хранятся в системе, можно планировать и распределять нагрузку отдельных сегментов сети, оценивать реальные потребности в оборудовании и ресурсах, принимать обоснованные решения для расширения инфраструктуры.

Традиции & новые тенденции

Итак, максимум того, что предлагает сложившаяся практика технического учета — это статичная фиксация данных. Она не предполагает хотя бы просто рабочих инструментов, чтобы оперировать этими данными. Поиск, обновление и корректировка информации становятся трудоемкими и долгими.

Для эффективной работы с инфраструктурой, а тем более управления ею, даже тщательного и своевременного документирования недостаточно. Структуру нужно видеть как систему взаимосвязанных объектов, понимать, как они влияют друг на друга, и иметь возможность оперативного работать с информацией. Именно эти задачи и решают современные системы технического учета. Интерактивность, автоматизация и наглядность делают их удобным и гибким инструментом для координации процессов.

В нынешних условиях тотальной зависимости от связи и информационных технологий есть примеры, когда даже кратковременные сбои могут приводить к значительным убыткам, потере клиентов, партнеров и репутационным рискам. Поэтому стоит уже сейчас задуматься об инвестировании в свою техническую инфраструктуру, ее поддержке и развитии.