Три канбан-доски для управления проектами

Один из популярных инструментов в гибких методологиях — канбан-доски. Они наглядно показывают команде, над какими задачами ведется работа и что необходимо сделать в первую очередь. Доски настраиваются под особенности конкретного процесса. В этой статье разберем, какие доски помогут команде оценить прогресс и распределить задачи по исполнителям, а сотруднику — установить приоритет своих задач.

Зачем проекту канбан-доски

Канбан-доска представляет собой пространство, поделенное на столбцы, — разрезы, по которым группируются задачи на карточках. В управлении крупными проектами доски строятся не по всему проекту, а по отдельным этапам. По мере выполнения работ в бэклог добавляются задачи из нового этапа. Такой способ организации работ помогает сохранять наглядность доски.

С помощью этого инструмента решаются разные задачи проекта:

• команда отслеживает прогресс и сверяется по статусам работ;
• руководитель распределяет активности по исполнителям;
• специалисты контролируют дедлайны по своим работам и определяют, какие задачи взять в первую очередь.

Удобнее использовать доски, организованные в той же системе, где ведется выполнение работ. Это помогает держать дорожную карту проекта в актуальном состоянии.

Обычно канбан-доска применяется с другими инструментами. Например, руководитель планирует крупные этапы проекта, устанавливает сроки и ключевые вехи на диаграмме Ганта, а координирует работы на канбан-доске.

Канбан-доска для команды: задачи по статусам

Проектные команды регулярно проводят встречи, чтобы синхронизироваться по задачам. На таких митингах актуализируются статусы активностей, обсуждаются проблемы. Для этого удобно использовать доску, где задачи разделены по статусам.

Что отображается. Группируются все активные задачи, в которых участвуют члены команды. В заголовках столбца отображается статусная модель или бизнес-процесс работы с задачами. Если карточку перенести в следующую колонку, состояние задачи изменится.

На такой доске в карточку задачи выносится только ключевая информация:

• Код задачи — идентификатор, понятный всем участникам, содержит цифры для нумерации и буквы для деления задач по типам. К примеру, фича, баг, тест;
• Срок — дата, к которой работы должны быть выполнены;
• Исполнитель — сотрудник, ответственный за работу;
• Приоритет — важность работ для проекта.

Для чего использовать. На такой доске можно синхронизировать статусы задач, отслеживать «провисания», когда задача долго находится в одной колонке и ответственному потенциально требуется помощь коллег. Также можно отслеживать движение задачи по бизнес-процессу.

Как это работает. Например, в проекте разработки ИТ-системы все задачи сначала попадают в бэклог, затем анализируется трудоемкость и варианты решения, после этого их берут в работу и выполняют. Дальше процесс может меняться в зависимости от типа задачи. Если необходима проверка, то результаты тестируются и после этого могут быть возвращены на доработку. А если активность не требует дополнительного контроля, то после выполнения задача переходит в статус «Решена».

При этом перемещать задачи между колонками может только тот, у кого есть такие права в соответствии с настройками жизненного цикла. Допустим, разработчик может перенести задачу из колонки «В работе» в «Тестирование». А из «Тестирование» в «Решена» задачу может передвинуть только тестировщик.

Для кого подойдет. Это представление удобно для любых команд. Если на проекте обязанности четко разделены по направлениям, то специалисты выполняют задачу и передают следующим ответственным. А если у членов команды более широкие компетенции, то они сами перетаскивают задачу в следующую колонку и продолжают работу над ней.

Канбан-доска для команды: задачи по исполнителям

Зачастую в больших компаниях специалисты участвуют в нескольких проектах параллельно. При планировании загрузки важно учитывать все задачи сотрудника, а не только активности по отдельному проекту. Иначе кто-то из членов команды будет перегружен и не сможет выполнить работы в срок. Поэтому руководитель проекта контролирует загрузку всех членов команды и перераспределяет задачи. В этом поможет канбан-доска, где задачи разделены по исполнителям.

Что отображается. Собираются задачи исполнителей по всем проектам, а не только по активностям текущей команды. За каждым сотрудником закреплен столбец. Задачи без исполнителя отображаются в первом столбце. Чтобы передать задачу в ответственность специалиста, достаточно перенести карточку в соответствующую колонку.

На такой доске состав карточки отличается от предыдущего представления:

• Большой круг — команда, к которой принадлежит задача. Часто здесь отображается проект или линейная команда;
• Маленький круг — статус задачи;
• Срок — дата, к которой работы должны быть выполнены;
• Код задачи — идентификатор, понятный всем участникам;
• Краткое описание задачи — суть работ, где поясняется, какие действия требуются.

Для чего использовать. Такую доску можно применить для контроля загрузки и оптимального распределения работ в команде.

Как это работает. Допустим, с помощью канбан-доски тимлид команды распределяет задачи между двумя разработчиками Анастасией Смирновой и Денисом Фадеевым, что видим на скриншоте выше. У этих сотрудников по две задачи в рамках текущего проекта. Но если оценить все активности, видно, что Анастасия еще загружена на втором проекте. Это сигнал, что новые и срочные задачи лучше передать второму специалисту.

Для кого подойдет. Это представление больше подходит для распределения задач в командах одного направления, где компетенции близкие. В больших кросс-функциональных командах специалисты не взаимозаменяемые. Например, бизнес-аналитику нельзя дать задачи на разработку, а тестировщику на подготовку макета интерфейса. С помощью такой доски можно оценивать загруженность участников проекта разных профилей.

Канбан-доска для сотрудника: задачи по статусам

Кроме приоритетов работы команд, каждый сотрудник устанавливает для себя порядок выполнения задач на день или неделю. Чтобы оценить приоритет работ, можно посмотреть, сколько нужно сделать в текущем спринте. Это помогает точнее планировать рабочее время и сориентировать других членов команды о сроках выполнения работ. Для этого подходит индивидуальная доска, где собраны все задачи сотрудника.

Что отображается. Задачи конкретного сотрудника для всех проектов группируются по статусам. В зависимости от типа команды на доске могут быть собраны задачи, где сотрудник выступает исполнителем либо ответственным, который контролирует результат работ.

На карточке задачи отображаются:

• Код задачи — идентификатор, понятный всем участникам;
• Срок — дата, к которой работы должны быть выполнены;
• Исполнитель — сотрудник, ответственный за работу;
• Приоритет — важность работ для проекта.

Для чего использовать. Это представление помогает сотруднику контролировать свои задачи: заметить новые активности, отслеживать приоритет и не пропустить дедлайны.

Как это работает. Допустим, бизнес-аналитику нужно сориентироваться, какие задачи взять в работу вперед. Помимо срочности, можно посмотреть на дополнительные индикаторы. Например, для задач с приближающимся дедлайном у номера будет отображаться восклицательный знак. А для задач, которые уже просрочились, — пиктограмма огня. Это позволяет увидеть те задачи, на которые важно выделить время, и спланировать свой день исходя из этих приоритетов.

Для кого подойдет. Такие доски могут использовать члены любых команд и направлений. Они помогают распределять приоритет по задачам разработчикам, бизнес-аналитикам, тестировщикам и другим участникам проекта.

Главное

Канбан-доски помогают визуализировать задачи проекта, чтобы координировать работу команды, распределять нагрузку и управлять личной эффективностью. Для этого используются представления, в которых задачи группируются по ответственному или статусу работ. Если доски строятся в системе, где ведутся активности по проекту, обеспечивается прозрачность прогресса, и руководитель может оперативно увидеть узкие места и устранить проблемы.