Управление ИТ-активами: как мифы влияют на проекты

При внедрении ITAM-решений часто приходится сталкиваться с различными мифами. Чтобы проект был успешен, важно разобраться в природе этих ложных представлений клиента, снять все открытые вопросы, избавиться от ненужных заблуждений или убедиться, что это не миф.

В предыдущей статье мною рассмотрены несколько вопросов-мифов:

о гарантированности актуальной информации об ИТ-активах за счет автоматической инвентаризации;
необязательной связи с ITSM-системой;
об отсутствии влияния управления ИТ-активами на Каталог Услуг и др.

Сегодня разберу следующую порцию мифов, которые накоплены в ходе реализации проектов по автоматизации процессов управления ИТ-активами.

Информация по лицензиям и схемам может собираться автоматически

Лучший вариант, когда в ИТ-системе подсчет используемых лицензий проводится без «ручного» участия. Если информация по установленному ПО может собираться автоматически, то их автоматическая связь с определенными лицензиями – задача посложнее. И эта информация – только базис для нормализации и дополнения данных.

Что потребуется для полной автоматизации процесса учета использования лицензий

Область учета	Как автоматизируется
Источник данных по имеющимся лицензиям	Интеграция с источником данных по заключенным контрактам (и выделение контрактов на ПО из общего ряда контрактов). Инвентаризация (автоматическая или ручная) всех приобретенных лицензий на ПО. Автоматизация процесса связки лицензий и контрактов с целью учета срока действия лицензий.
Источник данных по инсталляциям программного обеспечения	Интеграция с системами автоматической инвентаризации для периодического обновления данных по инсталляциям ПО. Автоматизация сопоставления инсталляций и лицензий (лицензионных ключей). Поиск источников данных для специфической информации по отдельным схемам лицензирования (например, если ПО лицензируется по процессорам).
Лицензионная модель	Настройка отсутствующих «в коробке» моделей лицензирования. Спроектировать и автоматизировать процесс заказа и периодического аудита неиспользуемых лицензий.

Также предварительно необходимо забюджетировать приобретение профильного ПО, в котором уже описаны популярные схемы лицензирования. Такое ПО стоит довольно дорого, и на рисунке ниже схематично отображено в виде чугунного моста и крыла от Боинга.

Как и в случае с автоматизацией учета затрат на Услуги, практика тотальной автоматизации не всегда оправдана.

Автоматизация процесса управления запросами на закупку ИТ-актива ускоряет закупку

Этот тот случай, когда автоматизация не гарантирует итоговый успех, т.к. она сама по себе не может ускорить процесс планирования или проведения закупок.

Недостаточно автоматизировать обработку запросов на новые ИТ-активы, необходимы организационные и процессные изменения:

Увеличение частоты процедур закупки в год.
Введение практики пополнения складского запаса.
Календарное разведение процедур закупки между филиалами.

Без всех этих изменений вы получите автоматизированную ежегодную процедуру формирования закупки и длительное ожидание запросившего ИТ-актив пользователя.

Требуется максимум информации из системы инвентаризации ИТ-активов

Подобный подход ошибочен по той причине, что разные ИТ-системы не должны полностью дублировать друг друга ни по функциям, ни по хранящейся в них информации.

Не следует превращать систему по управлению ИТ-активами в систему хранения технических конфигурационных данных, которые не имеют непосредственного влияния на процессы управления ИТ-активами, а нужны для поддержания «чувства прекрасного» у системных администраторов.

Успех проекта – во внедрении всех процессов сразу

Идеалистический подход в ИТ не редкость: делаем все и сразу. Но практика показывает, что единовременное внедрение больших сложных ИТ-систем может привести к срыву сроков проекта либо к размыванию границ «важного» и «неважного» со стороны клиента.

Хорошо:

Выделить отдельную важную для функционального заказчика область и решить конкретную задачу.
Двигаться от одной небольшой победы к другой и корректировать планы в зависимости от полученных результатов.

Плохо:

Выбрать узкую область внедрения и решать проблемы невозможности запуска из-за заранее заданных ограничений.
Пытаться перейти от учета в Excel сразу к управлению лицензионной чистотой и прогнозированию бюджета на закупку ИТ-активов.

Консультанты работают, мы отдыхаем

Всегда велик соблазн делегировать бОльшую часть задач внешней стороне: мы пригласим консультантов, и они все сделают за нас. Для эффективной работы по внедрению нужна командная работа со стороны подрядчика и заказчика.

Первый знает предметную область, опытен, имеет поддержку в виде центра компетенций. Второй знает специфику компании, ее регламенты и способен «приземлить» проект на реальный фундамент бизнес-процессов. С учетом описанной схемы взаимодействия по итогам проекта заказчик получит тот результат, который он планировал получить.

Также сложно игнорировать следующее: если процесс отдается на сторону консультанта по принципу «от и до», то на первый план выходит вопрос стоимости внедрения подобной ИТ-системы.

Подводим итоги

Подвергнув сомнению и анализу ряд мифов в области управления ИТ-активами, пришли к следующим выводам:

Автоматизация процесса учета использования лицензий в полном объеме потребует ряд дополнительных действий. Без процессов интеграции, инвентаризации, сопоставления, настройки не обойтись.
Автоматизация процесса управления запросами на закупку ИТ-актива сама по себе не ускорит закупочные процедуры. Придется задуматься над организационными и процессными изменениями.
Разные ИТ-системы не должны быть дублями ни по функциям, ни по информации.
Успех проекта – в поступательном движении и решении ИТ-задач.
Оптимальная схема взаимодействия – командная работа, где компетенции исполнителя-консультанта и клиента дополняют друг друга.

Мы не боимся подвергать сомнению привычные вещи. С ИТ-мифами можно и нужно работать. Ведь иногда оказывается, что это не миф, а каждодневная реальность проектов по управлению ИТ-активами.

Тогда приходится «снимать» недопонимание: объяснять, переубеждать, советовать, делиться накопленной в ходе других проектов информацией и уже пройденными «граблями», дорабатывать модели и регламенты, адаптировать процессы и т.п. И это несложно, если консультант и клиент – полноправные участники процесса.

Источник: Хабрахабр