5 инструментов для управления проектами

На любом проекте случаются отклонения от первоначального плана: появляются новые требования у заказчика, меняются условия работы с подрядчиками или состав проектной команды, появляются технические ограничения. Поэтому руководителю важно не только грамотно продумывать работы на старте, но и учитывать риски и быстро корректировать график, когда что-то идет не так. Какие инструменты помогут с этим справиться, разбираем в статье.

Какие проблемы возникают без автоматизации управления проектами

На всех стадиях от планирования до подведения итогов генерируется большое количество информации: сроки этапов, планы работ, списки задач, техническая и финансовая документация. Чтобы выстроить управление проектом, необходимо структурировать все данные, вовремя актуализировать и оповещать команду об изменениях. Если делать это вручную, появляются сложности.

Недостаточная детализация плана. Крупные проекты выполняются в несколько этапов. Чтобы учесть связи между этапами, запланировать ресурсы сотрудников, необходимо выполнить много трудоемких операций. Если строить дорожную карту без автоматизированной системы, можно учесть не все риски.

Отсутствие промежуточного контроля. Получать статусы выполнения задач с помощью отчетов не всегда эффективно. Исполнители могут непреднамеренно исказить информацию. Кроме того, сложно найти баланс между периодичностью контроля и скоростью обнаружения проблем.

Превышение трудоемкости. Значительную долю бюджета проекта составляют расходы на фонд оплаты труда. Если систематический учет рабочего времени не ведется, проблематично вовремя заметить отклонения от запланированной трудоемкости, найти причины и скорректировать план. Допустим, по предварительной оценке на разработку и согласование технического задания отводилось 80 часов, а потрачено уже 135. Это может сигнализировать о том, что появились новые требования, которые лучше вынести за рамки проекта.

Неравномерное распределение загрузки в команде. Руководитель планирует задачи с учетом квалификации специалистов, графика отпусков и прочих факторов. Если процесс непрозрачный, кто-то из исполнителей может быть перегружен и не выполнит работы в срок.

Разрозненность данных. Если у команды нет доступа к актуальной информации, они могут принять неверное решение. А когда задачи связаны между собой, то ошибка в одной активности приводит к проблемам целого этапа проекта.

Какие инструменты нужны руководителю проектов

Быстро адаптироваться к изменениям и координировать работу команды руководителю проекта помогает автоматизация. Специализированные системы для управления проектами располагают целым арсеналом инструментов. Разберем основные из них.

Диаграмма Ганта

Чтобы визуализировать проект и создать верхнеуровневую картину для контроля работ, используют диаграмму Ганта. Этот инструмент помогает руководителю планировать работы на графике, устанавливать зависимости между задачами, распределять ресурсы.

На диаграмме Ганта отражают этапы со сроками и статусами, исполнителей, контрольные точки и другие составляющие проекта

Чтобы установить очередность работ, между этапами настраивают связи. Это полезно, если некоторые активности зависят друг от друга. В таком случае, когда выполнение одного этапа задерживается, сроки остальных пропорционально смещаются.

Порядок выполнения работ закрепляется с помощью связей

Управление изменениями

На старте проекта обычно создается примерный план, который корректируется при возникновении новых факторов. Например, при разработке ИТ-системы у заказчика появляются дополнительные требования к функциональности или, наоборот, часть возможностей не нужна. Если вся история изменений хранится в едином пространстве, команда может легко найти, какие решения повлияли на длительность этапов или стоимость проекта.

При документировании изменений описывается ход работ, учитывается срочность и критичность для проекта

Чтобы контролировать влияние изменений на проект, любые отхождения от первоначального плана обсуждаются с заинтересованными сторонами. Например, в согласовании участвуют менеджер, руководители команд, которые отвечают за ресурсы сотрудников, технические специалисты и аналитики, которые оценивают возможности доработок. Они могут одобрить или отклонить предлагаемое изменение.

Чтобы принять объективное решение, согласующие могут ознакомиться со связанными документами и обсудить детали в комментариях

Канбан-доска

Для визуализации текущих задач используют канбан-доски. Этот инструмент помогает всем участникам увидеть прогресс проекта, а руководителю — координировать работу команды. Доски адаптируются под особенности процесса в компании, поэтому их используют в разных направлениях: разработке, маркетинге, производстве.

На канбан-доске можно группировать задачи по статусам, дедлайну или исполнителям. Для управления работами можно выполнять быстрые действия, перетаскивая карточку между столбцами. Это удобно, например, на ежедневных встречах команды, чтобы актуализировать статусы работ.

На канбан-доске легко поменять статус задачи, перетащив в другую колонку

Чтобы не перегружать доску, обычно на стикерах задач указывают только основную информацию: название, срок, ответственного и приоритет. Детальное описание работ доступно исполнителю внутри карточки. Дополнительно можно приложить файлы, необходимые для выполнения задачи, и оставить пояснения в комментариях.

Внутри карточки задачи подробно описывают работы и прикладывают документы

Тайм-трекинг

Регулярное сравнение плановых и фактических трудозатрат позволяет руководителю знать, не выходят ли работы за установленные рамки. Чтобы достоверно оценить, сколько времени потрачено на выполнение задачи, все трудозатраты необходимо фиксировать. Получить сводную информацию помогают специальные календарные таблицы, где все работы группируются по задачам. С помощью таких инструментов сотрудник может контролировать свою продуктивность.

Исполнители фиксируют часы, потраченные на выполнение задачи, и затем информация собирается в сводную таблицу

Чтобы собрать верхнеуровневую картину по проекту, руководителю необходим полный список трудозатрат всех членов команды. Контролировать и анализировать время по этапам удобно в перечне проведенных работ.

Все трудозатраты собираются в едином списке

Автоматическая отчетность

Если информация по проекту хранится централизованно, то подготовку отчетов можно автоматизировать. Например, с помощью дашбордов. На такой информационной панели выводятся любые показатели по бюджету, срокам, производительности команды и отдельных участников.

Дашборд с показателями для оценки портфеля проектов. На круговой диаграмме показана структура активных проектов по направлениям, на столбчатой — даты завершения, на линейной — динамика статусов проектов по месяцам

С помощью виджетов можно не только собирать общие сведения, но и решать специфические задачи. Например, отслеживать скорость выполнения проекта с помощью комбинированного графика или спидометров, которые отображают количество проведенных работ за неделю или месяц.

Комбинированный график показывает соотношение плановой и фактической скорости выполнения проектных работ, а спидометры — соотношение выполненных и запланированных

Для более глубокого анализа можно использовать показатели с разной детализацией. Например, посмотреть общее количество проектных активностей, статусы по этапам или отдельным сотрудникам.

В верхней части дашборда собраны общие метрики об участии команды в активностях по проекту, а в нижней представлено разделение активностей по ответственным, которое показывает вклад каждого сотрудника

К выводам

Вести управление проектом вручную трудоемко. Это увеличивает риски и затрудняет работу. Эффективно организовать процесс помогают специализированные системы. В таком инcтрументе можно составить дорожную карту проекта с помощью диаграммы Ганта, а для оперативного управления командой использовать канбан-доску. Централизованный учет трудозатрат позволяет контролировать нагрузку участников проекта. Благодаря автоматическим отчетам проще отслеживать результативность и прогресс, чтобы вовремя реагировать на отклонения от плана. Комплексное использование всех возможностей автоматизации дает синергетический эффект.