Видеть результат: как инструменты визуализации помогают управлять проектом

Принимать решения в проекте приходится быстро или «еще вчера». При этом нужно не запутаться в больших объемах данных, чтобы обосновать свои предложения перед заказчиками, стейкхолдерами и командой. С этим помогают инструменты визуализации. В этой статье на примере Naumen Project Ruler расскажем об их основных преимуществах и сферах применения.

Как работает визуализация в проектном управлении

Визуализация данных — это представление текстовой или числовой информации о проекте в виде диаграмм, таблиц и схем. Например, помимо финансового отчета на несколько страниц, руководитель видит один наглядный график с планом и фактическими затратами по этапам. И без длительного чтения текста сразу понимает, превысила команда бюджет или нет. С помощью визуализации можно объединить несколько источников информации по проекту, что позволяет оперативно замечать отклонения и принимать решения.

Кроме того, оформление данных в графики упрощает восприятие не только для руководителя, но и для команды. Чтобы понять, сколько задач нужно сделать, или оценить прогресс проекта, не нужно вчитываться в многостраничные планы. Достаточно перейти в график работ или сверить приоритеты на командной доске.

Таким образом, визуализация повышает общую прозрачность проекта и помогает проанализировать процессы в динамике. К примеру, на одной неделе команда закрыла десять тасков, а на следующей — только четыре. Это повод оценить список задач и выяснить, что повлияло на продуктивность: сложность заданий, перегруз или что-то еще.

Какие инструменты визуализации использовать

Рисовать схемы можно от руки, но лучше автоматизировать процесс с помощью специальных инструментов. При их выборе оптимально следовать трем правилам:

  1. Простота — инструмент должен емко отображать собранную информацию, поэтому потребуются различные опции настройки. Это позволит показывать только важные данные в подходящих форматах и разрезах.
  2. Последовательность — помимо соблюдения общепринятых правил цветового кодирования информации (зеленый — все хорошо, красный — ошибка), у инструмента должен быть интуитивно понятный интерфейс, чтобы нужные функции не приходилось долго искать.
  3. Логичность — стоит учитывать цель исследования и тип данных, чтобы визуализация имела смысл. Например, график подойдет для анализа динамики, но не для сравнения показателей.

Среди инструментов для проектного управления чаще всего выделяют диаграмму Ганта и канбан-доски. Но есть и другие, не менее полезные способы графического отображения информации. Рассмотрим на примере возможностей Naumen Project Ruler.

Диаграмма Ганта

Это график для визуализации планов в виде гистограммы с временной шкалой. Он отображает проектные активности со сроками и исполнителями. Главное преимущество диаграммы Ганта — показывать задачи не в отрыве друг от друга, а в связке. Бросив взгляд на график, можно сразу сказать, какие задания критично сделать в первую очередь, чтобы запустились другие.

Такой инструмент позволяет грамотно распределять ресурсы и подбирать оптимальный путь для реализации проекта без простоев. Например, определить, какие работы реально выполнить в одно время. Кроме этого, ускоряет изменения: если отметить, что выполнение какой-то задачи задерживается, связанные с ней активности перенесутся на диаграмме автоматически.

Функциональность расчета критического пути пригодится, чтобы вовремя определять потенциальные задержки и изменения в тех задачах, которые могут привести к срывам сроков проекта.

И все же основная цель этого инструмента — долгосрочное планирование. Если у команды есть стратегия на год, на диаграмме ее легко декомпозировать в виде цветных блоков. Это повышает прозрачность проекта для всех участников. А руководитель может вовремя проконтролировать ход работы с помощью зафиксированных там же вех — критических точек, в которые команда должна отчитаться о промежуточных результатах по связанным с ними этапам.

Управление ресурсами

В Naumen Project Ruler это отдельный модуль, который доступен в трех форматах — список, таймлайн и календарь. Инструмент больше фокусируется не на самих задачах, а на визуализации возможностей и нагрузки команды.

Например, модуль подгружает компетенции членов команды. Перед постановкой задачи на исполнителя можно оценить его навыки, чтобы он с большей вероятностью справился с работой. Таким же образом можно поступать и перед формированием команд на проекты.

Также календарь покажет руководителю, насколько загружены дни у членов команды. Если у специалиста расписаны все 40 часов на неделе, инструмент уведомит о лишней нагрузке и покажет свободные слоты.

В управлении ресурсами есть расчет среднего времени, которое требуется на выполнение задачи. Это оптимизирует работу над планом и позволяет оценить продуктивность команды. К примеру, если специалист значительно превышает ожидаемые трудозатраты, возможно, задача оказалась не по зубам и ему нужна помощь.

Канбан-доска

Инструмент методологии Kanban, в котором задачами управляют через размещение карточек на общей доске. На ней задания группируются в блоки и столбцы по разным параметрам — статусам, приоритетам, исполнителям.

В отличие от предыдущих инструментов, канбан-доски применяются в проектном управлении тогда, когда план уже создан. Здесь основная цель визуализации — улучшить производительность команды за счет повышения прозрачности рабочего процесса.

Инструмент доступен для всех участников проекта: обычно карточки передвигает не руководитель, а исполнители. То есть канбан-доска — это и способ быстрой коммуникации, и экран актуальных статусов. Так как все задачи на виду, руководитель может заметить сбой и оперативно внести изменения в план.

Канбан-доска — один из наиболее гибких инструментов визуализации, как с точки зрения корректировок, так и кастомизации. В Naumen Project Ruler она может адаптироваться под разные потребности и процессы проектных команд.

Карта пользовательских историй (User Story Map)

Этот инструмент можно назвать модификацией канбан-доски для подразделений, связанных с продуктовой разработкой. В столбцах размещают пользовательские истории, а названия столбцов образуют путь пользователя (User Journey).

User Story Map упрощает планирование релизов, так как вся информация хранится в одной системе. А также — координацию команды: масштабные планы разбиваются на легковыполнимые задачи.

Но главная цель — отследить пользовательский путь при использовании продукта. Спланировать стратегию разработки так, чтобы самые полезные обновления пользователь получал в первую очередь. Так, в сборку минимально жизнеспособного продукта (MVP) должны попасть базовые возможности, в последние релизы — расширение функций или исправление ошибок. Например, при запуске продукта реализуют вход в систему по логину и паролю, а в другом релизе — еще и с помощью соцсетей.

В результате команда получает список задач с понятными приоритетами, а продакт-менеджер готовый материал для презентации стейкхолдерам, чтобы согласовать сроки и бюджет. Если что-то спланировали неверно, менеджер может скорректировать план, перетащив карточки задач из одного релиза в другой или поменяв этапы местами.

Учет трудозатрат

В проекте важно следить за временем. Избежать перерасхода поможет учет трудозатрат. В Naumen Project Ruler этот модуль выглядит как цифровая версия «ведомости» и отображает часы, потраченные на задачи.

В таблице показывается общая картина по всем активностям. При необходимости на том же экране можно перейти в эпик, задачу или на уровень этапа и увидеть, на что конкретно ушли силы каждого исполнителя. А также уточнить промежуточные результаты с помощью комментариев.

Календарный формат позволяет следить за динамикой. Она показывает не только эффективность команды в разные дни, но и трудоемкость проекта через сравнение с предыдущими периодами. Это помогает заранее подсветить «узкие» места и учесть их в плане.

Кроме этого, модуль экономит время на регулярных отчетах. Например, если у исполнителя есть повторяющиеся задачи, которые занимают одинаковое количество часов, он может установить для них правила списания трудозатрат. Так, руководитель видит, что было сделано, а сотрудник не отвлекается от работы.

Дашборды

Инструмент визуализации, который показывает достигнутые командой результаты. Это готовый отчет для руководителя, который выглядит как панель с графиками, диаграммами, списками.

В дашборде собираются данные из нескольких источников — результатов по задачам, финансовых сводок и т. д. Вся информация поступает в реальном времени. Это позволяет увидеть общую картину проекта и вовремя замечать отклонения на любом из этапов.

Уникальность инструмента состоит в том, что несмотря на большой объем данных, он прост для восприятия. Руководителю не нужно выяснять детали по каждой задаче, чтобы понять, результаты каких активностей описаны в отчете. А если «погрузиться» все же требуется, достаточно кликнуть по виджету и перейти в связанный объект.

Дашборд позволяет фиксировать различные показатели проекта — от трудозатрат до статусов и скорости выполнения задач. Также этот инструмент может меняться вместе с ролью «проверяющего». Например, для менеджера проекта вывести больше данных об активностях, а для руководителя проектного офиса — о прогрессе по портфелю и стратегии компании.

Вместо выводов

Чтобы сохранять прозрачность работы и держать фокус на задачах, видеть данные проекта также важно, как и собирать их. Визуализация позволяет охватить большой массив информации и выделить критичное, например, нарушение в процессе, которое может привести к провалу задачи или целого этапа.

В базовой конфигурации Naumen Project Ruler есть множество готовых инструментов: диаграмма Ганта, управление ресурсами, канбан-доски, учет трудозатрат, карты User Story, дашборды. Благодаря продуманной функциональности и кастомизации они обеспечат поддержку при планировании и контроле задач.