Видеть результат: как инструменты визуализации помогают управлять проектом
Принимать решения в проекте приходится быстро или «еще вчера». При этом нужно не запутаться в больших объемах данных, чтобы обосновать свои предложения перед заказчиками, стейкхолдерами и командой. С этим помогают инструменты визуализации. В этой статье на примере Naumen Project Ruler расскажем об их основных преимуществах и сферах применения.
Как работает визуализация в проектном управлении
Визуализация данных — это представление текстовой или числовой информации о проекте в виде диаграмм, таблиц и схем. Например, помимо финансового отчета на несколько страниц, руководитель видит один наглядный график с планом и фактическими затратами по этапам. И без длительного чтения текста сразу понимает, превысила команда бюджет или нет. С помощью визуализации можно объединить несколько источников информации по проекту, что позволяет оперативно замечать отклонения и принимать решения.
Одна диаграмма может заменить несколько абзацев текста из отчета
Кроме того, оформление данных в графики упрощает восприятие не только для руководителя, но и для команды. Чтобы понять, сколько задач нужно сделать, или оценить прогресс проекта, не нужно вчитываться в многостраничные планы. Достаточно перейти в график работ или сверить приоритеты на командной доске.
Таким образом, визуализация повышает общую прозрачность проекта и помогает проанализировать процессы в динамике. К примеру, на одной неделе команда закрыла десять тасков, а на следующей — только четыре. Это повод оценить список задач и выяснить, что повлияло на продуктивность: сложность заданий, перегруз или
Какие инструменты визуализации использовать
Рисовать схемы можно от руки, но лучше автоматизировать процесс с помощью специальных инструментов. При их выборе оптимально следовать трем правилам:
- Простота — инструмент должен емко отображать собранную информацию, поэтому потребуются различные опции настройки. Это позволит показывать только важные данные в подходящих форматах и разрезах.
- Последовательность — помимо соблюдения общепринятых правил цветового кодирования информации (зеленый — все хорошо, красный — ошибка), у инструмента должен быть интуитивно понятный интерфейс, чтобы нужные функции не приходилось долго искать.
- Логичность — стоит учитывать цель исследования и тип данных, чтобы визуализация имела смысл. Например, график подойдет для анализа динамики, но не для сравнения показателей.
Среди инструментов для проектного управления чаще всего выделяют диаграмму Ганта и
Диаграмма Ганта
Это график для визуализации планов в виде гистограммы с временной шкалой. Он отображает проектные активности со сроками и исполнителями. Главное преимущество диаграммы Ганта — показывать задачи не в отрыве друг от друга, а в связке. Бросив взгляд на график, можно сразу сказать, какие задания критично сделать в первую очередь, чтобы запустились другие.
Такой инструмент позволяет грамотно распределять ресурсы и подбирать оптимальный путь для реализации проекта без простоев. Например, определить, какие работы реально выполнить в одно время. Кроме этого, ускоряет изменения: если отметить, что выполнение
Функциональность расчета критического пути пригодится, чтобы вовремя определять потенциальные задержки и изменения в тех задачах, которые могут привести к срывам сроков проекта.
Диаграмма Ганта позволяет отследить, какие задачи входят в определенные этапы проекта и каковы их календарные сроки
И все же основная цель этого инструмента — долгосрочное планирование. Если у команды есть стратегия на год, на диаграмме ее легко декомпозировать в виде цветных блоков. Это повышает прозрачность проекта для всех участников. А руководитель может вовремя проконтролировать ход работы с помощью зафиксированных там же вех — критических точек, в которые команда должна отчитаться о промежуточных результатах по связанным с ними этапам.
Управление ресурсами
В Naumen Project Ruler это отдельный модуль, который доступен в трех форматах — список, таймлайн и календарь. Инструмент больше фокусируется не на самих задачах, а на визуализации возможностей и нагрузки команды.
Например, модуль подгружает компетенции членов команды. Перед постановкой задачи на исполнителя можно оценить его навыки, чтобы он с большей вероятностью справился с работой. Таким же образом можно поступать и перед формированием команд на проекты.
Также календарь покажет руководителю, насколько загружены дни у членов команды. Если у специалиста расписаны все 40 часов на неделе, инструмент уведомит о лишней нагрузке и покажет свободные слоты.
Если у сотрудника активностей больше, чем свободных часов, модуль покажет объем перегруза, который необходимо скорректировать
В управлении ресурсами есть расчет среднего времени, которое требуется на выполнение задачи. Это оптимизирует работу над планом и позволяет оценить продуктивность команды. К примеру, если специалист значительно превышает ожидаемые трудозатраты, возможно, задача оказалась не по зубам и ему нужна помощь.
Канбан-доска
Инструмент методологии Kanban, в котором задачами управляют через размещение карточек на общей доске. На ней задания группируются в блоки и столбцы по разным параметрам — статусам, приоритетам, исполнителям.
В отличие от предыдущих инструментов,
Инструмент доступен для всех участников проекта: обычно карточки передвигает не руководитель, а исполнители. То есть
Управлять канбан можно с помощью drag’n’drop. Чтобы поставить задачу на паузу, достаточно перенести ее в соответствующий столбец, и члены команды сразу увидят изменения
Канбан-доска — один из наиболее гибких инструментов визуализации, как с точки зрения корректировок, так и кастомизации. В Naumen Project Ruler она может адаптироваться под разные потребности и процессы проектных команд.
Карта пользовательских историй (User Story Map)
Этот инструмент можно назвать модификацией
User Story Map упрощает планирование релизов, так как вся информация хранится в одной системе. А также — координацию команды: масштабные планы разбиваются на легковыполнимые задачи.
Но главная цель — отследить пользовательский путь при использовании продукта. Спланировать стратегию разработки так, чтобы самые полезные обновления пользователь получал в первую очередь. Так, в сборку минимально жизнеспособного продукта (MVP) должны попасть базовые возможности, в последние релизы — расширение функций или исправление ошибок. Например, при запуске продукта реализуют вход в систему по логину и паролю, а в другом релизе — еще и с помощью соцсетей.
В карте пользовательских историй гибко настраиваются все элементы, что позволяет спланировать уникальный путь для каждого продукта
В результате команда получает список задач с понятными приоритетами, а
Учет трудозатрат
В проекте важно следить за временем. Избежать перерасхода поможет учет трудозатрат. В Naumen Project Ruler этот модуль выглядит как цифровая версия «ведомости» и отображает часы, потраченные на задачи.
В таблице показывается общая картина по всем активностям. При необходимости на том же экране можно перейти в эпик, задачу или на уровень этапа и увидеть, на что конкретно ушли силы каждого исполнителя. А также уточнить промежуточные результаты с помощью комментариев.
Чтобы часы отобразились в таблице, исполнитель должен заполнить форму
Календарный формат позволяет следить за динамикой. Она показывает не только эффективность команды в разные дни, но и трудоемкость проекта через сравнение с предыдущими периодами. Это помогает заранее подсветить «узкие» места и учесть их в плане.
Кроме этого, модуль экономит время на регулярных отчетах. Например, если у исполнителя есть повторяющиеся задачи, которые занимают одинаковое количество часов, он может установить для них правила списания трудозатрат. Так, руководитель видит, что было сделано, а сотрудник не отвлекается от работы.
Дашборды
Инструмент визуализации, который показывает достигнутые командой результаты. Это готовый отчет для руководителя, который выглядит как панель с графиками, диаграммами, списками.
В дашборде собираются данные из нескольких источников — результатов по задачам, финансовых сводок и т. д. Вся информация поступает в реальном времени. Это позволяет увидеть общую картину проекта и вовремя замечать отклонения на любом из этапов.
Уникальность инструмента состоит в том, что несмотря на большой объем данных, он прост для восприятия. Руководителю не нужно выяснять детали по каждой задаче, чтобы понять, результаты каких активностей описаны в отчете. А если «погрузиться» все же требуется, достаточно кликнуть по виджету и перейти в связанный объект.
Чтобы узнать, где нарушили дедлайн, нужно кликнуть на виджет «Просроченные этапы», и дашборд перенесет в список задач
Дашборд позволяет фиксировать различные показатели проекта — от трудозатрат до статусов и скорости выполнения задач. Также этот инструмент может меняться вместе с ролью «проверяющего». Например, для менеджера проекта вывести больше данных об активностях, а для руководителя проектного офиса — о прогрессе по портфелю и стратегии компании.
Вместо выводов
Чтобы сохранять прозрачность работы и держать фокус на задачах, видеть данные проекта также важно, как и собирать их. Визуализация позволяет охватить большой массив информации и выделить критичное, например, нарушение в процессе, которое может привести к провалу задачи или целого этапа.
В базовой конфигурации Naumen Project Ruler есть множество готовых инструментов: диаграмма Ганта, управление ресурсами,