Руководители проектов сталкиваются с множеством задач, которые необходимо тщательно контролировать и координировать. Нужно управлять ресурсами, сроками и качеством работ. И все это в довольно агрессивных условиях неопределенности. А цена ошибки обычно высока.
В этом контексте автоматизация процессов управления становится необходимостью. Она помогает соблюдать баланс трех ключевых параметров проекта: срока, бюджета и содержания — а также повышать производительность, снижать риски.
Рассмотрим более прицельно, как автоматизация может упростить для руководителя основные процессы управления, которые в той или иной мере присутствуют в каждом проекте.
Планирование работ
На этом этапе определяются задачи, их последовательность, сроки выполнения и ответственные. От того, насколько оптимально это сделано, зависят временные рамки всего проекта в целом.
Автоматизация позволяет:
- создать наглядную схему всей иерархии работ — Work Breakdown Structure. Общие цели проекта разбиваются на более мелкие тематические блоки и конкретные задачи разного уровня. Это позволяет выстроить пошаговый план реализации;
- настроить взаимосвязи и очередность задач. Например, параллельное начало или работа по одной начинается после завершения другой;
- назначать исполнителей по каждой задаче с учетом принятой в компании ролевой моделью и понимать, сколько сотрудников потребуется для проекта.
Взаимосвязь работ на диаграмме Ганта в системе автоматизации управления проектами Naumen Project Ruler
Такой план в системе автоматизации дает представление обо всей хронологии проекта. Он позволяет детально все зафиксировать. Не нужно держать информацию в голове — это всегда фактор риска. Если
Работа с заинтересованными сторонами
Заинтересованные стороны — это физические или юридические лица, которые могут повлиять на ход проекта: заказчики, исполнители, поставщики, партнеры, конкуренты и другие. С ними нужно выстроить эффективные коммуникации, чтобы по максимуму учесть ожидания от проекта и снизить вероятность негативной реакции на результаты. Для этого потребуется:
- Составить реестр заинтересованных сторон.
- Для каждой продумать план действий: встречи, согласования, контрольные точки и т. д., чтобы отслеживать интересы и потребности участников проекта.
- Отразить этот план в Work Breakdown Structure проекта и контролировать работу по нему.
Автоматизация позволяет:
- корректно интегрировать план работы с заинтересованными лицами в Work Breakdown Structure;
- видеть актуальный этап взаимоотношений с заинтересованным лицом в контексте общего прогресса по проекту.
Объединение планов по разным направлениям работы в одном пространстве поможет избежать накладок по срокам. Например, с партнером есть договоренность проводить промежуточный контроль по задаче. Если он ошибочно запланирован на первые дни работы по ней, то на схеме проекта эта накладка сразу будет заметна.
По диаграмме видно, что время для контрольной встречи выбрано некорректно — в самом начале работ
Планирование и контроль затрат
Управление стоимостью проекта включает планирование бюджета и контроль затрат. Вместе эти процессы обеспечивают реализацию проекта в рамках согласованной сметы. Если разбить их на более мелкие шаги, то получится такой план:
- Определить все статьи расходов: аренда серверов, трудозатраты проектной команды, командировки, услуги сторонних организаций и многие другие.
- Заложить затраты по каждой статье расходов.
- Отслеживать фактические затраты, сопоставлять их с запланированными, при необходимости перераспределять бюджет.
Автоматизация позволяет:
- мониторить финансовую ситуацию по проекту в режиме реального времени;
- в любой момент видеть актуальный
план-факт затрат; - понимать, по каким статьям фактические расходы разошлись с плановыми;
- оперативно анализировать отклонения от плана и корректировать ситуацию.
Автоматизация поможет создать точный и обоснованный бюджет проекта, который станет базой для дальнейшего контроля затрат. Руководителю проекта не придется периодически запрашивать актуальную информацию по расходам у ответственных лиц. Он может просто и быстро контролировать показатели в системе автоматизации.
Все финансовые аспекты проекта на одном экране
Управление рисками
Риски — это неопределенные события, которые могут повлиять на ход и результаты проекта. Работа с ними нацелена на то, чтобы избежать этого или свести к минимуму возможные последствия. Минимальный план выглядит так:
- Идентифицировать риски.
- Для каждого продумать меры по предотвращению и составить график реализации.
- Продумать мероприятия по снижению последствий каждого риска, если его не удастся избежать.
Автоматизация позволяет:
- корректно интегрировать план управления рисками в Work Breakdown Structure;
- видеть актуальный этап работы с каждым риском в контексте общего прогресса по проекту;
- отслеживать текущий статус риска и в зависимости от него регулярно пересматривать его вероятность, последствия и мероприятия по предотвращению и снижению последствий.
Можно увидеть весь список рисков по проекту, по каждому посмотреть статус, запланированную и сделанную работу, анализировать динамику изменений. И все это в пару кликов.
Список рисков по проекту в Naumen Project Ruler помогает отслеживать статусы и запланированные работы по каждому
Эффекты от автоматизации для руководителя проекта
Проекты бывают очень разными. Они отличаются сферами деятельности, числом задач и участников, сроками и бюджетами. В зависимости от всех этих факторов результаты автоматизации проектного управления также будут варьироваться. При этом можно выделить базовые преимущества для руководителей любых проектов:
- экономия времени за счет автоматизации рутинных задач, таких как составление расписаний, отслеживание прогресса, создание отчетов и др. Высвобождается время для более важных задач;
- качественный контроль работ за счет доступа к информации о прогрессе любой задачи;
- оперативность решений за счет доступа к актуальным точным данным и аналитике по любому аспекту проекта;
- улучшение координации и коммуникации за счет единого информационного пространства для заинтересованных в проекте;
- улучшение контроля расходов и ресурсов за счет возможности точно отслеживать затраты, сопоставлять фактические показатели с плановыми, анализировать и оптимизировать ресурсы;
- повышенная адаптивность за счет возможности оперативно корректировать планы, графики, ресурсы и сроки;
- улучшение отчетности и аудита за счет доступа в любой момент к результатам, данным, показателям и параметрам проекта.
В заключение
Автоматизация процессов управления проектами — это уже необходимость для их успешной реализации. Специализированные системы открывает множество возможностей: точно планировать работы, ресурсы и бюджеты, видеть актуальный статус проекта, снизить ошибки, улучшить коммуникации.
Это не только удобные инструменты для управления проектом, но и ряд стратегических эффектов: экономия времени, увеличение эффективности управления ресурсами, быстрая адаптация к изменениям, централизованное хранение данных, повышение качества отчетов и соблюдение требований аудита.
Автоматизация требует изначальных инвестиций, но окупается за счет снижения трудозатрат проектной команды, выбора оптимальных с точки зрения бюджета решений, снижения рисков не уложиться в срок и получить штрафы от заказчика.
Грамотное использование возможностей автоматизации является конкурентным преимуществом проектной команды и организации.
