Есть С.Л.О.Н.а по частям. Внедрить ITAM и не подавиться. Часть 2

Всеволод Шадрин -

Универсальной последовательности этапов внедрения ITAM не существует. Но выделяется костяк, который может подойти большинству компаний. Не вошедшие в «скелет» проекта процессы становятся индивидуальными особенностями реализации.

В предыдущей публикации я делился опытом:

  • с чего лучше начать внедрение ITAM-решений;
  • на что опереться при выборе модели управления ИТ-активами;
  • в чем особенности базовых этапов внедрения.

В этой статье хочу продолжить тему и рассказать:

  • как построить ресурсно-сервисную и ресурсно-финансовую модели учета ИТ-активов;
  • какова специфика управления лицензиями и поставщиками;
  • каковы точки роста.

Какие части включает управление ИТ-активами

Сумму компонентов, из которых состоит ITAM-практика, условно называю «С.Л.О.Н.». К этим компонентам относятся:

  • соглашения;
  • лицензии;
  • оборудование;
  • нематериальные активы.

С.Л.О.Н.а делю на крупные части:

  • идентификация и отслеживание изменений по ИТ-активам;
  • планирование закупок и списания ИТ-активов;
  • построение ресурсно-сервисной и ресурсно-финансовой моделей учета ИТ-активов;
  • управление лицензиями и поставщиками.

Специфика первых двух частей проанализирована в предыдущей статье.

Сегодня через призму цели → шаги → результаты рассмотрю оставшиеся.

Построение ресурсно-сервисной и ресурсно-финансовой моделей учета ИТ-активов

Когда информация об ИТ-активах накоплена в ИТ-системе, вектор использования данных сведений можно расширить. Начинаем учитывать все договоры с подрядчиками, в рамках которых несем затраты на ИТ-активы, связываем ИТ-активы с Основным средством.

Чего хотим достичь:

  1. Получить информацию о целях использования ИТ-активов (работу какой Услуги они поддерживают).
  2. Собрать информацию о стоимости владения ИТ-активом и себестоимости предоставления Услуг.
  3. Разработать механизмы планирования затрат в рамках бюджетных статей.

Какие шаги выполняем:

  1. Загружаем информацию по договорам, затратам, амортизации и остаточной стоимости ИТ-активов из бухгалтерских систем (связываем через Основное средство).
  2. Вносим информацию о связях между ИТ-активами, тем самым формируем ресурсно-сервисную модель.
  3. Используем связи ресурсно-сервисной модели и информацию из бухгалтерских систем, чтобы сформировать финансовую модель распределения затрат по ИТ-активам.
  4. Планируем бюджет на ИТ.

Итогом контроля целей использования ИТ-активов получаем:

  1. Снижение холостой работы ИТ-активов.
  2. Контроль критичных ИТ-активов.
  3. Улучшение утилизации активов.

Как следствие оптимизации расходов на ИТ:

  1. Выделение дорогих услуг, направлений деятельности и операций.
  2. Принятие решение об аутсорсинге.
  3. Улучшение планирования бюджета.
  4. Контроль исполнения бюджета.

Управление лицензиями и поставщиками ИТ-активов

Следующим важным этапом является работа с поставщиками ИТ-активов. Это отдельная часть ITAM-«слона», где учитываем все обязательства поставщиков, договоры с ними, включая условия поддержки.

Вновь определяем цели:

  1. Оптимизировать затраты на лицензии.
  2. Организовать процесс контроля за поставщиками.

Что делаем:

  1. Собираем данные по лицензиям.
  2. Формируем лицензионную модель.
  3. Унифицируем правила взаимодействия с поставщиками.
  4. Проводим категоризацию и измерение качества сотрудничества с поставщиками.

Следствием оптимизации затрат на лицензии будут являться:

  1. Консолидация лицензий, поиск более выгодных схем лицензирования.
  2. Сокращение количества лицензируемых продуктов, их унификация.
  3. Улучшение условий лицензирования за счет консолидации информации.
  4. Повышение утилизации лицензий.

При организации контроля за поставщиками получаем:

  1. Измеримость и прозрачность процессов работы с поставщиками.
  2. Экономию затрат за счет консолидации и стандартизации.
  3. Упрощение операций по взаимодействию с поставщиками.
  4. Оперирование договором как самостоятельным активом.

Как развивать систему управления ИТ-активами

Когда крупные части С.Л.О.Н.а внедрены и автоматизированы, можно задуматься над развитием ИТ-системы.

К точкам роста отношу:

  1. Разработка политик – от требований к поставщикам к внутренним требованиям. Поддержка и развитие корпоративных стандартов по ИТ-активам.
  2. Использование ИТ-активов в проектной деятельности – услуги, инсталляции, лицензии.
  3. Управление знаниями в ИТ-активах – база статей с типовыми решениями инцидентов и запросов на обслуживание, документация, инструкции, F.A.Q.

В итоге получаем многокомпонентную картину собранных воедино и взаимосвязанных частей ITAM-«слона».

Что в итоге

Собственная практика внедрения ITAM-решений подталкивает к следующим выводам:

  1. Процесс управления ИТ-активами имеет многокомпонентный характер.
  2. С.Л.О.Н.а можно «съесть», но не целиком за один подход.
  3. Уже на старте внедрения необходимо определить, к каким целям стремимся и какие шаги выполняем на каждом из этапов.
  4. Всегда есть точки роста, т.к. ITAM не ограничивается только сбором информации об ИТ-активах и отслеживанием их изменений.

Источник: Хабрахабр

Что почитать по теме:
Есть С.Л.О.Н.а по частям. Внедрить ITAM и не подавиться (Часть 1)
Управление ИТ-активами: как мифы влияют на проекты
Внедрение ITAM-решений: как избавиться от мифов