Выступал на конференции «ITAM & SAMday 2018» (IT Asset Management и Software Asset Management). Основной вектор дискуссии – обмен опытом в построении моделей управления ИТ-активами в компаниях самых разных отраслей.

Поделюсь тезисами доклада и затрону вопросы:

  • с чего начать внедрение процессов управления ИТ-активами;
  • из каких шагов оно состоит.

Не раз в проектах приходилось сталкиваться с идеалистическим подходом, когда стремятся работать по принципу «внедряем всё и сразу». Практика показывает, что с многофункциональными ИТ-системами это сложновыполнимая задача.

Всегда предлагаю есть «слона» по частям, поэтапно.

Что говорит статистика

Интерес к ITAM стабильно растет. Это подтверждает мировая статистика. Например, в результатах исследования «Управление ИТ-услугами следующего поколения» от аналитической компании «Enterprise Management Associates» отмечен стабильный рост внимания к вопросам автоматизации процессов управления ИТ-активами со стороны бизнеса.

itam-report

Посмотрим, как большой «слон» – ITAM – чувствует себя в российской практике.

Какие компоненты входят в ITAM-практику

Сначала разберу, на что похож «слон», – так условно называю совокупность компонентов, из которых состоит ITAM-практика.

Вспоминается древняя индийская притча о слоне и шести слепцах.

Первый слепой протянул руку и коснулся бока слона: «Какой гладкий! Слон похож на стену». Второй слепой протянул руку и коснулся хобота слона: «Какой круглый! Слон похож на змею». Третий слепой протянул руку и коснулся бивня слона: «Какой острый! Слон похож на копье». Четвертый слепой протянул руку и коснулся ноги слона: «Какой высокий! Слон похож на дерево». Пятый слепой протянул руку и коснулся уха слона: «Какой широкий! Слон похож на опахало». Шестой слепой протянул руку и коснулся хвоста слона: «Какой тонкий! Слон похож на веревку».

Чтобы не быть похожими на слепцов, посмотрим общим взглядом на ITAM-«слона» и «разложим» его на ключевые компоненты.

С.

Соглашения, которые определяют:

  • процессы;
  • внутренние и внешние договорные отношения;
  • фиксирующие документы (например, факты затрат на ИТ-активы);
  • политики для установки правил учета ИТ-активов или отдельных операций по ним;
  • бюджеты на ИТ-активы.

Л.

Лицензии. Учет и управление лицензиями.

О.

Оборудование. Учет рабочих мест, периферии, серверов.

Н.

Нематериальные активы. Учет виртуальной инфраструктуры, софт, знания.

От чего зависит выбор модели управления ИТ-активами

Практика управления ИТ-активами многоаспектна, и не всем компаниям требуется внедрять абсолютно все подходы и области управления.

Важнее определить, для чего в компании реализуется управление ИТ-активами, каких целей хочется достичь? Это напрямую влияет на «внешний вид» С.Л.О.Н.а, а значит и на выбор последовательности шагов, и итоговую картину модели управления ИТ-активами.

itam-choice

Опираясь на свою практику внедрения ITAM-решений, предложу следующий набор целей, которые можно задать на старте:

  1. Минимизировать внеплановые закупки ИТ-активов при оптимальном размере складского запаса.
  2. Снизить процент секвенции бюджета при ежегодном планировании ИТ-бюджета, как следствие – улучшить обоснование затрат на ИТ.
  3. Сократить время на получение актуальной информации по ИТ-активам.
  4. Оптимизировать затраты на лицензирование.

Достижению этих целей поможет автоматизация функциональных «частей» ITAM. Их специфику рассмотрю далее.

Из каких частей состоит управление ИТ-активами

Поделю С.Л.О.Н.а на крупные части:

  • идентификация и отслеживание изменений по ИТ-активам;
  • планирование закупок и списания ИТ-активов;
  • построение ресурсно-сервисной и ресурсно-финансовой моделей учета ИТ-активов;
  • управление лицензиями и поставщиками.

Проанализирую первые две части через призму цели → шаги → результаты.

Идентификация и отслеживание изменений по ИТ-активам

itam-slon-grey-1

Первым базовым этапом при внедрении ITAM должна стать агрегация информации об ИТ-активах компании.

Ставим цели:

  1. Сформировать централизованный источник актуальной информации об оборудовании, ПО и т.д.
  2. Получить актуальную информацию об ИТ-активах, включая:
    • количество;
    • виды;
    • учетные параметры;
    • местоположение.
  3. Установить связь ИТ-активов с Основными средствами как «мостик» для дальнейшего развития.

Для реализации целей двигаемся по шагам с учетом ITSM-процессов:

  1. Выбираем средство автоматизации.
  2. Разрабатываем классификатор ИТ-активов.
  3. Составляем сценарии обновления базы ИТ-активов.
  4. Проводим инвентаризацию и наполняем базу ИТ-активов.
  5. Устанавливаем связь активов и Основных средств (нематериальные активы, малоценка).

nau-itam-sheme-1

Важно отметить, что управление ИТ-активами рассматривается мною в постоянной связке с Каталогом услуг (в рамках которых осуществляется поддержка ИТ-активов внутри ИТ) и процессами эксплуатации услуг (управление инцидентами, запросами на обслуживание и изменениями).

В результате работа со сформированным единым источником актуальной информации об ИТ-активах позволит:

  1. Повысить утилизацию оборудования.
  2. Уменьшить количество закупаемого оборудования.
  3. Упростить процесс инвентаризации.
  4. Сократить время на поиск нужной информации.

Планирование закупок и списания ИТ-активов

itam-slon-2

Допустим, что мы «накопили» и сформировали базу ИТ-активов и наладили процесс актуализации информации в ней. Далее наступает этап управления жизненным циклом ИТ-активов и контроля всех процессов, связанных с их планированием, поступлением и выбытием.

Ставим цели:

  1. Оптимизировать процесс закупки ИТ-активов.
  2. Повысить контролируемость процесса списания ИТ-активов.

И идем по шагам:

  1. Проводим стандартизацию ИТ-активов.
  2. Разрабатываем сценарии планирования закупок.
  3. Интегрируемся с системами закупок.
  4. Прописываем сценарии списания ИТ-активов.

nau-itam-sheme-2

Эффектом от выполнения указанных шагов станет:

  1. Консолидация закупок и получение выгодных цен со стороны подрядчиков.
  2. Оптимизация складского запаса.
  3. Консолидация по договорам поддержки.
  4. Упрощение механизмов контроля за многообразием видов техники.
  5. Упрощение операций с ИТ-активами.

Каковы промежуточные итоги

Многокомпонентный характер ITAM-систем предопределяет поэтапный характер внедрения. Прежде чем внедрять, необходимо учесть следующее:

  1. Крайне важно уже в начале пути представлять, чего хочешь добиться и на каком этапе. Без этого придется постоянно решать какие-то текущие задачи без понимания дальнейшего глобального развития процесса.
  2. Ваши цели и их критичность должны четко ложиться на последовательность того, что вы делаете.
  3. Связка с процессами эксплуатации крайне важна и для процессов управления ИТ-услугами, и для процессов управления ИТ-активами.

При этом при внедрении ITAM всегда есть точки роста. Например, о том, как построить ресурсно-сервисную и ресурсно-финансовую модели учета ИТ-активов, как организовать процесс управления лицензиями и поставщиками, как развивать ИТ-систему, поделюсь своим мнением в следующей публикации.

Источник: Хабрахабр


Что почитать по теме:
Управление ИТ-активами: как мифы влияют на проекты
Внедрение ITAM-решений: как избавиться от мифов