Без программного обеспечения деятельность современной компании невозможна. Чтобы каждый сотрудник располагал необходимыми для работы приложениями, нужно учитывать множество аспектов: понимать, какие специалисты в каких программах нуждаются, контролировать сроки действия лицензий, отслеживать исполнение и планировать бюджет на закупки. Все это — трудоемкие процессы управления потребностями в ПО. Рассмотрим, как их можно автоматизировать на примере продукта Naumen SAM.
Что включает управление потребностью в ПО
Чтобы управлять потребностями, нужно их учитывать, понимать насколько они целесообразны и своевременно их удовлетворять, если они соответствуют задачам бизнеса. При этом необходимо знать, какими программными активами организация уже владеет, заблаговременно продлевать лицензии и услуги технической поддержки с истекающими сроками действия.
Для управления потребностями в ПО реализуют следующие процедуры:
- Регулярный сбор информации о планах подразделений по использованию программного обеспечения.
- Контроль остатков бессрочных лицензий и сроков действия подписок.
- Обработка внеплановых потребностей.
- Анализ эффективности использования лицензий.
Добиться точности и оперативности этих процедур без автоматизации очень сложно и трудоемко. Решение Naumen SAM помогает реализовать их по заданным алгоритмам и с минимальным влиянием человеческого фактора. Оно создает единое хранилище данных обо всех аспектах использования ПО в компании и содержит инструменты для автоматизации процесса управления программными активами, включая сбор и управление потребностями. Разберемся, как это происходит.
Плановый сбор информации о потребностях
Большинство компаний практикуют планирование на год, в том числе по необходимым для работы бизнеса
Сбор потребностей может происходить следующими способами:
- По электронной почте. Пользователи,
ИТ-специалисты и руководители отправляют информацию о необходимом ПО письмом ответственным сотрудникам. - Через систему автоматизации. Сотрудники регистрируют потребности через специальную форму в системе.
В решении Naumen SAM есть возможность реализовать оба метода сбора потребностей, включая дополнительные механизмы автоматизации, такие как автоматические уведомления сотрудников о необходимости заполнить и отправить данные.
Контроль сроков действия лицензий и техподдержки ПО
Кроме новых потребностей, есть регулярные. Они касаются ПО, которое уже используется в компании. Необходимо своевременно продлевать сроки действия лицензий и технической поддержки, чтобы избежать остановки
Naumen SAM не просто хранит информацию о сроках и условиях использования ПО. На основе заданных настроек система может заранее оповещать ответственных о том, что скоро период действия той или иной лицензии закончится и необходимо выполнить действия для ее продления.
Уведомление содержит сведения о дате окончания действия лицензий, а также пользователях и устройствах, на которых установлено ПО
Ответственные сразу видят всю нужную информацию. Не придется собирать сведения заново, чтобы понять, сколько понадобится новых лицензий.
Такое уведомление позволяет не дожидаться момента, когда у пользователя не запустится программа и он обратится в техподдержку. Специалист может сам заранее создать запрос на потребность нужного количества лицензий из формы данного напоминания.
На форме регистрации потребности в продлении лицензий автоматически заполняются данные о необходимом ПО и количестве лицензионных прав
Контроль остатков лицензий
Определенный запас лицензий — дополнительная гарантия того, что
В Naumen SAM можно контролировать доступные запасы лицензий, а также настраивать показатель неснижаемого остатка для конкретных программных продуктов. Автоматически генерируемый отчет по лицензионному соответствию показывает, сколько лицензий ПО закуплено, сколько используется и сколько доступно. Также в нем есть опция контроля остатка. Если по какой-либо программе лицензий осталось меньше, чем настроенный неснижаемый остаток, система сигнализирует об этом специальной пиктограммой.
Цветовой индикатор статуса остатка помогает быстро определить ПО, для которого необходимо пополнить запас лицензий
Для удобства в системе можно включить уведомления ответственных сотрудников о необходимости пополнения запасов конкретного ПО.
Обработка внеплановых потребностей
Каким бы точным ни было планирование, спонтанные потребности в ПО все равно периодически возникают. Обычно они точечные, так как крупные учтены в планах. С такими потребностями сотрудники обращаются в службу ИТ. Например, для участия в новом проекте инженеру внедрения требуется специальное ПО для шифрования данных. Он создает запрос, который передается специалисту, ответственному за управление программными активами.
Специалист проверяет и отправляет заявку на согласование руководителю сотрудника, который ее подал, с помощью соответствующей кнопки прямо в этой же форме. Если согласующий не подтверждает потребность своего подчиненного, то специалист по управлению ПО закрывает запрос.
Если же заявка согласована, то ответственный за ПО оценивает возможность ее удовлетворить. Naumen SAM хранит информацию о всех закупленных, установленных и свободных лицензиях и располагает данными об остатках. Эти сведения по требуемому ПО система отображает непосредственно в карточке запроса.
Ответственный за запрос на потребность сразу видит, есть ли в компании доступные лицензии на запрашиваемое ПО
Если лицензии имеются в наличии, их можно сразу выдать пользователю. Если нет, то необходимо их приобрести. Отметка о внеплановой закупке делается прямо в форме заявки, и она снова отправляется на согласование — на этот раз к специалистам, отвечающим за закупки
В системе специалистам отдела закупок доступна информация о бюджете текущего периода, в частности, сколько средств предполагается для внеплановых закупок. Исходя из этих данных, рассматривается поступившая заявка. Если она одобрена, закупка попадает в бюджет на текущий период и запускается процесс приобретения ПО. Если нет — заявка закрывается, а потребность учитывается в планировании на следующий период.
Данный пример процесса реализован в базовой версии Naumen SAM и может быть адаптирован к
Схема процесса сбора и обработки потребностей в базовой конфигурации Naumen SAM
Анализ потребностей, планов и затрат
Аналитика закупок и использования ПО за определенный период помогает прогнозировать потребности. В Naumen SAM есть вся необходимая для этого информация, а собрать ее на одном экране можно с помощью дашбордов. Они визуализируют данные в виде удобных для восприятия виджетов: диаграмм, графиков, гистограмм. Это удобный инструмент:
- для специалистов и руководителей по управлению
ИТ-активами — понимать потребности пользователей, отслеживать тенденции, чтобы точно планировать, контролировать запасы и сроки действия лицензий ПО; - специалистов отдела закупок — понимать картину по бюджету на ПО, в т.ч. сколько средств запланировано, сколько использовано и сколько доступно для внеплановых приобретений, а сколько потрачено без обозначенных потребностей.
Преднастроенные дашборды Naumen SAM позволяют проводить аналитику по процессу управления потребностями
К выводам
Система автоматизации управления программными активами Naumen SAM содержит инструменты, которые в разы упрощают процесс управления потребностями в ПО. За счет аккумулирования информации в одном пространстве и выстроенных цепочек взаимодействий между всеми заинтересованными сторонами планирование происходит быстрее и точнее.
