Как построить CMDB для финансовой организации: кейс для банка

Меня зовут Виктория Кабицына, бизнес-аналитик в Naumen. На примере клиентского кейса расскажу, как один из российских банков стал управлять ИТ-инфраструктурой с помощью нашего решения Naumen Service Desk.

Банковский ИТ-учет с «ПрограмБанк.АБС»

Управление ИТ-активами в бухгалтерских программных продуктах и Excel — распространенная практика в российских компаниях. Такой способ применял и один из наших клиентов — российский банк. Банк имеет 3 отделения в Москве, специализируется на кредитовании и обслуживании организаций, операциях с ценными бумагами. Штат сотрудников — 200 человек.

Раньше ИТ-подразделение учитывало оборудование с помощью российского продукта «ПрограмБанк.АБС». При небольшом парке устройств такая система справлялась с задачами. Однако по мере увеличения количества оборудования стала ощущаться разница подходов между объектами учета в бухгалтерии и ИТ. Для бухгалтерии актив — это позиция из накладной, для ИТ — конфигурационная единица. Это ключевое отличие, которое приводит к тому, что невозможно вести комплексный ИТ-учет и, тем более, управлять ИТ-инфраструктурой с помощью бухгалтерских программ.

Недостатки ИТ-учета с помощью «ПрограмБанк.АБС»:

1. Невозможность детализации. Информация о составе ИТ-актива отсутствует, а сами активы неделимы.
2. Данные сгруппированы неподходящим для задач ИТ образом.
3. В системе хранится много избыточной информации, учитываются все активы, не только ИТ. Это затрудняет поиск нужной информации и замедляет работу ИТ-специалистов.

Например, отдельный ИТ-актив в бухгалтерском учете — автоматизированное рабочее место. В ведомости отображается: АРМ, стоимость, инвентарный номер. При этом неизвестен состав этого АРМ и характеристики устройств. Утрированно: при поломке компьютерной мыши весь АРМ в системе учета должен получить статус «На ремонте».

Такой подход не отвечает задачам ИТ-подразделения, которому нужна детализация и гибкость. Специалистам важна информация о составе и характеристиках оборудования, а также возможность учитывать элементы отдельно. Например, при необходимости «разделить» компьютерную мышь, монитор и системный блок.

Ведение ИТ-учета с помощью Excel

ИТ-подразделение банка стало детализировать данные из бухгалтерской системы в таблицах Excel. Это работало до определенного момента. Когда количество используемого оборудования возросло, а инфраструктура усложнилась, учет с помощью Excel стал медленным и неудобным.

Недостатки ИТ-учета через Excel:

1. Сложно вести учет на необходимом уровне детализации. В таблицу невозможно внести необходимый объем данных об оборудовании и выстроить взаимосвязи между элементами.
2. Риск ошибок и потерь данных, возникающих при ручном учете. Сотрудники могли забыть описать оборудование или внести некорректную информацию в базу. Информация об учетных единицах была плохо структурирована и неоднородна.

Учет не позволял установить, какое именно оборудование хранится на складе, что приводило к закупкам лишних устройств. Было сложно понять, можно ли продлить срок службы ноутбука, добавив оперативную память, или его необходимо списать, что также способствовало нерациональному использованию ресурсов. Был затруднен контроль лицензий ПО, поэтому финорганизация могла закупить дополнительные лицензии при наличии свободных.

Также учет в Excel уже не отвечал потребностям банка в управлении парком оборудования и мощностями, планировании и оптимизации бюджета. Компания стала искать специализированное решение для управления ИТ среди систем класса Service Desk.

В первую очередь банк интересовала возможность управления конфигурационными единицами (КЕ) — оборудованием и комплектующими, программными активами и лицензиями. В дальнейшем с помощью этой же системы организация планировала охватить процессы сервисного обслуживания — поддержку пользователей, предоставление ИТ-услуг, отработку инцидентов и запросов на обслуживание.

Новый уровень ИТ-учета

Банк выбрал комплексное решение Naumen Service Desk. Система позволяет построить базу данных управления конфигурациями (CMDB) и управлять ИТ-инфраструктурой гибко и с максимальным уровнем детализации.

Дополнительное преимущество решения от NAUMEN — бесшовная интеграция с продуктом Naumen SAM для управления лицензиями и ПО. А наличие мобильной версии позволяет отслеживать устройства по QR-коду, а также предусматривает множество сценариев инвентаризации оборудования.

Проект внедрения Naumen Service Desk продолжался 3 месяца. За это время мы провели обследование, внедрили систему, настроили импорт и синхронизацию активов на основе данных из «ПрограмБанк.АБС» и Excel.

Построение CMDB. Чтобы построить CMDB, данные об оборудовании нужно было перенести из Excel в Naumen Service Desk. При загрузке обошлись минимальными настройками, в системе все подготовлено для быстрой обработки таких данных.

В результате сформированная база конфигурационных единиц позволяет:

• учитывать все элементы ИТ-инфраструктуры с максимальной детализацией;
• отражать взаимосвязи между компонентами;
• отслеживать состояние, расположение, ответственного за оборудование и связанные инциденты на протяжении всего жизненного цикла актива.

ИТ-инфраструктура банка постоянно меняется: добавляются новые устройства, списываются старые, меняется местоположение и состав оборудования. Чтобы CMDB отражала реальную картину, данные необходимо обновлять. Мы отработали эту процедуру: данные из Excel обогащаются данными из «ПрограмБанк.АБС». Далее из «ПрограмБанк.АБС» выгружается стандартная инвентаризационная опись в формате .xml и загружается в Naumen Service Desk. В системе данные автоматически обрабатываются, КЕ соотносятся с инвентарными номерами.

Учет лицензий. Для управления ПО и лицензиями банк использует продукт Naumen SAM. С его помощью специалисты контролируют сроки действия лицензий, неиспользуемое и нелицензионное ПО. Данные о программах, установленных на рабочем оборудовании, дополняют базу конфигурационных единиц.

Так, в CMDB специалисты могут увидеть не только информацию о комплектующих, из которых состоит, например, ноутбук (матрица, видеокарта, блок питания, оперативная память), но и об установленных программах. Сейчас система контролирует 200 корпоративных устройств.

Инвентаризация ИТ-активов. С помощью мобильной версии Naumen Service Desk банк проводит инвентаризацию оборудования. При внесении данных об устройствах в системе генерируются QR-коды. Затем коды распечатываются и наклеиваются на ИТ-активы. При инвентаризации достаточно отсканировать QR-код с помощью мобильного приложения, чтобы найти конкретное устройство в базе. Также соотнесение данных инвентаризации с информацией из CMDB позволяет выявить, какое оборудование отсутствует, какое находится не на своем месте.

Поэтапная миграция. Банк давно использует систему Jira для обработки заявок пользователей. Система настроена под потребности организации, в ней накоплено много данных. Однако отсутствие поддержки и обновлений, а также требования российских регуляторов ускорили потребность импортозаместить западное ПО.

Чтобы обеспечить плавную миграцию с одной системы на другую, наша команда настроила взаимодействие систем. Так, обращения сотрудников сначала регистрируются и обрабатываются в Jira, затем жизненный цикл заявки дублируется в Naumen Service Desk. Со временем в новой системе накопится вся необходимая информация, и банку будет проще мигрировать на российское ПО.

К итогам и планам

Банк только начал использовать систему Naumen Service Desk для хранения данных о КЕ, управления ИТ-активами и инвентаризации оборудования. Благодаря проекту в компании уже появилась возможность полноценно управлять ИТ-инфраструктурой, рациональнее использовать бюджет на ИТ, проводить инвентаризацию оборудования. В планах компании — полная миграция процессов сервисного обслуживания с западного ПО на российское решение.