4 дашборда для управления портфелем проектов, стейкхолдерами и рисками

В этой статье рассмотрим аналитические инструменты в Naumen Project Ruler, которые помогают выполнять задачи, связанные с управлением проектами. Подборка дашбордов будет полезна руководителям проектов, менеджерам портфелей проектов, риск-менеджерам.

Аналитика портфеля проектов

Дашборд позволяет руководителю портфеля проектов контролировать достижение финансовых целей и прогресс проектов, входящих в портфель.

В верхней части дашборда размещаются виджеты с данными о доходах и расходах в виде абсолютных и относительных значений. С их помощью можно быстро оценить, насколько освоен бюджет и достигнут ли план по доходам.

Далее отображаются показатели, которые позволяют разобраться в цифрах более детально.

Рентабельность портфеля показывает, какой доход получает компания на каждый рубль. Если на рубль вложений приходится рубль доходов, то рентабельность равна 100%. Если показатель ниже, значит, организация получает меньше, чем вкладывает. Если выше, то портфель проектов прибыльный.

Маржинальность продаж рассчитывается по сумме доходов и расходов всех проектов. Показывает, сколько прибыли останется, если из суммы доходов исключить все расходы.

Рейтинг «Рентабельность проектов» отображает самые успешные проекты. Однако самый рентабельный проект — не то же самое, что самый доходный. Рентабельность выражена в процентах, которые могут рассчитываться на основе небольших цифр. Например, проект может выйти на первое место по рентабельности, но доля доходов по нему в рамках портфеля окажется незначительной. А проект с более низкой рентабельностью может приносить больший доход.

Чтобы оценить вес проектов по доходам, можно обратиться к виджету «Финансы проектов». Если соотнести топ-5 рентабельных проектов и данные из таблицы, получится сделать вывод о том, какой проект приоритетнее для организации.

В совокупности данные дашборда помогают принимать стратегические решения, связанные с управлением портфелем проектов. Например, если у проекта нет потенциала, его стоит закрыть, а освободившиеся ресурсы перераспределить на более перспективные инициативы.

Сводная информация по проектам в ответственности

Дашборд позволяет руководителю нескольких проектов на верхнем уровне контролировать все проекты, которые находятся в его ответственности. Это особенно полезно, когда нет возможности постоянно просматривать дашборды по каждому проекту в отдельности. Так проще обнаруживать отклонения и не допускать возникновения критических ситуаций.

В верхней части дашборда отображаются данные по статусам задач, без указания проекта. Выбраны такие показатели, за счет аналитики которых получится быстро обнаружить проблемы на любом из проектов.

Руководитель может перейти в список задач «Скоро дедлайн» или «Просрочено» и выяснить, почему нарушаются сроки. Например, может оказаться, что задачами с близкими дедлайнами никто не занимается, потому что не определен ответственный. Значит, нужно назначить исполнителя.

Контролировать показатель «Созданные задачи» особенно важно, когда право создавать их есть не только у руководителя. Ведь чем больше незапланированных задач будет создано, тем сильнее могут сдвинуться сроки проекта. Например, руководитель за последние дни не создавал задачи или создавал меньшее количество, чем отображает показатель. Прямо с виджета руководитель переходит в список новых задач и видит, что их инициировали аналитики. Если из-за новых задач возникает риск сдвига сроков проекта, руководитель уточняет, нужно ли проводить работы, а при необходимости запускает процедуру согласования изменений.

Далее на дашборде отображается более детальная информация о задачах.

Диаграмма «Задачи по статусам» позволяет оценить, как в целом обстоят дела. Например, если преобладают выполненные задачи, значит, проекты реализуются по плану. А большое количество задач со статусом «Бэклог» может говорить о том, что что-то идет не так. Нужно проверить сроки и понять, пора ли назначить ответственных.

Диаграмма «Задачи с самой высокой оценкой» позволяет увидеть топ-10 задач, на выполнение которых запланировано больше всего времени. Если ежедневно отслеживать показатели, можно обнаружить изменения в объеме требуемых трудозатрат. Например, раньше максимальное время выполнения задачи было 10 часов. Теперь — 36. Руководитель может выяснить причины этого. Допустим, сотрудники не успевали выполнять задачи такого типа за 10 часов, и новая оценка более реальная.

Далее расположены виджеты для контроля бюджета и времени.

С помощью графика «Списанные трудозатраты» получится контролировать время, затраченное на реализацию каждого проекта. Если списанных трудозатрат больше 100%, значит, проект реализуется с нарушением сроков.

В нижней части дашборда отображается информация о командах.

Сведения о количестве участников будут полезны при управлении ресурсами. Например, в команде не хватает сотрудников, а критичность реализации проекта высокая. Можно перераспределить ресурсы с других проектов или нанять новых людей. Если необходимо понять, кто именно работает на проекте, из дашборда доступен переход в детальный список участников.

В целом дашборд можно использовать для оперативной оценки ситуации. Также руководитель может поделиться ссылкой на аналитику с заинтересованными лицами, например, с функциональным руководителем или руководителем портфеля проектов.

Оценка влияния и интереса стейкхолдеров

Дашборд выводит показатели, которые необходимы руководителю проекта для взаимодействия со стейкхолдерами. Метрики помогают понять, как стейкхолдеры могут повлиять на проект и насколько в нем заинтересованы. Дают возможность оценивать вероятность успеха, выявлять риски для проекта, а также выстраивать коммуникационную стратегию.

В начале проекта создается реестр стейкхолдеров и оценивается уровень влияния и интереса каждого. На этой основе рассчитывается показатель классификации. Сводные данные отображаются на дашборде, на этом же экране выводится общий список заинтересованных лиц с индивидуальными оценками.

Чем ниже показатель классификации, тем выше интерес сторон и ниже их влияние. А чем выше — тем больше проект зависит от заинтересованных лиц и тем меньше интереса они к нему испытывают. Так, классификация от 1,5 показывает высокую степень зависимости, а это влечет за собой дополнительные риски.

Руководитель может проанализировать оценки каждого стейкхолдера и выявить самые «влиятельные» стороны. Затем рассмотреть, как изменить ситуацию и какие меры принять.

Например, часть стейкхолдеров проекта — это государственные структуры. Без дополнительного разрешения с их стороны организация не может выполнить определенные работы. Значит руководитель проекта выставляет максимальную оценку влияния. При этом интерес к проекту у госструктур невысокий. Нужно принять решение, как вести проект дальше, невзирая на риски.

Бывает, что низкая заинтересованность стейкхолдеров связана с тематикой проекта. Например, компания разрабатывает новую платформу для управления цепочками поставок. Но оказывается, что продукт не интересен сторонам. Топ-менеджмент компании считает, что текущие решения уже обеспечивают достаточную прозрачность и эффективность. А инвесторы не понимают, чем отличается продукт от систем конкурентов и не видят смысла вкладываться в проект. Выяснив, в чем дело, руководитель разработает план действий. Если проблема в том, что продукт не уникальный, инициаторам нужно доработать или переосмыслить его. А потом уже запускать проект.

Риски проекта

Дашборд позволяет руководителю проекта и другим сотрудникам контролировать прогнозируемые негативные события. А также оценивать эффективность мероприятий, направленных на снижение величины возможных отклонений от плана.

При планировании проекта в Naumen Project Ruler создается реестр рисков. Каждое отклонение оценивается отдельно по вероятности наступления и степени влияния на проект. Затем событиям присваивается категория — катастрофическое, критическое, допустимое, и проводится дополнительная оценка рисков. Это необходимо, чтобы понять, стоит ли запускать стратегическую инициативу, корректна ли первичная оценка и с какими рисками нужно работать в первую очередь.

Например, если реализация проекта связана со множеством катастрофических рисков, возможно, его вообще не нужно начинать. А если большая часть вероятных негативных событий незначительная, то смело запускаем проект. Кроме того, незначительные отклонения можно игнорировать, а сконцентрироваться на снижении влияния и вероятности наступления существенных.

На основании оценок рассчитываются средние показатели и формируется дашборд.

На этапе планирования проекта такие данные помогут оценить, насколько предлагаемая инициатива рискованная и готова ли организация над ней работать.

Во время реализации проекта дашборд позволяет оценить эффективность задач, направленных на снижение показателей риска. После выполнения соответствующих задач проводится переоценка, и на второй линии дашборда выводятся обновленные сведения. Например, в начале проекта у организации всего один поставщик. Если по каким-то причинам сотрудничество с ним придется прекратить, проект окажется под угрозой. После проведения мероприятий организация увеличивает количество поставщиков, и влияние риска снижается.

К выводам

С помощью дашбордов в системе управления проектами Naumen Project Ruler руководитель и команда проекта получают аналитическую информацию в удобном виде. При этом на дашборд можно вывести только ту информацию, которая нужна конкретной роли. Это дает возможность быстро оценивать ситуацию, разбираться в причинах, если цифры сигнализируют о сложностях, и принимать необходимые меры.