Файловое хранилище (СХД) — это не просто место для данных. Это потенциальный источник стратегических рисков и скрытых потерь для бизнеса. Когда
Что скрывают накопленные терабайты? И как превратить хранилище из «черного ящика» в управляемый актив? Разберем 9 ключевых проблем и современные подходы к их решению с помощью интеллектуальной
Что такое Naumen Enterprise Search
Naumen Enterprise Search (NES) — это ИИ-платформа для агрегации, структурирования и анализа данных из любых источников: файловых хранилищ, CRM, ECM-систем и почты. Выделим основные возможности:
- автоматическая индексация 30+ форматов, включая сканы и архивы;
- семантический поиск по смыслу, а не ключевым словам;
- каталогизация и структурирование данных (построение связей между документами, выделение именованных сущностей);
- ИИ-помощники на базе RAG;
- поиск и исключение дублирования информации;
- векторные базы данных, OCR, NLP;
- интеграция с Active Directory, LDAP для контроля доступа;
- поставка во внутренний контур компании.
Что входит в функциональность платформы Naumen Enterprise Search
Проблема 1. «Черный ящик»: неизвестное содержимое и скрытые риски
Ключевой проблемой управления файловым хранилищем является отсутствие реальной «карты данных», что делает неизвестным содержимое СХД. Компании не могут определить, где хранятся устаревшие файлы, в каких документах содержатся ПДн или пароли в открытом доступе, а также какие данные представляют ценность или несут риски. Это приводит к прямым нарушениям
Naumen Enterprise Search при помощи
Проблема 2. «Мертвый груз»: критичная информация в недоступных форматах
Принципиальной сложностью становится недоступность до 40% корпоративных знаний
Решение — автоматическое распознавание текста с извлечением метаданных в документах без текстового слоя, разархивация средствами NES и хранение индекса в векторной базе данных, чтобы эта информация стала доступна через полнотекстовый и смысловой поиск или каталоги.
Проблема 3. «Уходящее знание»: экспертиза, запертая в личных папках
Существенным риском является изоляция уникальных наработок специалистов в личных папках, что не позволяет другим сотрудникам использовать опыт коллег и ведет к дублированию работ. Уникальные шаблоны, аналитика ключевых специалистов «похоронены» в сетевых папках или сложных структурах. При уходе сотрудников компания теряет до 70% неформализованных знаний, что также ведет к замедлению адаптации новых сотрудников.
Для предотвращения потери исторических данных Naumen Enterprise Search внедряет семантическое структурирование знаний с автоматической привязкой к проектам на основе выделения именованных сущностей (NER) и векторной базы данных, а поиск по смыслу позволяет находить глубоко спрятанную информацию.
Трансформации СХД с помощью автоматизации приводит к понятным результатам
Проблема 4. «Эпидемия дублей»: путаница версий и пустая трата ресурсов
Дублирование документов в компании, где множественные копии могут занимать 30% объема СХД, вызывает сложности в рабочих процесса. Например, устаревшие версии, сохраненные в разных папках, значительно увеличивают затраты на поиск. Это приводит к потере времени на сверку версий, ошибки на основе устаревших данных, нерациональное использование дорогого дискового пространства.
Naumen Enterprise Search предлагает интеллектуальное обнаружение точных копий и документов близких по смыслу, используя семантический модуль, предобученные opensource
| Параметр | Традиционный подход | С платформой NES |
|---|---|---|
| Время поиска документа | 15–30 мин. | < 60 сек. |
| Затраты на аудит | 120 чел./часов | 20 чел./часов |
| Объем дублей | 25–40% | до 5% |
* Данные основаны на средних расчетах по итогам внедрений в 7 компаниях (2022-2024 гг.)
Проблема 5. «Ручная каталогизация»: сизифов труд ИТ-команд
Критичным вызовом становятся высокие трудозатраты ИТ на поддержку хранилища, ручное администрирование папок и создание каталогов вместо выполнения стратегических задач. Каталоги устаревают, сложно структурировать новые типы документов, а из-за огромных массивов неструктурированной информации часто невозможно охватить весь объем данных.
Система на технологиях Naumen преобразует этот процесс через автоматическое построение и постоянное обновление сквозного каталога на основе анализа содержимого и метаданных.
Проблема 6. «Фильтрация не спасает»: ограничения стандартных инструментов
Невозможность поиска по смыслу или сущностям (проектам, контрагентам, персонам, адресам и другим параметрам) обходится компаниям в среднем в 15 потерянных рабочих дней на сотрудника ежегодно. Например, поиск договора по контрагенту превращается в квест с проверкой сотен папок. Зачастую критически важная информация «прячется» за неподходящими именами файлов, а результаты поиска неточны и неполны.
Naumen Enterprise Search вводит гибкие «умные фильтры», понимающие сущности, метаданные, типы файлов, семантические связи и многое другое.
Проблема 7. «Тупиковый поиск»: когда ключевые слова бессильны
Поиск по ключевым словам часто не помогает из-за разных названий одного понятия, опечаток, недоступности к индексации сканов или архивов. Крайне сложно понять, например, что кроется в документе с названием «Версии_финальная_правки_FINAL(3).docx». Все это ведет к прямым финансовым потерям (упущенным возможностям и штрафам), порождает колоссальные потери времени сотрудников, фрустрацию и принятие решений без полной информации.
В NES применяется поиск, понимающий смысл запросов и работающий со всеми документами, в том числе без текстового слоя. Это обеспечивает сотрудникам мгновенный доступ ко всему историческому массиву.
Сокращение времени на разбор разрозненных документов и увеличение доступности данных как ключевые результаты применения системы корпоративного поиска от Naumen. Данные основаны на средних расчетах по итогам внедрений в 2022-2024 гг.
Проблема 8. «Аудит как кошмар»: месяцы ручного труда и риск неполноты данных
Еще одна сложность — ручной сбор документов для контролирующих органов и внутренних аудитов, требующий в среднем до 120
Naumen Enterprise Search справляется с такой задачей благодаря мгновенному формированию полной и обоснованной выборки документов по смыслу, тексту или сущностям (контрагент, проект, персона) с учетом прав доступа.
| Показатель | До внедрения | После внедрения NES |
|---|---|---|
| Обнаружение ПДн | 68% вручную | 100% автоматически |
| Доступ к сканированным документам | 42% заблокировано | 97% доступно |
| Среднее время поиска | 18 мин. | 47 сек. |
| Подготовка к аудиту РКН | 94 чел./часа | 14 чел./часов |
* Данные основаны на средних расчетах по итогам внедрений в 7 компаниях (2022-2024 гг.)
Проблема 9. Поиск по объектам: мощь vs безопасность
Продвинутые поисковые инструменты могут открыть доступ к персональным данным при поиске по объектам или сотрудникам. Принципиальным риском является возможность несанкционированного доступа к ПДн, что грозит компаниям серьезными штрафами.
NES гарантирует безопасность через проверку прав доступа (Active Directory, LDAP): сотрудник видит только то, что ему разрешено в соответствии с ролевой моделью. Решение разворачивается в контуре компании, что исключает возможность утечки данных за периметр.
СХД как управляемый стратегический актив
Выделим главные преимущества и измеримые метрики после внедрения Naumen Enterprise Search:
- Ликвидация «слепых зон» — 100% индексирование любых форматов данных.
- Защита от потери знаний — автоматическое сохранение экспертизы сотрудников.
- Сокращение затрат — до 40% экономии за счет удаления дублей.
- Юридическая безопасность — мгновенный аудит для 152-ФЗ.
- Ускорение поиска — с 18 минут до 47 секунд на документ.
Таким образом, NES превращает СХД из источника рисков в стратегический актив, обеспечивая прозрачность, соответствие требованиям регуляторов и доступ к знаниям 24/7.
