ИИ-ассистент в Naumen ITAM: ускоряем обработку документов об ИТ-активах

Искусственный интеллект меняет процессы работы с ИТ-активами. Применение LLM помогает сэкономить время сотрудников, избежать ошибок, быстро поставить на учет новую технику и софт. Рассказываем про реальные возможности ИИ на примере новой функциональности Naumen ITAM.

Чем полезен ИИ для обработки документов

Учет новых ИТ-активов начинается, когда данные о них попадают в ITAM-систему. Источником сведений обычно становится договор, в рамках которого закупили новое оборудование, лицензии, услуги поддержки. Также это может быть счет-фактура, акт выполненных работ, технический паспорт.

Как обычно проходит процесс. Оператору нужно создать карточки новых документов и ИТ-активов вручную. Приходится долго заполнять множество полей, иногда возникают ошибки по невнимательности.

Как влияет применение ИИ. Рутинную задачу берет на себя виртуальный помощник, который обучен извлекать данные об ИТ-активах из различных документов. Он способен обработать многостраничный договор за несколько секунд.

Искусственный интеллект распознает не просто текст, а семантику. К примеру, ассистент понимает, что параметр «АО „Поставщик“» — это наименование организации-поставщика, а «12.10.2025» — это дата заключения договора.

Оператор тоже участвует в процессе, но уже иначе. Наблюдает за каждым этапом, проверяет корректность извлеченной информации, добавляет недостающие сведения, подтверждает создание и изменение карточек в Naumen ITAM.

Как помогает ИИ-обработка данных об ИТ-активах:

• Экономятся десятки часов работы оператора в месяц. При этом сокращается количество ошибок. Ничего не потеряется из-за опечаток, пропущенных полей или неверной интерпретации документа.
• Повышается актуальность сведений об инфраструктуре. Новый ИТ-актив появляется в системе, как только загрузили документ, и специалисты учитывают его с первого дня.

Как работает ИИ-ассистент

Рассмотрим на примере, как ИИ распознает нужную информацию в документе, а затем на ее основе создает карточки в Naumen ITAM.

Допустим, компания закупила партию ноутбуков. Имеется договор со спецификацией, в которой описано новое оборудование: модель, технические данные, количество, стоимость, информация о поставщиках.

Задача. «Вытащить» необходимые сведения из документа, поставить договор, спецификацию и ноутбуки на учет в системе. Зарезервировать часть новых ноутбуков за конкретным отделом.

Шаг 1. Извлечение информации из договора

Для работы с интеллектуальным помощником требуется отсканированный документ в формате PDF.

Оператор:

1. Загружает скан договора в чат с ИИ-ассистентом.
2. Прописывает промт — конкретную задачу для искусственного интеллекта.

ИИ-ассистент:

1. Извлекает нужные данные.
2. Демонстрирует оператору информацию об ИТ-активах, которую удалось собрать из документа.
3. Запрашивает подтверждение о внесении новых сведений в ITAM-систему.

Шаг 2. Проверка и занесение данных в Naumen ITAM

Чтобы начать учет новых ИТ-активов, сначала нужно внести в систему информацию о документах, на основании которых произвели закупку.

Оператор:

1. Проверяет прямо в чате, что информация из договора и спецификации распознана и нормализована верно. Это занимает значительно меньше времени по сравнению с ручным вводом.
2. Если сведения верны, то дает виртуальному помощнику задачу: добавить в ITAM-систему.

ИИ-ассистент:

1. Получает подтверждение от оператора, что данные корректны.
2. Создает в Naumen ITAM две новые карточки: договора и спецификации.

Шаг 3. Регистрация ИТ-активов

Здесь начинается подготовка к созданию в ITAM-системе карточек новых ИТ-активов.

Оператор:

1. Предоставляет ИИ-помощнику недостающие сведения о ноутбуках: серийные номера, месторасположение, ФИО материально ответсвенного лица (МОЛ).
2. Получает результат от ИИ: ключевые параметры, готовые к добавлению в карточку каждого ИТ-актива.
3. Проверяет корректность этих сведений.
4. Подтверждает создание карточек в Naumen ITAM.

ИИ-ассистент:

1. Агрегирует и структурирует все имеющиеся данные о новом оборудовании: классификация и модель, номер спецификации, месторасположение, МОЛ.
2. Получает подтверждение от оператора, что сведения корректны.
3. Создает в Naumen ITAM новые карточки оборудования.
4. Привязывает к ранее созданной карточке спецификации все ноутбуки, приобретенные в рамках соответствующего договора.
5. Прикрепляет к карточке каждого ноутбука ссылки на связанные с ним документы: договор на покупку и спецификацию.

Шаг 4. Резервирование ИТ-активов

Результат обработки данных ИИ — новые ноутбуки поставлены на учет в ITAM-системе. Допустим, что необходимо зарезервировать пять из них для отдела маркетинга.

Оператор дает ИИ-ассистенту соответствующий промт: «Зарезервируй 5 позиций из спецификации за отделом „Маркетинг“». ИИ автоматически меняет сведения о пяти ноутбуках в Naumen ITAM. Далее виртуальный помощник присылает в чат с оператором ссылки на соответствующие карточки. Сотрудник переходит по ссылками и проверяет, что оборудование действительно зарезервировано за выбранным отделом.

К выводам

С помощью применения ИИ-ассистента в Naumen ITAM получится распознавать ключевые параметры договора и спецификации из скана документа поставки, автоматически заводить эти сведения в систему и массово менять параметры ИТ-активов. Такая функциональность позволяет компании значительно экономить трудозатраты сотрудников и при этом оперативно ставить на учет новое оборудование и софт.

Хотите повысить точность и эффективность ИТ-учета? Оставьте заявку, и мы покажем, как решить вашу задачу с помощью Naumen ITAM.