В большой компании проектная команда состоит из десятков участников, распределенных по разным подразделениям. И у каждого — своя зона ответственности, дедлайны и приоритеты. В статье разберем, как выстроить эффективные коммуникации в процессе управления проектом, сохранить прозрачность договоренностей и понимать реальное состояние задач с помощью решения Naumen Project Ruler.
Содержание
5 признаков, что в вашем проекте проблемы с коммуникацией
Как выстроить управление коммуникациями в проекте: 6 ключевых аспектов
Прозрачность задач на диаграмме Ганта
Канбан-доска для большей пользы статус-митингов
Планирование встреч с повесткой и протоколом в системе
Асинхронные обсуждения — только в контексте задачи
Согласования с историей решений
База знаний как систематизация экспертизы после завершения проекта
Главное
5 признаков, что в вашем проекте проблемы с коммуникацией
Сложнее всего — заметить проблему. Многие компании годами работают в условиях неэффективных коммуникаций и не осознают этого, считая, что звонки в нерабочее время, перегруженность встречами и недопонимания — норма.
Выделим признаки невыстроенной коммуникации в проекте.
| Признак | Примеры |
|---|---|
| Встречи «ради галочки» без четкой повестки и целей | Участники не понимают, о чем пойдет речь, что от них требуется, какие данные подготовить |
| Информация о состоянии дел доступна не всем | Регулярно появляются вопросы: «А что по задаче №...?». Ответ неочевиден, и непонятно, где его искать |
| Не определены зоны ответственности | Ситуации, когда задачу никто не взял, потому что: «Я думал, это не мое» |
| Отсутствие асинхронной коммуникации | Комментарии по задачам теряются в почте, мессенджерах и других каналах связи |
| Срочные звонки в нерабочее время | Созвоны по работе вечерами, в выходные и отпуске вошли в привычку для всех членов команды |
Проблемы с обменом информацией становятся особенно очевидны, когда проектная команда получает нестандартную или большую задачу, которую необходимо завершить в сжатые сроки. Если в такой ситуации объем коммуникации вырос незначительно, то взаимодействие налажено. Но если появляется масса вопросов: где искать данные, с кем назначить созвон или совещание, чья это ответственность — коммуникации в проекте точно нужно совершенствовать.
Как выстроить управление коммуникациями в проекте: 6 ключевых аспектов
Чтобы добиться слаженной работы команды необходимо:
- понимать взаимосвязи и влияние задач на результаты проекта;
- упростить мониторинг работ и наладить линейную коммуникацию;
- планировать встречи;
- вести обсуждения в рамках задач;
- работать с согласованиями;
- сохранять и структурировать знания.
Рассмотрим, как и зачем это делать, и чем будет полезен Naumen Project Ruler (NPR).
1. Прозрачность задач на диаграмме Ганта
Основу управления проектными коммуникациями составляет понимание каждого участника, какие важные этапы есть впереди, на какие задачи они делятся, и кто отвечает за исполнение. Только тогда команда работает на один результат. Все это обеспечивает диаграмма Ганта.
Инструмент позволяет настроить взаимосвязи. Так все специалисты, работающие над проектом, увидят, как их действия повлияют на работу коллег. Например, если при внедрении нового
Выстраивать связи между этапами и задачами можно на диаграмме Ганта или с помощью специальной панели настроек
2. Канбан-доска для большей пользы статус-митингов
Помимо общей картины проекта, также важно понимать, что происходит на операционном уровне. Какие задачи стоят перед командой прямо сейчас? Кто занимается конкретной задачей? Есть ли
Таким образом отпадает необходимость организовывать совместные часовые созвоны, на которых каждый должен отчитываться, чем он занимается. Вместо этого можно перейти к конкретным проблемам и обсудить, как ускорить их решение и кто может на это повлиять. Это еще один шаг для эффективного управления коммуникациями.
Визуальные индикаторы сразу привлекают внимание к задачам с высоким приоритетом
3. Планирование встреч с повесткой и протоколом в системе
Общие созвоны или совещания идеально подходят для совместного решения сложных задач, обучения, обмена опытом. Но нередки случаи, когда встречи лишь бесполезно отнимают время. Как этого не допустить?
В NPR предусмотрена возможность планировать встречи. Нужно обозначить, к какой задаче будет относиться созвон, и кратко описать, чтобы все участники могли заранее подготовиться. Указать дату, время и длительность — так каждый встроит встречу в свое рабочее расписание. Отметить обязательных участников, чтобы остальные сами решили, насколько для них важно присутствовать.Будет полезно написать пошаговый план встречи и назначить модератора, который проследит, чтобы беседа не отклонялась от повестки.
После создания встречи участникам придет электронное письмо с
Отмеченные участники встречи получат подробную информацию о том, когда и что будет обсуждаться
В процессе обсуждения можно сразу фиксировать договоренности в системе, создавать задачи, назначать ответственных и сроки. Как только встреча закончится, участники получат итоги на почту.
4. Асинхронные обсуждения — только в контексте задачи
Большая часть коммуникации в проекте происходит в асинхронном формате. Удобно, когда эти обсуждения сохраняются в задаче, а не растворяются в мессенджерах. Так, если у одного из членов команды появится вопрос, он сможет задать его в комментариях к задаче, отметив нужного коллегу.
О появлении новых комментариев, старте или окончании работы над задачей, а также передаче ее на согласование всех заинтересованных лиц предупредит push или
Комментарии к задаче будут видны участникам проекта, но уведомления придут только отмеченным сотрудникам
5. Согласования с историей решений
Вряд ли существует проект, в который бы не вносились изменения по ходу выполнения. Любые отклонения от плана важно согласовывать открыто, чтобы избежать ситуации, когда
Участники согласования комментируют свои решения, фиксируют свои предложения в системе, видят мнения других сторон
6. База знаний как систематизация экспертизы после завершения проекта
Управление коммуникациями включает сохранения знаний, что помогает накапливать экспертизу. Если важные сведения разбросаны по разным источникам, сотрудники тратят немало времени на поиски необходимого. Уйдет ключевой сотрудник, и вместе с ним теряется ценный опыт. В такой ситуации новому члену команды придется долго разбираться, что и как устроено на проекте. Чтобы ничего не упустить, необходимо организовать базу знаний.
В Naumen Project Ruler есть нативная база знаний. При создании нового проекта в системе автоматически создается одноименная статья, где будет храниться основная информация. Также здесь можно добавить новые статьи, например, с итогами важных обсуждений, инструкциями, стандартами разработки, ответами на часто возникающие вопросы.
Статья базы знаний выступает артефактом любых наработок по проекту
Чтобы структурировать весь проектный опыт, NPR можно интегрировать с системой управления знаниями Naumen KMS. Это поможет ускорить работу над новыми проектами. Так получится создавать шаблоны, формировать более сложные структуры статей, настраивать доступы, пользоваться удобным поиском и
Главное
Роль коммуникации в управлении проектами важна. Неэффективные коммуникации напрямую влияют на проект. Инструменты Naumen Project Ruler помогут наладить взаимодействие, сделать более прозрачным, зафиксировать договоренности и решения. В результате команда работает слаженно: меньше недоразумений, больше осознанности, а значит, выше скорость и качество достижения проектных целей.
Заинтересовались темой? Покажем, как выстроить эффективные процессы коммуникации с помощью инструментов Naumen Project Ruler.
