Проект включает множество составляющих — от планирования целей и этапов до распределения задач по исполнителям. И каждая влияет на сроки проекта. Разберем, в чем типовые причины сдвига дедлайнов и на что обратить внимание, чтобы проектная работа выполнялась по графику. Рассматриваем на примере инструментов системы Naumen Project Ruler.
Почему сроки важны
Сроки проекта — не формальность. Увеличение временных рамок чаще всего приводит к рискам для конечного результата.
Например, задержка дедлайна точно потребует дополнительных ресурсов команды или подрядчиков, а значит, и финансовых затрат. А если результат проекта — некий условный продукт, и он не будет выпущен на рынок в срок, то компания не получит прибыль, на которую рассчитывала.
Кроме того, горящие сроки — это всегда стрессовые условия для всех участников, что сказывается на самых разных этапах проектной деятельности и мешает продуктивному взаимодействию. Выделим, что приводит проект к неприятным последствиям.
| Причины нарушений сроков в проекте | Какие инструменты NPR применить |
| Ошибки планирования | Декомпозиция задач |
| Некорректная оценка сроков по задачам | Данные по трудозатратам, накопленные в системе |
| Неоптимальное распределение ресурсов | Модуль управления ресурсами |
| Недостаточный контроль промежуточных результатов | Диаграмма Ганта, дашборды |
| Слабая коммуникация в команде | Комментарии, уведомления |
| Отсутствие работы с рисками | Управление рисками |
Остановимся на каждой причине подробнее и рассмотрим, как сделать работу более качественной с помощью автоматизации.
Ошибки планирования
На старте проекта результат видится достаточно масштабным. Поэтому сложно оценить, сколько для достижения целей понадобится людей, денег и времени. Для этого и необходимо планирование — процесс, при котором желаемый результат декомпозируется. Продумывается список действий, этапы и конкретные задачи.
Naumen Project Ruler (NPR) наглядно отображает декомпозицию от крупных целей к конкретным задачам, показывая их взаимосвязи. Это позволяет понимать, как именно будет достигаться конкретная цель, и оценивать, все ли запланировано. Становится понятно, зачем нужна каждая задача и как она связана с результатами.
Декомпозиция от целей к результатам конкретных задач
Некорректная оценка сроков по задачам
Финальные сроки проекта напрямую зависят от того, выполняются ли задачи вовремя. Если нет, это влечет сбои при выполнении взаимозависимых работ. В итоге просроченные дедлайны накапливаются, провоцируют новые, и «съезжают» сроки всего проекта.
Своевременное решение задач — процесс двусторонний. Даже самый высококлассный исполнитель не уложится в срок, если он выставлен некорректно. Поэтому важна точная оценка задач. Компетентность и опыт постановщика задачи имеют большое значение. Вместе с тем можно использовать данные, которые накапливаются в единой системе управления проектами. Если аналогичные задачи уже не раз выполнялись в рамках других проектов, то получится проанализировать предыдущие затраты и выстроить таймлайн сроков точнее.
Перечень задач проекта с выводом детализации приоритета, дедлайнов, трудозатрат и статусов
Неоптимальное распределение ресурсов
Корректная нагрузка на сотрудников — важный фактор соблюдения дедлайнов. Кроме того, необходимо, чтобы был распределен весь объем задачи, заданный при оценке. Не всегда один сотрудник может полностью взять задачу на себя. Тогда нужно поделить на подзадачи. При этом важно учесть два фактора:
- Специалисты должны обладать необходимыми компетенциями.
- У них должен быть свободный ресурс в рамках рабочего времени, поскольку они могут участвовать в других проектах.
Даже очень вовлеченному руководителю, который представляет, над чем в данный момент трудятся подчиненные, невозможно держать в голове почасовую раскладку рабочего дня. А именно она нужна для максимально точного и распределения.
Модуль управления ресурсами в Naumen Project Ruler позволяет сопоставить все необходимые данные: трудоемкость, которая присвоена задаче, и доступное время нужных специалистов. Данные, заведенные в систему, и сделанные настройки позволят предложить тех исполнителей, которые подходят по компетенциям. А также отметить, если не вся емкость задачи распределена.
Общая сводная информация по ресурсам помогает понять, есть ли у исполнителя свободные часы, чтобы распределить на него задачу
Недостаточный контроль промежуточных результатов
У любого проекта есть этапы и контрольные точки, в которые команда оценивает прогресс и соответствие результатов планам и срокам. Важно их не пропускать, так как в эти моменты скорректировать график проще: проанализировать имеющиеся нарушения, пересмотреть последовательность задач, переназначить исполнителей.
В Naumen Project Ruler есть для этого удобный инструмент — диаграмма Ганта. С ее помощью получится наглядно показать этапы проекта, контрольные точки, работы и задачи, взаимосвязи и последовательности. Например, если изменить срок задачи, на диаграмме автоматически пересчитается график по тем, которые с ней связаны.
Диаграмма Ганта отражает взаимосвязи проекта и автоматически пересчитывает сроки связанных событий
Еще один инструмент для контроля сроков — дашборды. Это интерактивные панели, на которые автоматически выводятся актуальные значения по настроенным показателям. Например, для управления сроками будут полезны:
- число задач в работе;
- разбивка по статусам;
- сколько завершено в срок;
- сколько с нарушениями;
- разбивка по исполнителям.
Виджеты на дашбордах интерактивны. Если нужны более детальные сведения по той или иной информации, достаточно кликнуть на нужный.
Дашборды гибко перестраиваются под нужный срез данных и аналитики
Недостаточная коммуникация в команде
Этот аспект проектной работы важен для быстрого взаимодействия по текущим вопросам, а также для своевременной передачи информации о завершении или старте работы над задачами, передачи на согласование, комментирования и доработок. О каждом из этих событий заинтересованным лицам сообщит уведомление: по e-mail или push — в зависимости от того, как настроено в системе.
Если исполнитель нуждается в дополнительной информации по задаче, то он может оставить к ней комментарий, отметив коллегу, к которому обращается. Адресат получит уведомление об этом и поймет, что необходимо подключиться к вопросу.
Если у задачи несколько исполнителей, они аналогично могут оповещать друг друга о продвижении работы, сдаче, согласовании и т. д. Система обеспечивает оперативный обмен информацией.
Обмен комментариями сразу в задаче делает коммуникацию команд удобнее, а уведомления помогут не пропустить ничего важного
Отсутствие работы с рисками
Риски — один из основных факторов, которые влияют на сроки. Просто держать их в голове недостаточно. Несмотря на то, что риски — это доля неопределенности, которая присутствует в любом проекте, для работы с ними есть вполне определенные методологии. Они позволяют подготовиться к рискам и снизить либо вероятность их наступления, либо влияние на проект. Работа с рисками становится источником задач со своими сроками и подушкой безопасности для сроков проекта в целом.
В NPR реализованы все необходимые действия для плановой и системной работы с рисками: оценка вероятности и влияния, планирование мероприятий для снижения обоих показателей, формирование задач и назначение ответственных и исполнителей. Все зафиксированные риски проекта представлены в виде реестра. Более того, в системе можно вести глобальный реестр рисков, с которыми
Реестр рисков помогает учесть неопределенности, которые потенциально влияют на проект, и подготовить план мероприятий заранее
К выводам
Задачи выполняют люди. Человеческий фактор сам по себе вносит некоторую нестабильность в процессы. Чем больше команда проекта, тем больше риски, связанные в том числе и с управлением сроками.
Система автоматизации управления проектами Naumen Project Ruler предлагает ряд инструментов, которые помогают корректно планировать, контролировать и удерживать сроки реализации в нужных рамках, а также значительно ускоряют эти процессы и делают их менее трудоемкими.
Хотите узнать больше, как работает функциональность управления сроками в нашем продукте? Оставьте заявку, и мы проведем демо.
