ITAM-система — не роскошь, а необходимость: зачем это бизнесу

Современный бизнес трудно представить без ИТ-активов: оборудования, софта, лицензий. Это не только важные, но и дорогостоящие инвестиции. Поэтому возникает необходимость рационально и прозрачно ими управлять. В статье разбираемся, как управление ИТ-активами помогает бизнесу повышать эффективность, управлять рисками и оптимизировать затраты.

Что такое ITAM и зачем он нужен

IT Asset Management (ITAM) — это системный подход к управлению ИТ-активами. Он помогает отслеживать в реальном времени, какое ПО и оборудование имеются, в каком состоянии, кто и как их использует. Организация реализует этот процесс на протяжении всего жизненного цикла ИТ-актива: от планирования закупки до вывода из эксплуатации.

Иногда под ITAM ошибочно понимают исключительно работу с аппаратными активами. На самом деле управление охватывает две большие области: HAM (Hardware Asset Management), которая решает связанные с «железом» вопросы, и SAM (Software Asset Management), которая отвечает за ПО и лицензии.

Автоматизированная ITAM-система позволяет компании учитывать все виды ИТ-активов: пользовательское и инфраструктурное оборудование (компьютеры, ноутбуки, мониторы, серверы, коммутаторы, маршрутизаторы), комплектующие (материнские платы, видеокарты, сетевые платы), расходные материалы (картриджи, мыши, гарнитуры), используемое в организации ПО, бессрочные лицензии и подписки, договоры на приобретение и обслуживание.

ITAM помогает бизнесу решать актуальные задачи. Как повысить качество ИТ-услуг, оставаясь в рамках бюджета на поддерживающую их инфраструктуру? Как спрогнозировать затраты на оснащение новых подразделений или филиалов?

Управление ИТ-активами напрямую связано с финансовым аспектом деятельности компании. Важно контролировать затраты на оборудование и лицензии ПО, находить способы их оптимизации. Автоматизация помогает выстроить сквозной процесс, в котором не будет узких мест и «серых зон».

Правильно организовать бизнес-процессы помогает применение лучших практик, описанных в методологиях и стандартах, которые основаны на международном и российском опыте.

Какие проблемы решает ITAM

Системная работа с ИТ-активами позволяет устранить источники рисков и лишних трат, о которых компания могла даже не знать. К примеру, так называемые «скрытые потери», которые возникают из-за слабого учета и неэффективного управления. Рассмотрим, какие вопросы закрывает автоматизация на базе Naumen ITAM.

Переплата за неиспользуемые ИТ-активы. Если компания не ведет учет, то в случае потребности в новом ПО или оборудовании часто происходит избыточная закупка вместо перераспределения доступных активов.

Потери ИТ-активов при отсутствии контроля. Например, при перемещениях оборудования, увольнении сотрудников, кражах.

Финансовые и юридические риски. Компания может нарушать лицензионные соглашения с вендорами, если не контролирует использование ПО.

Риски информационной безопасности повышаются многократно, если компания не отслеживает использование пиратского или уязвимого ПО. А неучтенные устройства создают риски потери данных и утечки конфиденциальной информации.

Несоответствие требованиям внешних и внутренних регуляторов. Без учета и контроля бывает непросто отследить, соответствует ли ИТ-инфраструктура нормативным требованиям и внутренней политике, принятой в компании.

Риски, угрожающие непрерывности бизнеса. Например, оборудование, которое требуется сотруднику для выполнения рабочих обязанностей, вышло из строя, но у компании на данный момент нет подменного фонда. Или важная программа перестала работать, потому что забыли продлить лицензию. Подобные ситуации становятся серьезным препятствием для рабочих процессов. Если не следить за наличием техники на замену и не вести учет программных активов, то угрозы непрерывности бизнеса будут возникать часто и внезапно.

Несоответствие требованиям внешних и внутренних регуляторов. Без учета и контроля бывает непросто отследить, соответствует ли ИТ-инфраструктура нормативным требованиям и внутренней политике, принятой в компании.

Высокие трудозатраты, связанные с ручным трудом. Зачастую у сотрудников компаний уходит много времени на поиск данных по ИТ-активам для оказания технической поддержки или подготовки различных отчетов для принятия управленческих решений.

Обоснование инвестиций. Если нет точных сведений об имеющихся ИТ-активах, руководителю труднее согласовать бюджет и ответить на вопрос, зачем приобретать новое, зачастую дорогостоящее ПО или оборудование.

Выгоды внедрения ITAM на примере реальных проектов

Специализированное ITAM-решение дает возможность собирать и анализировать данные о каждой единице техники, программном продукте, договоре, лицензии. Подобная прозрачность необходима любой компании, которая стремится быть эффективной и конкурентоспособной.

Основные преимущества ITAM-решения:

1. Прозрачность. Позволяет всегда иметь актуальную картину того, какими ИТ-активами владеет организация, где они находятся, кто их использует и сколько они стоят.
2. Безопасность. Помогает повысить управляемость и снизить различного рода риски, включая риски непрерывности бизнеса.

3. Эффективность. Уменьшает долю ручного труда за счет автоматизации процессов, сокращает трудозатраты и повышает производительность сотрудников.

4. Оптимизация. Предоставляет реальную возможность сократить расходы на ИТ-активы без снижения качества. Согласно исследованию Gartner, компании в первый год после внедрения ITAM-системы снижают расходы в среднем до 30%, а в последующем на 5–10% ежегодно.

Все перечисленные выгоды подтверждаются проектным опытом. Рассмотрим несколько кейсов из практики для компаний различных отраслей.

Таким образом, ITAM-система помогает бизнесу находить источники скрытых потерь, качественно планировать закупки, быстро формировать отчеты о своей деятельности и устранять потенциальные риски.

Для любой организации важно заниматься централизованным управлением всеми ИТ-активами. Если этого не делать, то с высокой вероятностью начнут затрачиваться лишние ресурсы, замедляться ключевые процессы и снижаться экономические показатели.

Главное

1. ITAM — это системный подход к управлению всеми ИТ-активами компании (как аппаратными, так и программными).
2. Необходимая информация всегда в быстром доступе: какое ПО и оборудование есть, где и в чьей зоне ответственности находится, в каком состоянии, сколько средств затрачивается на обслуживание.
3. Внедрение автоматизированного ITAM-решения повышает прозрачность, помогает обнаружить и устранить риски, разгружает специалистов и избавляет компанию от скрытых затрат.

Хотите разобраться, в каких задачах ITAM-система поможет компании? Оставьте заявку, и мы обсудим ваш проект.