Зачем управлять программными активами

В ИТ-инфраструктуре крупных компаний одновременно используются десятки программных продуктов — от офисных приложений до специализированного софта. Со временем количество активов только растет, и компания рискует потерять контроль над актуальными данными. В статье разберем, зачем компаниям управлять программными активами и какую роль в этом играет Software Asset Management (SAM).

1. Понимать, каким ПО владеет компания

Часто в крупных компаниях разные подразделения закупают ПО под конкретные задачи. В результате одна программа используется разными командами, а некоторые решения закрывают слишком узкий блок работ или остаются невостребованными.

SAM умеет собирать и обновлять все сведения о ПО в единый реестр, к которому могут обращаться все подразделения. Данные в систему поступают из инструментов дискаверинга, что автоматически обнаруживают установленное ПО на рабочих станциях и других объектах инфраструктуры.

Допустим, в компании разные подразделения самостоятельно внедряют системы управления проектами. Так, проектный офис использует один сервис, HR — другой, отдел АХО — третий. SAM показывает полный перечень используемых продуктов и помогает ИТ-директору оценить, какие инструменты действительно нужны и есть ли смысл перейти на единую систему управления проектами на уровне всей организации.

2. Не переплачивать за лицензии

Когда компания понимает, какое ПО используется и насколько активно, она может оптимизировать расходы на лицензии. SAM помогает сопоставлять количество приобретенных лицензий с фактом: выявлять невостребованные и учитывать при выдаче новых доступов.

Допустим, в SAM компания видит, что у нее есть 500 лицензий на определенный продукт, но фактически активны только 350. Эти данные позволяют отказаться от продления лишних лицензий и сократить расходы.

3. Снизить лицензионные риски

Использование ПО связано с соблюдением условий лицензирования: ограничений по количеству пользователей, устройств, срокам действия подписок и другим параметрам, которые устанавливает правообладатель. Если компания не контролирует эти условия, она может столкнуться с нарушениями лицензионных требований и ограничением работы ПО.

Например, сотрудники работают в программном продукте после окончания срока действия подписки или обходным путем установили больше экземпляров программы, чем предусмотрено лицензией.

SAM помогает сопоставлять установленное ПО с доступными лицензиями, отслеживать сроки действия договоров и подписок, а также поддерживать информацию, необходимую для подтверждения права использования программных продуктов.

Кроме того, система помогает подготовиться к аудиту и быстро предоставить актуальные сведения о продуктах, лицензиях и условиях применения.

Система проверяет соблюдение корпоративной политики. В Naumen SAM эта функция работает на основе списка разрешенного ПО. В решении доступна информация о том, на каких компьютерах установлены приложения из «черного списка». Это позволяет оперативно принимать меры по устранению рисков.

4. Управлять жизненным циклом ПО

Программный актив проходит несколько этапов жизненного цикла: от выявления потребности до перераспределение при кадровых изменениях и вывода из эксплуатации.

SAM помогает сопровождать весь цикл. Например, после увольнения сотрудника система определяет, какие лицензии были назначены, и возвращает их в доступ для дальнейшего использования.

5. Планировать закупки ПО

Без актуальной информации о программных активах компании сложно заранее определить потребности в ПО. В результате закупки происходят в срочном порядке, чтобы закрыть разовые запросы отдельных подразделений.

SAM помогает перейти от реактивных закупок к планированию. Например, если нескольким подразделениям в ближайшие месяцы понадобятся дополнительные лицензии одного продукта, компания сможет объединить запрос в одну закупку вместо нескольких небольших.

6. Принимать управленческие решения на основе данных

По мере развития ИТ-инфраструктуры программные активы становятся частью долгосрочного планирования. На основе данных из SAM компания может оценивать эффективность ПО, выявлять устаревшие продукты, планировать замену и контролировать выполнение импортозамещения.

Например, ИТ-директор увидит, что несколько подразделений продолжают использовать программный продукт, который компания планирует заменить отечественным аналогом. SAM помогает определить, сколько лицензий еще используется, какие подразделения затронет переход и какие ресурсы потребуются для миграции.

7. Оптимизировать процессы техподдержки

Работа ИТ-поддержки зависит от того, насколько быстро специалисты получают информацию о программном обеспечении пользователя. Если данных о версиях ПО, лицензиях и доступных ресурсах нет в единой системе, даже простые запросы требуют дополнительной проверки.

Например, при обращении сотрудника из-за проблемы с программой специалисту поддержки нужно сначала выяснить, какая версия установлена, есть ли действующая лицензия и доступен ли необходимый дистрибутив. Это увеличивает время решения заявки и риск простоя рабочих процессов.

Благодаря тому, что SAM предоставляет специалистам актуальные сведения о программных активах, поддержка быстрее и качественнее обрабатывает обращения.

К выводам

Управление программными активами помогает компании перейти от разрозненного учета к системной работе. SAM дает актуальную информацию об используемых продуктах, лицензиях и их состоянии, благодаря чему компания будет контролировать ПО на всех этапах жизненного цикла.

В результате бизнес снижает лицензионные риски, более централизованно планирует закупки и принимает решения о развитии ИТ-инфраструктуры на данных.

Ищете комплексное решение для контроля ИТ-активов? Команда Naumen готова проконсультировать по всем вопросам и провести демо.