Релиз Naumen ITAM 2.0: ключевые обновления 2025

Команда Naumen ITAM этим летом представила обновленный функционал системы для централизованного управления ИТ-активами. Решение подойдет бизнесу со сложной и непрерывно растущей инфраструктурой, перед которым стоит задача — контролировать имеющееся ИТ-оборудование, лицензии на программное обеспечение и связанные с ними расходы.

Рассказываем, как новые возможности Naumen ITAM позволяют вести учет любых ИТ-активов, управлять их жизненным циклом, получать актуальную информацию через интерактивные отчеты, планировать затраты и снижать различные риски.

Детализированный учет ИТ-активов

Обновленная версия Naumen ITAM предоставляет возможность управлять двумя основными типами ИТ-активов и затратами на них.

1. Управление аппаратными активами (Hardware Asset Management, HAM). Ключевой объект — ИТ-оборудование. Сюда же входит учет комплектующих и расходных материалов, договоров на услуги техподдержки.
2. Управление программными активами (Software Asset Management, SAM). Ключевой объект — лицензия на программное обеспечение. Дополнительно учитываются техническая поддержка и лицензионные ключи для активации ПО.
3. Управление затратами на ИТ-активы. Ключевой объект — договор закупки или поддержки активов, который связывается в системе с соответствующим оборудованием или ПО.

Рассмотрим подробнее, как это реализуется в продукте.

Учет аппаратных активов охватывает устройства (ноутбуки, серверы, мониторы и др.), комплектующие (видеокарты, ОЗУ, блоки питания и др.) и расходные материалы (мышки, веб-камеры, клавиатуры и др.).

В карточке оборудования можно учитывать все важные параметры. Например, это производитель, модель, поставщик, инвентарный номер, местонахождение, состояние, владелец, материально ответственное лицо (МОЛ). Отдельно выделяются финансовые показатели: стоимость данного оборудования, связь с бюджетом и договором на закупку.

Также в карточке отражены все связанные с этим оборудованием активы: комплектующие, расходные материалы, приобретенные услуги (например, техподдержки), лицензии, документы и т.д. Возможность иметь под рукой полную информацию ценна для принятия управленческих решений.

Работа с любым аппаратным активом в Naumen ITAM происходит по четкому алгоритму действий. Разберем на примере.

Допустим, нужно зарезервировать ноутбук для нового сотрудника, который через неделю приступает к работе. Специалист бронирует оборудование в системе. Состояние устройства меняется с «Доступен» на «Забронирован». Когда ноутбуком начнет пользоваться сотрудник, эти данные также необходимо отразить в системе. Так, обновляется информация о пользователе ИТ-актива, а состояние устройства изменится на «Используется». Помимо этого, в системе потребуется указать ответственное лицо и адрес, по которому будут работать на данной технике. Акт приема-передачи формируется автоматически и прикрепляется в виде файла. Все внесенные данные сохраняются в карточке устройства.

Контроль над программными активами осуществляется через лицензионные пулы. Это позволяет распределять лицензии на один продукт между разными отделами предприятия. В карточке лицензионного пула отображаются все необходимые данные: программный продукт, тип лицензии, стоимость, ответственный, количество прав (сколько закуплено, сколько используется и остаток).

В карточке пула отображаются все связанные с ним данные: лицензии со сроками их действия, ключи активации ПО, распределения лицензий на устройства или пользователей, услуги поддержки ПО, документы и т.д.

Жизненный цикл ИТ-актива как сквозной процесс управления

Naumen ITAM предоставляет возможность отслеживать весь путь ИТ-актива и контролировать каждый отдельный этап. Жизненный цикл (ЖЦ) может состоять из разных этапов.

Используя инструменты Naumen ITAM, специалисты точно знают, что происходит с оборудованием на любом этапе жизненного цикла. В системе хранятся данные обо всех совершенных активностях. Например, это: «Постановка на учет», «Выдача лицензии на ПО», «Возврат на склад», «Смена пользователя», «Ввод в использование», «Модернизация», «Ремонт».

Выдача оборудования — процесс, который во многом автоматизирован, и специалисту остается заполнить недостающую информацию. Рассмотрим цепочку действий на примере.

Предположим, новый сотрудник — дизайнер, которому для работы необходим ПК, два монитора и мощная видеокарта. Он сообщает о потребности в ИТ-отдел компании, например, через Service Desk. Заявка согласовывается руководителем и далее попадает в ответственность исполнителя.

Различные статусы указывают, какая работа осуществляется по каждой потребности, зарегистрированной пользователем. Например, «Рассматривается к закупке» означает, что на складе сейчас нет требуемой видеокарты, но компания может ее приобрести. «На согласовании» — такую потребность сначала должен одобрить руководитель.

Если потребность получила статус «Согласована», то ноутбук выдается новому дизайнеру. Специалист запускает этот процесс в системе, заполняя соответствующую карточку. В ней уже указано, кто и какое получит оборудование. Остается выбрать, нужна ли лицензия на ПО и по какому адресу работает сотрудник. Система также автоматически определяет, есть ли необходимость в перемещении ИТ-актива со склада до нужного города.

Когда необходимые данные заполнены, автоматически создается задача на ответственную команду по вводу в использование нового ИТ-актива. К ней автоматически указывается блокирующая задача — на выдачу лицензии, которую должен осуществить специалист SAM. В результате задачи будут выполняться по порядку. Это позволяет не пропустить ни одного важного этапа в процессе выдачи рабочей техники.

Когда сотрудник получает ноутбук с подготовленным ПО, а ответственный специалист завершает задачу в системе, информация в карточке ИТ-актива обновляется автоматически. Таким образом, система позволяет контролировать актуальность данных и фиксировать историю действий с оборудованием.

Эксплуатация. В процессе использования ИТ-актива, с ним могут выполняться различные процедуры («Перемещение», «Смена пользователя», «Инвентаризация», «Ремонт», и др.). Управление данными активностями реализовано через специальные типы задач под каждую процедуру. По завершении процедуры, информация в карточке ИТ-актива обновляется. Например, изменяется состав компонентов актива и его местоположение.

Списание и утилизация. Когда оборудование списывается в бухгалтерии, в Naumen ITAM автоматически запускается процесс согласования его утилизации. Данный механизм предоставляет возможность решить, будет ли ИТ-отдел использовать списанное оборудование в дальнейшем.

Если утилизация одобрена, автоматически инициируются две задачи: возврат на склад и отзыв лицензий на ПО, использованном на оборудовании. У ИТ-актива фиксируется новый статус «Ожидание утилизации». Когда процесс завершен в реальности, специалист указывает причину отсутствия данного устройства в организации (например, списан, утерян, украден, и др.). Это поможет в будущем четко проследить путь каждого актива.

Контроль использования ИТ-активов

В новом релизе Naumen ITAM появились инструменты, позволяющие автоматизировать процедуры контроля, которые касаются рабочего софта и оборудования. Рассмотрим несколько кейсов.

Завершается срок действия лицензии. Система заранее поставит ответственным специалистам задачи на отзыв и выдачу новой лицензии. При необходимости можно запланировать дополнительную покупку. Эти действия позволяют сохранять доступ к ПО, используемом сотрудниками, что в дальнейшем снижает вероятность простоев в работе.

Оценка лицензионного соответствия. Compliance — ключевой отчет в модуле SAM. Интеграция с системами дискаверинга дает возможность сравнить зафиксированные данные: количество закупленных лицензий, сколько из них используется на корпоративных устройствах фактически, есть ли случаи нецелевого использования. Детализированная информация помогает разобраться во всех аспектах, в том числе финансовых. Например, сколько компания переплачивает за неиспользованные лицензии.

Активы числятся на сотруднике, который покидает компанию. Благодаря автоматизированному процессу отзыва лицензии и возврата оборудования, удастся избежать ситуации с потерей контроля над неиспользуемыми ресурсами.

Наглядные отчеты для аналитики

Новые отчеты в Naumen ITAM 2.0 помогают собирать и визуализировать данные, необходимые разным пользователям системы. Например, специалистам по учету активов, менеджеру по управлению ИТ-активами, руководителю ИТ-департамента.

Общие дашборды демонстрируют важнейшие показатели на уровне всей компании. Например:

• отражают стоимость активов (общую, по каждому типу и по материально ответственным лицам);
• помогают оценить затраты на отечественное и зарубежное оборудование и ПО, а также объем использования внутри компании;
• предоставляют сводную информацию по количеству активов в разрезе типов и моделей оборудования, а также складов его хранения.

Отчеты для руководителей показывают динамику выполнения всех задач, связанных с ITAM-процессами организации. Визуализация через графики и диаграммы помогает анализировать текущие результаты и ставить цели на будущий период.

Улучшенная версия продукта Naumen ITAM позволяет гибко управлять всеми ИТ-активами организации, контролировать местоположение и использование, оценивать затраты на ремонт и модернизацию, планировать необходимые закупки и не допускать избыточных трат, анализировать вендорский состав ПО для проектов импортозамещения.

Заинтересовали новые возможности Naumen ITAM? Хотите узнать, как продукт решит ваши уникальные задачи? Напишите нам, и мы проведем демо.