Вместо Jira и Confluence: отечественные продукты для управления проектами и знаниями

Уход западных игроков в сегменте систем для управления проектной деятельностью — определенный вызов для отечественных софтверных компаний. С одной стороны, это новые свободные ниши, ранее занятые иностранными вендорами. С другой — высокие требования заказчиков, которые хотят видеть не только привычную базовую функциональность в российском ПО, но и быструю миграцию, масштабирование и даже одновременную замену нескольких решений. К примеру, для управления проектами — это миграция с Jira и Confluence, которые отчасти стали корпоративным стандартом во многих крупных организациях.

В статье разберем, чем можно заменить эти продукты и от каких критериев при выборе стоит оттолкнуться.

Связка систем для управления проектами и знаниями: зачем она нужна

Почему сегодня нельзя обойтись без инструментов для управления проектами и знаниями, подобных Jira и Confluence? Практика проектного менеджмента показывает, что без них организации сталкиваются со следующими типовыми проблемами:

• нет единой структуры постановки и управления задачами;
• трудно управлять нагрузкой исполнителей, коммуникацией распределенных команд и прогнозировать сроки работ;
• поиск информации занимает много времени, сама информация бывает неактуальной, что приводит к критическим ошибкам;
• знания и опыт теряются, к примеру, если сотрудники уходят из компании.

Применение ИТ-систем для проектного менеджмента и управления знаниями помогают справиться с этими сложностями за счет сохранения информации и опыта в единой веб-среде. Речь идет не только о статьях в базе знаний, но и о задачах, с которыми уже сталкивались сотрудники, например, в ходе других проектов.

Связка систем дает синергетический эффект: за счет выстраивания поддерживающих процессов в информационной среде растет доступность корпоративной информации, и сотрудники тратят меньше времени на реализацию проектов.

Naumen Project Ruler и KMS как вариант миграции на отечественное ПО

Российский разработчик Naumen предлагает использовать для управления проектами — Naumen Project Ruler, для управления знаниями — Naumen KMS. Эти системы покрывают большую часть функциональных возможностей решений Jira и Confluence от Atlassian и позволяют компаниям строить процессы командного взаимодействия и менеджмента знаний на отечественных технологиях. Разберем, что из себя представляют эти решения.

Naumen Project Ruler — это не просто классическая корпоративная система управления проектами (КСУП) или таск-трекер. Это решение класса 4PM, с помощью которого можно управлять проектами, продуктами, программами и портфелями проектов. В основе инструмента — российская low-code платформа с возможностями кастомизации. Подходит для замены Jira, MS Project, Wrike, Trello, Asana, Oracle Primavera.

Naumen KMS позволяет создать единую базу знаний компании, упорядочить сведения о продуктах, сервисах и бизнес-процессах и управлять корпоративным контентом. Подходит для замены Confluence, MS SharePoint, Notion и других иностранных ПО.

Преимущества связки решений Naumen

Что дает совместное использование	Как это работает
Единое информационное пространство для работы распределенных команд	Свободный переход между инструментами ускоряет получение рабочей информации. Так, в системе для управления знаниями можно добавлять ссылки на задачи из Naumen Project Ruler, а отсюда — ссылки на документацию в KMS.
Организация взаимодействия между участниками проектной деятельности	Naumen Project Ruler позволяет  управлять задачами и процессами, отслеживать статус и загрузку команд, а Naumen KMS — структурировать проектную документацию, фиксировать дополнительную информацию.
Быстрый онбординг	Интерфейсы — нативные, а логика работы решений — прозрачная и понятная. Новые пользователи быстро обучаются работать в системах.
Наглядный мониторинг и управление	Инструменты визуализации в виде дашбордов помогают оценить, что происходит на проекте, и служат опорой при принятии решений, в т.ч. для контроля эффективности работы с базой знаний.
Сохранение шаблонов с нужной информацией	В базе знаний Naumen KMS сохраняются шаблоны для типовых повторяющихся проектов, задач, документов. Далее подобный контент можно создавать по имеющимся шаблонам.

Процесс миграции с других зарубежных систем на Namen Project Ruler и Namen KMS уже отработан. В среднем переход занимает от 3 до 6 месяцев.

Возможности решений Naumen

Naumen Project Ruler	Naumen KMS
Управление проектами по методологиям Waterfall, Agile	Разные подходы к организации контента, например, wiki-структура и папки
Канбан-доски, диаграмма Ганта, бэклог, релизы, спринты, вехи, учет трудозатрат	Умный поиск информации, оповещения об изменениях в контенте
Настройка WorkFlow, прав доступа, карточек объектов и кастомных полей, автоматизация действий по событиям, гибкая система уведомлений	Визуальный редактор для создания статей, версионирование, настройки ролевых доступов, импорт документов офисных форматов
Интеграционные механизмы
Наглядная отчетность и аналитика
Импортонезависимые технологии

Импортозамещение, риски и критерии выбора

Часть российских компаний по-прежнему использует для управления проектной деятельностью привычные зарубежные ИТ-инструменты. Ведь закупленные ранее у западных вендоров лицензии и учетные записи пока работают. Однако риски такой стратегии никто не отменял, причем не только из-за ужесточения законодательства. Иностранные системы невозможно развивать, масштабировать или докупать модули. Потенциальное отключение грозит потерей данных. Да и пользователям становится все сложнее работать с ПО, например, из-за прекращения поддержки российской локализации.

С одной стороны, для поиска альтернативной системы в рамках импортозамещения можно воспользоваться Реестром российского ПО. С другой — хватает примеров, когда ИТ-решения исключали из списка, а значит, компании были вынуждены внедрять ПО заново.

По каким же критериям выбирать российский софт, чтобы его не пришлось менять? Выделим ключевое.

Отсутствие зарубежной open source-платформы в основе продукта. В России разрешено использовать платформы с открытым кодом. Однако известны кейсы, когда поставщик ПО меняет стратегию, и open source-продукт становится коммерческим. К примеру, так произошло с поисковой системой Elasticsearch. И российским компаниям, которые ее использовали, сейчас приходится внедрять другой open source-продукт. Elasticsearch — это по сути дополнительный модуль, и заменить его не так сложно. Критичной для бизнеса может стать коммерциализация большой платформы, на которой завязаны многие процессы и предоставляемые сервисы. Чтобы не столкнуться с подобной проблемой, лучше сразу выбирать систему, учитывая такие риски.

Подтвержденный опыт реализации проектов. Сегодня на российском рынке за достаточно короткий срок появилось много новых решений в сегменте управления проектами. Подобные компании-разработчики зачастую не имеют крупных по масштабу внедрений, делая упор только на наличие базовой функциональности в своем ПО. Однако «под капотом» таких систем, разработанных в ускоренном режиме, могут скрываться критичные технические недостатки, например, на уровне архитектуры или производительности, что обязательно проявится при масштабировании и росте объема данных.

Наличие инструментов для быстрого «переезда» проектов. Потребуется импортировать из старой системы в новую все, что было — проекты, знания, задачи, другие данные. Для этого в системе должны быть предусмотрены специальные инструменты и механизмы миграции.

Если подытожить

При замене иностранного ПО стоит обратить внимание на проектный опыт поставщика — знание отраслевой специфики, умение выполнять сложные проекты. Производительность решений Naumen и их возможности интеграции проверены на внедрениях в крупных компаниях. Системы Naumen Project Ruler и Naumen KMS успешно заменяют аналогичные западные решения и помогают автоматизировать работу всех участников проектной деятельности.