В этом году началась новая волна интереса к российским решениям для управления проектами. Если в 2022 компании столкнулись с массовым уходом зарубежных вендоров и сложностью покупки дополнительных лицензий, то сейчас потребность в импортозамещении по большей части связана с завершением оплаченного периода поддержки.
У этой тенденции есть положительная сторона: компании могут отказаться от устаревших продуктов и устранить проблемы, на которые раньше не находилось времени. В статье — что учесть при замене ушедших продуктов, как не потерять информацию при переходе на отечественный инструмент и как увидеть новые возможности в проекте миграции.
Какую функциональность хотят сохранить компании
Если проектный офис останется без средств автоматизации, будет сложно выстроить упорядоченный процесс. Хаотичная работа грозит снижением эффективности, отнимает много ресурсов, что напрямую ведет к увеличению затрат и сроков проекта. Поэтому компании не могут отказаться от специальных инструментов, которые помогают решать задачи проектного менеджмента.
Цифровые инструменты проектного менеджмента укрупненно можно разделить по направлениям задач
Здесь представлены основные задачи проектного офиса, которые можно автоматизировать, чтобы достигать поставленных целей проектов. Поэтому при выборе решения для замены иностранного ПО следует убедиться, что оно располагает перечисленной функциональностью.
Как мигрировать без потери информации
Одной из ключевых задач при внедрении нового ПО является миграция данных из ранее используемых систем. При этом следует учитывать скорость, гарантию сохранности и корректного переноса данных.
Важно, чтобы новая система поддерживала возможность импорта и экспорта данных в формате XLS, CSV, также REST API, SOAP, обработку входящих и исходящих запросов. Помимо общих требований, выделим специфические особенности при переходе с решений разных вендоров.
Перенос данных из MS Project. Около 20% компаний, обратившихся в NAUMEN для проекта импортозамещения, использовали в управлении проектами MS Project. Вендор приостановил продажи лицензий на территории России, поэтому организации стремятся снизить риски и в плановом режиме перенести данные в отечественные решения.
Для успешной миграции необходима возможность отображения базового и промежуточного плана проекта. Просмотр утвержденного плана и сравнение с текущим, определение дельты в сроках и бюджете — это привычная функциональность MS Project, без которой не обойтись. Для решения этой задачи в новой системе будут полезны инструменты, такие как диаграмма Ганта и дашборды.
Передача базы знаний из Atlassian. База знаний выступает ценным инструментом для командной работы над проектом. Комбинация системы управления проектами и базы знаний позволяет команде в одном месте выполнять активности и создавать связанную документацию. Например, ранее многие команды использовали Jira для ведения задач, а затем создавали инструкции по решению проблем и документы по проекту в Confluence или SharePoint.
Для замены этой связки, помимо системы для управления проектами, потребуется система управления знаниями, которая обеспечит удобную работу с контентом. При выборе такого решения следует обратить внимание на понятность интерфейса, гибкость настроек доступов, функции отслеживания изменений в режиме реального времени. Кроме того, протестировать, что поиск работает быстро и информацию легко найти. Например, с помощью фильтров, тегов и поисковых фраз.
Новые возможности для проектного управления
Внедрение комплексного решения для ведения проектов поможет не только сохранить процессную зрелость, но и вывести управление на новый уровень. Один из российских продуктов, способных заменить решения иностранных вендоров, — Naumen Project Ruler. Система соответствует требованиям импортозамещения: включена в Реестр отечественного ПО, и все данные хранятся в России. Программный продукт сочетает привычную функциональность зарубежных решений для управления разработкой, проектами, задачами, ресурсами и предоставляет новые возможности.
Комплексный подход. В одном решении объединены управление жизненным циклом продукта, отслеживание связей с проектной деятельностью и ведение информации по проекту, а также учитываются риски и изменения.
Гибридная методология. Продукт объединяет преимущества Waterfall и Agile. Это позволяет быстро адаптироваться к появлению новых требований и к изменениям в продукте или на рынке. Инструменты решения помогают выстроить четкую структуру управления проектом, где у каждого этапа определен срок и закреплены ответственные.
Управление портфелем проектов. В системе реализован мониторинг и анализ прогресса по всем проектам компании в единой иерархической структуре. Это позволяет отслеживать взаимосвязи между этапами и активностями. Такой подход обеспечивает формирование портфелей и программ проектов на основе стратегических целей компании.
Проработанная визуализация. Дашборды с гибкой настройкой переводят все данные из системы в наглядные графики, которые помогают в принятии управленческих решений. Автоматизация сбора данных и формирования отчетов по проекту упрощает процесс принятия решений и высвобождает дополнительное время для более приоритетных задач.
Экосистема решений дает возможность объединить несколько процессов. Например, использование решения совместно с системой класса сервис деск позволяет объединить управление проектной деятельностью с процессами поддержки в компании.
Потребность в замене зарубежных решений — это стимул к пересмотру и повышению эффективности процессов. Переход на зрелое российское решение для управления проектами поможет сохранить привычные инструменты и позволит создать новую ценность, обеспечивая комплексный взгляд на проектный менеджмент в связке со стратегией компании.
