Экономическая отдача от внедрения системы управления знаниями

Доступность нужной информации помогает сотрудникам решать привычные задачи быстрее, а бизнесу — совершенствовать процессы, сокращать затраты, создавать новую ценность. Рассматриваем на примере Naumen KMS, какой экономический эффект приносит внедрение системы управления знаниями в крупной компании.

Кейс 1. Сокращение ресурсов на адаптацию новых сотрудников

Активное обучение в период онбординга зачастую осложняется разными факторами. У сотрудника возникает много вопросов, а ответы ищутся долго: в переписках или многочисленных файлах. Причем информация не всегда полная и актуальная, что сказывается негативно на результатах работы и скорости адаптации. Ресурсы наставника тоже бывают ограничены, особенно если к команде присоединились несколько новичков одновременно.

Удобные инструменты Naumen KMS значительно облегчают процесс онбординга. Продуманная структура контента, гибкий поиск с учетом популярных запросов, синонимов и словоформ, всплывающие подсказки, помощь GPT-ассистента — все это помогает новым сотрудникам самостоятельно справляться с типовыми задачами, а к помощи опытных коллег прибегать только в самых сложных случаях.

Например, как проблему адаптации решил «Европейский медицинский центр» . Используя возможности Naumen KMS, создали полноценную базу знаний всего за 2 недели. Удалось уйти от хранения данных в Word и Excel-файлах. Заменили их на удобную навигацию по разделам и поиск на основе ключевых слов. В результате адаптация специалистов проходит на 20% быстрее и с меньшей затратой ресурсов.

Учитывая то, что все материалы из базы знаний можно обновлять и переиспользовать много раз, компания заметно сокращает расходы на внутреннее обучение.

Кейс 2. Оптимизация затрат на реализацию проектов

Сохранение и передача знаний напрямую влияет на командную работу, быстроту выполнения задач и качество результата. Проблема возникает, если материалы хранятся в разных источниках, редко дополняются, а часть ценного опыта не задокументирована и передается в устной форме. Это затрудняет поиск ответов, мешает использовать прошлые наработки, замедляет достижение цели, повышает риск ошибок.

Единый источник знаний на базе Naumen KMS приносит пользу как текущему проекту, так и будущим. Каждый участник находит то, что нужно в данный момент: документацию, схемы, гайды, чек-листы. Инструменты для создания разных видов контента позволяют зафиксировать экспертный опыт и применять его в следующих проектах. Это существенно экономит ресурсы команды: снижает необходимость консультироваться с коллегами, ускоряет решение задач, предотвращает ошибки и помогает быстрее их исправить.

Непрерывный процесс совместной работы организовала компания VALTEC, российский бренд инженерной сантехники. Инструменты Naumen KMS позволили оптимизировать работу технического департамента. В частности, ускорить процессы написания документации инженерами и улучшить взаимодействие специалистов на всех этапах работы над продуктом — от проектирования до поддержки и развития.

Еще одно преимущество Naumen KMS — возможность обмениваться данными с другими корпоративными системами. Например, бесшовная интеграция Naumen KMS и Naumen Project Ruler позволяет значительно оптимизировать работу над любыми проектами. Специалист открывает новую задачу и видит ссылки на соответствующие статьи в базе знаний. Сокращается время на поиск информации, удается вникнуть в контекст вопроса, изучить предыдущие решения, чтобы в итоге выполнить работу лучше.

Кейс 3. Повышение лояльности клиентов и конкурентоспособности компании

Качественное обслуживание клиентов и быстрое решение их проблем влияет на показатели удовлетворенности и лояльности. А это в свою очередь повышает востребованность продукта и укрепляет позицию компании на рынке. Однако различные факторы способны снижать качество и быстроту обработки обращений. Один из них — недостаточная информированность сотрудников, которые консультируют клиентов.

Naumen KMS предоставляет широкие возможности для обучения специалистов и улучшения клиентского сервиса. Например, гибкий поиск по всей базе знаний, готовые и релевантные ответы от интеллектуального помощника Naumen KMS Copilot, отображение важных новостей продукта в персонализированной ленте.

При работе в CRM или другой корпоративной системе пригодится встроенный виджет базы знаний, и время не будет тратиться на переключение между окнами. А если необходимо поделиться с клиентом письменной инструкцией, то сотрудник может воспользоваться инструментом отправки статьи по email.

Повысить качество технической поддержки и улучшить бизнес-показатели удалось компании «Эвотор», производителю онлайн-касс и ПО. Вся информация о продуктах и лучшие практики коммуникации с клиентами собраны в базе знаний на платформе Naumen KMS. Благодаря этому специалисты дают полные ответы на любые вопросы. В итоге обращения обрабатываются быстрее, а удовлетворенность техподдержкой выросла на 10%.

Главное

Использование инструмента автоматизации управления знаниями позволяет ускорять адаптацию и обучение сотрудников, повышать эффективность работы на проектах, совершенствовать уровень клиентского сервиса благодаря грамотному консультированию. Это создает накопительный экономический эффект: бизнес оптимизирует затраты трудовых и финансовых ресурсов, улучшает качество продуктов и услуг, усиливает свою конкурентоспособность и привлекает новых клиентов.

Уже задумываетесь, как эффективнее использовать знания, накопленные вашей компанией? Оставьте заявку на сайте, и мы покажем все возможности Naumen KMS.