Программное обеспечение — дорогостоящий актив организации, при отсутствии должного управления которым компания несет излишние затраты. Расходы на программные активы можно оптимизировать, внедрив методологию Software Asset Management (SAM). По статистике, экономия бюджета на ПО в среднем составляет до 30% в первый год внедрения и до 10% в последующие. Рассмотрим причины, которые приводят к нерациональным затратам на ПО, и чем поможет SAM.
1. Разрозненные закупки
Типичная практика, когда в компании отсутствует управление потребностями в ПО: не ведется системная работа с подразделениями, не консолидируются потребности для централизованных закупок, не контролируются сроки действия уже используемых лицензий.
При таком подходе возникает множество разрозненных ситуативных мелких закупок,
- упускает возможность получить скидки за объем, которые предоставляют вендоры ПО;
- оплачивает трудозатраты специалистов, которые обеспечивают процесс каждой закупки (формируют запрос, готовят документы, проводят тендер и т. д.).
Методология SAM подразумевает управление потребностями: сбор информации, контроль лицензий и регулярную аналитику. Специализированное решение упрощает эту работу, так как включает инструменты, которые автоматизируют процессы. Например, уведомляет о скором окончании сроков действия лицензий. Это исключает трудоемкое отслеживание данной информации и помогает планировать объемные закупки, пользоваться специальными условиями вендоров и существенно сократить трудозатраты специалистов.
В решении Naumen SAM есть возможность консолидации потребностей на уровне всех структурных подразделений компании
2. Неиспользуемое ПО
Если в компании не ведется централизованный учет программных активов, не избежать ситуаций, когда часть этих ресурсов останется невостребованной, тогда как деньги уже потрачены.
Обычно по корпоративным стандартам каждой должностной позиции соответствует определенный набор программ. При выходе сотрудника на эту позицию они выдаются вместе с лицензиями по умолчанию. Но далеко не факт, что сотрудник полноценно пользуется всем предоставленным ему ПО. Получается, что выданные лицензии не востребованы в должной мере. При этом лицензия на данное ПО возможно необходима другому сотруднику, о чем уже есть соответствующий запрос.
Логично отозвать лицензию у одного сотрудника и передать другому. Это позволит использовать уже имеющийся ресурс и избежать затрат на ненужную покупку. Вопрос только в том, как понять, что программное обеспечение и выданная лицензия не используются?
Единственная возможность — собирать данные по использованию ПО с каждого рабочего места. Эту задачу решают системы с функциями автоматической инвентаризации и мониторинга ПО, например, MS SCCM или Naumen Network Manager. Агенты таких систем собирают данные о запусках и длительности использования ПО на конкретном устройстве.
Решение Naumen SAM собирает данные из таких систем дискаверинга, нормализует и распознает ПО, а также формирует отчеты, содержащие информацию о дате последнего запуска ПО на устройстве, количестве запусков и средней длине сессии использования ПО за определенный период времени (по умолчанию 3 месяца).
Благодаря такому отчету можно выявить неиспользуемое ПО и составить список устройств для удаления ПО и высвобождения лицензии. Факт неиспользования ПО определяется минимальным количеством запусков за период, который настраивается для конкретного программного продукта.
В отчете по установкам ПО отображаются данные по использованию, на основании которых можно оптимизировать потребление лицензий
Другая распространенная причина, по которой имеющееся ПО не используется, — про него забывают, например, после увольнения сотрудников. Во многих компаниях при отсутствии учета ПО лицензии от уволившегося сотрудника не возвращаются в пул свободных лицензий. В результате оплаченные лицензии не используются.
Когда фиксируется каждый этап жизненного цикла ПО, данные о лицензиях не потеряются. Освободившиеся получают статус свободных и впоследствии, когда в них возникает потребность, лицензии передают другим сотрудникам.
В системе реализованы отчеты по лицензиям, которые были закреплены за уволенными сотрудниками
3. Избыточная техподдержка
Техподдержка программных продуктов бывает в различных форматах. Иногда она включается в лицензию на ПО или предоставляется по отдельной лицензии. От этих факторов зависит стоимость. Бывает, что компании по умолчанию берут максимальный уровень поддержки на всякий случай, а потом практически не прибегают к ней. Поэтому к выбору формата техподдержки нужно подходить вдумчиво:
- проанализировать потенциальные потребности;
- сопоставить с вариантами предоставления и цены.
При анализе потребности в техподдержке по тому или иному программному продукту стоит учитывать специфику, количество заинтересованных в нем пользователей и уровень компетенций собственных специалистов компании. Собирать эти сведения вручную — трудоемко и не факт, что достоверно.
С системой Naumen SAM, в которой фиксируются действующие пользователи программных активов и потребности в них, данные доступны в любой момент. Возможно, окажется, что от техподдержки в случае конкретного ПО вообще получится отказаться и тем самым существенно сэкономить.
4. Использование неоптимальных схем лицензирования ПО
Схемы лицензирования ПО основываются на различных метриках — некоем измеряемом параметре, на основе которого рассчитывается необходимое количество лицензий и оплата. Например:
- на устройство — одна установка ПО на одном устройстве;
- именная лицензия — одно подключение конкретного пользователя;
- конкурентная лицензия — одно подключение любого пользователя.
На одно и то же ПО вендор может предлагать разные схемы лицензирования. Сразу понять, какая больше подходит конкретной компании, не всегда получается. Для этого необходимо анализировать эффективность использования лицензий и изучать варианты, которые предлагает вендор.
Допустим, изначально компания закупила определенное число именных лицензий. При использовании ПО выяснилось, что выгоднее использовать конкурентные лицензии, так как сотрудники подключаются к системе эпизодически и им не нужны именные лицензии. Чтобы понять, какая схема оптимальна в компании для конкретного ПО, нужна накопленная аналитика по потреблению лицензий и использованию ПО.
К потенциальной причине излишних затрат относится и выбранный формат контракта с вендором. Например, он может подразумевать точное число именных лицензий или их безлимитное количество. Второй будет дороже, но для крупной компании с большим количеством пользователей и обширной инфраструктурой именно такой формат окажется выгоднее, чем покупка большого количества именных лицензий.
5. Игнорирование бесплатного и open source ПО
У ряда платных программ есть бесплатные аналоги. Если они отвечают запросам компании по функциональности и удобству, то это отличная возможность для снижения затрат. Категория open source ПО, помимо отсутствия платы за лицензии, имеет дополнительное преимущество в виде возможности внесения доработок в продукт.
Не все поставщики предлагают бесплатную техподдержку своих open source продуктов. Но вокруг таких проектов часто образуются целые сообщества, которые находят ошибки и устраняют их, пишут мануалы, создают плагины для расширения основной функциональности. Некоторые компании с большим числом пользователей таких продуктов создают собственные центры компетенций, которые поддерживают это ПО.
К выводам
С двумя из названных причин перерасходов на ПО — избыточной техподдержкой и игнорированием потенциала бесплатного софта — можно разобраться без специальных инструментов. Максимальный эффект даст внедрение методологии SAM и специализированной системы для управления программными активами. Экономия достигается не только за счет более эффективного расхода средств, но и за счет сопутствующего снижения трудозатрат
