Планирование ИТ-активов: с чего начать и как развивать

Кажется, что составить план закупок ИТ-активов просто: оцениваешь объем потребностей, затраты, сроки и выбираешь поставщика. Это не так. Приходится учитывать гораздо больше нюансов.

О том, как правильно организовать процесс планирования ИТ-активов, не приобрести лишнего и не остаться без оборудования, если ошибся на этапе сбора потребностей, расскажем в нашей статье.

Специфика корпоративных процедур планирования

Процесс планирования и формирования бюджета в каждой компании уникален. Вместе с тем можно выделить общие принципы. Этот процесс затрагивает все подразделения и требует регулярного выделения ресурсов. Например, раз в год, полгода или квартал такой план нужно составить, согласовать и, если необходимо, оперативно скорректировать.

Обычно правила планирования и объем информации, требующейся для подобной процедуры, выдвигают подразделения, которые преследуют в первую очередь интересы всей организации. При таком подходе детали, касающиеся ИТ-подразделений и их процессов, могут не учитываться. Сами же формы для сбора заявок от внутренних структур меняются редко, независимо от того, удобны они или нет.

К вопросу планирования компании подходят по-разному. Одни собирают и передают данные в бумажном виде. Вторые сводят информацию в таблицах Excel. Третьи используют специализированные ITAM-решения.

Нередко возникает разрыв между результатами процедуры корпоративного планирования и теми результатами, которые нужны ИТ-подразделению для выполнения своих функций. Как следствие, приходится планировать бюджеты на уровне компании и отдельно для потребностей ИТ, а значит, повторно тратить ресурсы специалистов на деятельность, которая не приносит отдачи и снижает мотивацию.

Еще важный нюанс — когда ИТ-оборудование и ПО приобретаются через централизованные закупочные процедуры. Если потребность не учтена заранее, то компания вынуждена готовить дополнительный пакет документации, чтобы скорректировать план, и заново проводить закупочные процедуры. Длительность таких конкурсных закупок — это притча во языцех.

Уровни изменений

В зависимости от зрелости бизнес-процессов и готовности компании к перестройке процедур планирования можно выделить три уровня изменений.

Начальный. Задача минимум — точнее и быстрее собирать потребности со всех подразделений компании.

Продвинутый. Здесь потребуется запустить учет ИТ-активов в инструменте автоматизации. После этого апробировать новый процесс на одном из подразделений.

Максимальный. Поэтапно трансформировать подход к планированию во всей компании.

Можно начать с первого уровня, далее последовательно менять процессы и переходить на следующий шаг.

Как организовать процесс планирования ИТ-активов

Чтобы обеспечить высокий уровень качества данных с самого начала, компании потребуется пройти ряд организационных и процессных изменений.

Предоставить внутренним командам инструмент заявления о плановых потребностях. Это позволит получить более точные данные о запрашиваемых потребностях и их объемах. На основе полученных данных следует зарезервировать неснижаемые остатки на складах компании, а также составить рамочный договор на закупку требуемого оборудования, возможно на условии оплаты после поставки.

Запустить сбор потребностей в системе сервис деск. В таком случае информационная система выступает как единая точка сбора консолидированных заявок на приобретение ИТ-активов и одновременно как привычный для ИТ-специалиста инструмент, где содержатся данные за прошлые периоды и формируется необходимая на выходе отчетность.

Выстроить сквозной обмен данными. Нужную информацию можно получить, если «подтягивать» ее, к примеру, из уже имеющихся процессов управления изменениями, управления конфигурационными единицами, проектной деятельности, выстраивая тем самым ресурсно-сервисную модель.

Автоматизировать формирование спецификаций на закупку. На основе собранных данных спецификация будет формироваться в ИТ-системе автоматически. Как результат, при последующем составлении заказа на поставку из согласованных заявок можно сразу выбрать подходящие модели оборудования или ПО, которые определены заранее для той или иной спецификации.

Собирать статистику об удовлетворенных сразу потребностях и тех, что нуждаются в инициации закупки. Перед закупкой выполнять автоматический контроль складских остатков ИТ-активов по филиалам и при необходимости корректировать план.

Направления развития

Даже если в компании строгие закупочные процедуры либо сложные процессы планирования, то и в таких условиях можно упростить работу ИТ-специалистов. Как итог — всегда планировать на основе актуальных потребностей, сократить время на ожидание запрашиваемого актива, а также иметь оптимальный запас требуемого оборудования и возможность проследить его наличие по всей организации в целом.

Мониторинг освободившихся ИТ-активов. Это актуально в первую очередь для серверной ИТ-инфраструктуры.

Аренда оборудования. Использовать возможность аренды, например, рабочих мест, серверных мощностей и лицензий. Подобный аутсорсинг позволит сэкономить на покупке и обслуживании, а в нужный момент — быстро нарастить ИТ-инфраструктуру компании без временных затрат на проведение закупочных процедур. Тем не менее при планировании бюджета придется учитывать стоимость и сроки договоров аренды.

Автоматизация связки операционной деятельности и учета оборудования. Все данные, которые необходимы для формирования итогового плана, вести в привязке к реальным сущностям из процессов управления ИТ-активами.

Матрица приоритетов запрашиваемых потребностей. Разработать правила распределения меньшего объема закупленного по большему объему потребностей. По результатам получать связь плана и факта как в части потребности, так и удовлетворения этих потребностей.

Интеграция с финансовыми данными. Организовать интеграцию с бухгалтерским и складским учетом (договор закупки, накладная и т.п.) и выстроить взаимосвязь с сервисной деятельностью. Например, принял объект учета, оформи как ИТ-актив и инициируй процедуру удовлетворения накопившихся потребностей.