5 ошибок при работе с системой для управления проектами

Специализированная система для управления проектами значительно облегчает жизнь команде и менеджеру проекта. Однако при автоматизации проектной деятельности нередко упускаются важные аспекты, которые влияют на эффективность процессов. Это происходит, когда команда не полностью осознает, как оптимально использовать возможности системы. Собрали самые частые ошибки в одну статью и разбираем, как их исправить.

Ошибка 1. Планирование ведется без детализации

Иногда на старте проекта у менеджера есть только общее представление о крупных блоках работ, но нет понимания конкретных сроков, связей между этапами и других важных деталей. В таких условиях сложно сделать прогноз конечного результата, учесть все риски и предусмотреть варианты действий.

Ситуация. Менеджер создает дорожную карту проекта по разработке ИТ-системы: формулирует стратегические цели, определяет контрольные точки и ключевые этапы, настраивает календарный план. При этом не конкретизирует, какие активности будут внутри каждого этапа, кто будет исполнителем. На одном из этапов нужен разработчик, который в это время уже занят на другом проекте. Заменить его нельзя, поэтому придется сдвинуть сроки этапа, и исполнение всего проекта задержится.

Как решить. В специализированных системах для автоматизации проектного управления предусмотрены инструменты для составления планов разной степени детализации. Например, на верхнем уровне участникам важно понять цель и ожидаемый результат проекта и увидеть, на каком этапе он сейчас находится.

Более детально план проекта можно наметить в иерархическом списке: структурировать основные этапы, выделить подэтапы и конкретные активности.

Чтобы продумать связи между этапами и сформировать картину по срокам, можно проанализировать запланированные работы на диаграмме Ганта. С помощью визуального отображения информации на одном экране проще оценить, как задачи соотносятся между собой, определить контрольные точки, убедиться, что нет пересечений по исполнителям и блокеров. Например, какая задача не будет начата, пока не завершится другая. Кроме того, можно настроить несколько версий диаграммы, сравнить их между собой и выбрать оптимальный вариант.

Необязательно подробно планировать все проектные активности в первый же день. Однако важно дополнять план по мере появления новых вводных. Такой подход позволит более детально проработать все этапы и не упустить нюансов, которые могут сказаться на сроках и результатах проекта.

Ошибка 2. Изменения не отслеживаются систематически

Зачастую в крупных проектах параллельно ведется несколько этапов, в которых задействовано много участников, ответственных за разные задачи. Активности могут быть взаимосвязаны. В таком случае, если одна задача не будет вовремя завершена, не сможет начаться работа над следующей. Если руководитель вовремя не заметит проблему, это может привести к изменению сроков проекта и возникновению риска того, что не все обязательства перед заказчиком будут исполнены согласно договоренностям.

Ситуация. Руководитель проекта актуализирует статус задач с командой на встречах, где также обсуждаются возникшие сложности и корректируются планы. Такие собрания занимают время. Чтобы не увеличивать трудоемкость и стоимость проекта, встречаются раз в неделю в понедельник. У бизнес-аналитика во вторник возникла проблема: представитель заказчика не согласует техническое задание в оговоренный срок, ссылаясь на занятость. Руководитель проекта узнает о задержке только через неделю. Из-за этого придется переносить старт разработки.

Как решить. Когда команда работает над проектом в едином пространстве, информация по задачам хранится централизованно. Это позволяет использовать автоматические отчеты и удобно отслеживать активности по проекту. Данные могут собираться с помощью дашбордов, которые обновляются в режиме реального времени. Такие инструменты помогают руководителю регулярно отслеживать ключевые показатели по проекту, чтобы иметь возможность вовремя предпринять корректирующие действия.

Как правило, на интерактивной панели можно создавать разный набор виджетов. Например:

• спидометр с долей выполненных задач — для оценки темпов работ;
• сводки с количеством проектных активностей в определенном статусе — для аналитики прогресса проекта;
• столбчатые диаграммы с распределением проектных активностей по исполнителям — для понимания, над чем работают члены команды;
• таблицы помогают детализировать другие виджеты и сгруппировать нужные данные по строкам для уточнения первоначального представления о статусе проекта.

Такие визуальные панели помогают на основе объективных данных отслеживать изменения в прогрессе проекта и оценивать эффективность работы команды. Благодаря этому руководитель своевременно замечает отклонения и корректирует план.

Ошибка 3. Обязанности в команде распределяются неэффективно

В большинстве проектов есть задачи, которые требуют разного уровня подготовки от исполнителей. Если у специалиста недостаточно опыта или навыков, он может долго искать решение, или получится некачественный результат. Это создает дополнительные риски на проекте.

Ситуация. В крупной компании менеджер руководит несколькими проектами с десятками исполнителей. При этом он не знает, какие компетенции есть у каждого специалиста. К аудиту бизнес-процессов заказчика менеджер подключает аналитика. Однако у сотрудника еще нет подобного опыта, поэтому на старте задачи он не смог оценить потенциальные сложности и трудоемкость. В итоге ему потребовалось больше времени, и отчет не был подготовлен в срок.

Как решить. Чтобы быстро подобрать подходящего исполнителя для задачи, можно вести учет компетенций в рамках системы управления проектами. Для этого в профилях сотрудников указывается, какими навыками они обладают, в каких направлениях специализируются и их профессиональный опыт.

Когда доступна информация о компетенциях, назначить ответственного становится проще. Руководитель примерно оценивает сложность задачи и при выборе исполнителя указывает, какие навыки нужны. Система отфильтрует специалистов по параметрам и подберет наиболее подходящих.

Такая возможность помогает грамотно распределять нагрузку в команде между опытными специалистами и новичками, что обеспечивает более качественное выполнение работ и снижает риски.

Ошибка 4. Трудозатраты фиксируются не полностью

В рамках проекта выполняются разные виды работ: технические, аналитические, исследовательские. Есть как крупные, так и мелкие задачи. Случается, что члены команды фиксируют в системе только крупные задачи или технические вопросы, выполняя другие работы на основе устных договоренностей. Это может привести к возникновению трудностей в планировании сроков. Кроме того, если не все трудозатраты будут учтены, бюджет проекта может быть рассчитан неверно.

Ситуация. Аналитик исследует процесс и не записывает время в систему, поскольку считает, что эта задача напрямую не связана с разработкой. Такие неучтенные активности были на каждом этапе. Это привело к тому, что реальная трудоемкость и стоимость проекта отличаются от указанной в системе.

Как решить. Чтобы специалистам было удобно фиксировать все работы по проекту в системе, можно создать разные типы задач. Например:

• дефект — для анализа и устранения выявленной ошибки;
• улучшение — для работы над совершенствованием возможностей продукта;
• история — для исследования и описания функциональности системы с точки зрения пользователя.

Задачи могут также отличаться жизненным циклом и статусной моделью, что помогает гибко адаптировать процессы. Например, на проекте разработки ИТ-системы задачи проходят такие этапы:

• бэклог — определяется потребность, формулируется цель и результаты;
• анализ — исследуются требования, оцениваются риски, составляется план действий;
• в работе — выполняются действия, проводится разработка;
• в релиз — разработанная функциональность включается в новую версию системы.

В реальности у каждого типа задач специфический жизненный цикл, адаптированный под конкретные требования проекта или процесса. Поэтому важно учитывать различия и выбирать подходы, оптимальные для конкретного случая.

Есть задачи, которые выполняются в несколько этапов и делятся на блоки работ. В таком случае в системе создается общая тема — эпик, в рамках нее указываются отдельные активности со своими сроками и ответственными.

Категоризация и разделение задач на подзадачи позволяют контролировать выполнение всех работ по проекту и объективно отслеживать общий прогресс, находить узкие места.

Ошибка 5. Договоренности не записываются

Часто ключевые решения и крупные задачи по проекту обсуждаются на общих встречах. Если принятые договоренности не были зафиксированы, ответственные исполнители могут забыть о них, перепутать сроки или неправильно понять цель работы. В результате задачи выполняются невовремя или не так, как обсуждалось, потому что критерии не были задокументированы.

Ситуация. Проектная команда обсуждает разработку функциональности системы. Каждый участник записывает только то, что связано с его работой. Общий протокол не составляют. На встрече через неделю выясняется, что нужно было подготовить дополнение к техническому заданию для разработчика. Бизнес-аналитик упустил этот момент из внимания. В результате срок доработок придется переносить.

Как решить. Системы управления проектами обычно включают возможности для организации встреч и ведения протоколов. В протоколе можно подробно описать все принятые решения, указать сроки выполнения работ и назначить ответственных. Такой подход обеспечит сохранение информации и единство в понимании текущих и дальнейших шагов. Дополнительно протокол можно разослать всем участникам, например, по электронной почте.

Также ко встречам можно привязать конкретные задачи. Благодаря такой связке легко отследить, когда и на каком основании было принято решение о выполнении той или иной активности.

Главное

Современные системы для управления проектами включают множество инструментов. Задача проектного менеджера правильно их использовать, чтобы учесть все риски.

1. Детально спланировать ход работ помогает иерархический список, а выстроить взаимосвязи между этапами — диаграмма Ганта.
2. Систематически отслеживать изменения можно на наглядных дашбордах с набором виджетов по ключевым показателям проекта.
3. Эффективно распределить обязанности в команде проще, если в системе ведется учет компетенций сотрудников.
4. Собрать реальную картину о трудоемкости этапов позволяет детальная фиксация затраченных часов по всем типам активностей.
5. Контролировать исполнение решений, принятых на собраниях команды, можно с помощью протоколов.