Как сократить расходы на ИТ-активы: 4 стратегии с Naumen ITAM

Инфраструктура — одна из самых затратных статей в ИТ-бюджете. С одной стороны, она должна бесперебойно работать, а с другой — расходы на обслуживание высоки. В статье разберем, как найти баланс между экономией и эффективностью, оптимизировав запасы ИТ-активов с помощью Naumen ITAM.

Причины сокращений ИТ-бюджетов

Почти 30% крупных российских компаний сократили ИТ-инвестиции в 2025 году, согласно опросу «К2 Интеграции». Например, перестали заменять устаревшее оборудование или отказались от внедрения инструментов автоматизации. Нередко такие меры дают мгновенный положительный эффект, но приносят вред в среднесрочной и долгосрочной перспективах.

Выделим часто встречающиеся ошибки, когда речь заходит о сокращении ИТ-затрат.

Форсированные сокращения. Некоторые компании выбирают быстрые агрессивные меры: уменьшение числа поддерживаемых сервисов, покупку бюджетных аналогов, отказ от обновлений. При этом эффективность падает, потому что сотрудники вынуждены пользоваться «тормозящими» системами. В худшем случае непродуманные изменения могут вызывать даже сбои в критически важных системах.

Экономия на безопасности. Пытаясь сократить затраты, компании могут начать экономить на средствах информационной безопасности, отказоустойчивости систем, резервном копировании. Это значительно увеличивает риски инцидентов, а значит и еще больших экономических и репутационных потерь.

Использование устаревшего оборудования. Такая техника вероятнее всего выйдет из строя и потребует дорогостоящего ремонта или экстренной покупки по завышенным ценам для замены. Кроме того, с каждым обновлением программного обеспечения возрастает риск несовместимости последних версий со старым оборудованием.

Таким образом цена неправильного подхода к оптимизации может во много раз превышать потенциальные выгоды от экономии.

Стратегии оптимизации расходов на ИТ-активы

Как сократить расходы без ущерба для рабочего процесса? Сделать это можно за счет более эффективного подхода к управлению ИТ-активами, например, с помощью Naumen ITAM. Рассмотрим, какие стратегии оптимизации помогает реализовать система.

1. Автоматизация учета

Ручная инвентаризация подразумевает обход помещений, опросы сотрудников и сверку данных из разрозненных Excel-таблиц и бухгалтерских систем. Результат — множество неточностей и только формально числящиеся активы. Это в свою очередь создает прямые финансовые и операционные риски: выделение бюджета на обслуживание несуществующей техники, дублирование закупок, приостановка рабочего процесса из-за нехватки оборудования.

Прозрачность инфраструктуры обеспечивает детализированный учет ИТ-активов. Он помогает контролировать фактическое наличие активов, выявлять неиспользуемые ресурсы, дублирование функций или избыточные мощности.

Naumen ITAM позволяет вести учет всех видов ИТ-активов: пользовательского и инфраструктурного оборудования (ноутбуков, мониторов, серверов и др.), комплектующих (материнских плат, блоков питания и др.), расходных материалов (мышек, гарнитуры и др.), программного обеспечения и информационных систем, бессрочных лицензий и подписок, договоров на приобретение и обслуживание.

После постановки оборудования на учет, на него наклеиваются штрихкоды или QR-коды. В дальнейшем они используются для инвентаризации: сотрудники сканируют коды на технике с помощью мобильного приложения, а система генерирует отчет о наличии техники на своих местах.

В созданной карточке актива можно учесть все важные параметры, необходимые для качественного управления и контроля использования. Например, инвентарный номер, стоимость, состояние, местонахождение, материально ответственное лицо, пользователь.

Также в карточке будут отражены связанные с этим оборудованием объекты, необходимые для точной оценки совокупных затрат: комплектующие, расходные материалы, техподдержка, лицензии, документы, установленное ПО и т.д.

Для учета и контроля программных активов в системе используются лицензионные пулы. Здесь фиксируется основная информация: программный продукт, тип лицензии, стоимость, ответственный, количество прав (сколько закуплено, сколько используется и остаток), а также факты выдачи лицензий пользователям.

Регулярное обновление данных в сети и используемых на нем программных продуктах можно организовать через систему дискаверинга. Из полученной информации формируются отчеты, например, аналитика по лицензионному потреблению для каждого программного продукта.

Таким образом автоматический учет не только сокращает время на инвентаризацию, но и дает точное знание о наличии активов, их состоянии и реальной потребности в дальнейшем использовании и обновлении. Это позволяет ИТ-директору принимать решения, основываясь на объективной информации.

2. Управление жизненным циклом ИТ-активов

Рациональное использование ИТ-активов предполагает контроль на протяжении всего жизненного цикла. Naumen ITAM обеспечивает прозрачность процессов на каждом этапе — от планирования и закупки оборудования (или получения лицензии) до списания (или окончания срока действия).

Система предоставляет полную и непротиворечивую информацию обо всех лицензиях, договорах, ПО и оборудовании. Это позволяет создавать точные прогнозы потребностей в новых устройствах и комплектующих. Анализ данных о замене оборудования, частоте поломок и обновлениях помогает определить оптимальные уровни запасов без избыточного накопления.

Отслеживание жизненного цикла ИТ-активов помогает снизить финансовые риски и точно рассчитывать бюджеты. Например, компания закупала несколько моделей мониторов, и одна из них ломалась намного чаще остальных. Можно сделать вывод о ненадлежащем качестве техники и отказаться от ее использования. Четкое понимание, чем занято конкретное оборудование и каков его реальный износ, позволяет принимать обоснованные решения о сроках обновления. Нет необходимости менять все компьютеры раз в три года, если они справляются с задачами. Лучше продлить жизнь техники до четырех—пяти лет.

3. Оптимизация распределения ресурсов

Одна из частых причин перерасхода ИТ-бюджета — избыточные закупки. Например, компания, не имея достоверных данных о текущем парке оборудования, приобретает новые компьютеры для сотрудников, хотя могла бы перераспределить имеющиеся ИТ-активы.

Naumen ITAM не только предоставляет данные об оборудовании, которое находится на складе или активно используется. Система позволяет автоматически контролировать отзыв активов у уволенных сотрудников. В результате компания сохраняет контроль над ресурсами, и может перенаправить их другим сотрудникам.

Неиспользуемые лицензии также впустую тратят ресурсы компании. Интеграция с системами дискаверинга позволяет оценить лицензионное соответствие: сопоставить, сколько закуплено лицензий, и сколько фактически используется. Это дает понять, когда выгоднее использовать подписку, а когда — бессрочную лицензию. Например, организация оплатила 100 подписок, а регулярно эксплуатируют продукт только 70 человек. В таком случае может быть выгоднее приобрести несколько бессрочных лицензий для постоянных пользователей, а для временных сотрудников или проектов использовать подписку. Так ITAM позволяет более гибко адаптироваться под меняющееся количество пользователей.

4. Централизация закупок и точное планирование бюджета

Нередко при планировании расходов на год компания закладывает на закупку ИТ-активов сумму, опираясь, например, на историю расходов за предыдущие периоды. В таких случаях не бюджетированные закупки происходят спонтанно, по запросу пользователей и в сжатые сроки, что приводит к повышенным расходам.

ITAM позволяет собрать информацию о потребностях в активах всех сотрудников в одной системе. Основываясь на собранных данных, можно заранее более точно планировать бюджет. Допустим, в компании работает 1000 человек, и 50 из них требуются новые ноутбуки определенной конфигурации. Можно заказать всю партию у одного поставщика и получить оптовую скидку, вместо того, чтобы закупать по пять-десять штук под каждый отдел.

К выводам

Сократить расходы на ИТ-инфраструктуру без ущерба для бизнеса позволит эффективное управление активами, например, с помощью Naumen ITAM. Он даст точное знание о том, какими ресурсами владеет компания, позволит эффективно распределять их и контролировать на всех этапах жизненного цикла. Так получится избегать лишних трат, находить скрытые потери и снижать финансовые риски.