В проектах автоматизации каждая компания стремится получить положительный эффект. Как достичь этого и избежать типовых сложностей при внедрении
Типовые проблемы внедрения, которые не учитывают заказчики
Проектная практика показывает, что часто
Автоматизация процессов «как есть». Бизнес стремится полностью сохранить привычный порядок организации работ, перенести в систему все этапы и не оптимизирует процессы. Это не позволяет использовать автоматизацию для повышения эффективности.
Фокус на отдельных функциях системы. На старте руководитель проекта собирает требования от разных подразделений и пытается воплотить в системе. Зачастую пожелания из разных источников могут противоречить друг другу. Другой сценарий — если ожидания от функциональности складываются из опыта использования других систем, а по факту не укладываются в логику нового решения. Есть опасность, что с таким подходом разработка затянется.
Не учитывается потенциал развития системы. На этапе проектирования закладывается небольшой горизонт планирования, не оценивается, есть ли возможность для расширения системы. Если на проекте разрабатывается уникальная система, то в будущем гарантированно потребуются дополнительные затраты на ее развитие.
Не формируются компетенции внутри компании. Если все работы по адаптации и настройке системы проводит подрядчик, то специалисты заказчика не подключаются к этим работам. В таком случае после проекта в компании не остается компетенций для самостоятельной настройки и поддержки решения.
Изолированность системы. В крупных компаниях обычно выстроена сложная разветвленная
Размер проектной команды. Нередко в проект приглашают представителей всех подразделений, чтобы постараться учесть разные требования. Это усложняет взаимодействие, так как на координацию усилий уходит дополнительное время.
Как получить эффект от внедрения ITSM-системы: 5 аспектов для успешного проекта
Для эффективного проекта важно учитывать не только функциональные возможности системы, но и какой формат внедрения предлагается, какие технологии используются в продукте. Разберем подробнее эти моменты на примере системы Naumen Service Desk Pro.
Процессная модель управления. Выстроенная в
В управлении таким проектом можно опереться на опыт вендора и проверенную методологию. Но ключевая роль остается за заказчиком. Вендор предоставляет план внедрения системы с четким разделением ролей, обучает представителей заказчика, передает знания, необходимые для настройки и эксплуатации системы. Внутри заказчика формируется центр компетенций, который собирает информацию со всех подразделений, управляет каталогом услуг, обучает пользователей и специалистов.
Быстрый запуск. Внедрение готового решения значительно быстрее классического проекта автоматизации. Когда в систему изначально заложены процессы на базе методологии ITIL, можно отказаться от долгого проектирования и сконцентрироваться на эксплуатации системы.
Разберем таймлайн такого проекта. Основные этапы можно укрупненно разделить на следующие блоки:
- подготовительный этап — формируется проектная команда с участием представителей заказчика, готовятся стенды для установки ПО, настраиваются интеграции;
- обучение и работа в системе — проводятся семинары по процессам, обучение сотрудников работе в системе, консультации по настройке каталога услуг, начинается опытная эксплуатация.
Благодаря быстрому старту сотрудники заказчика в ходе проекта работают в системе
Адаптация под
В проектах внедрения часто пользователи хотят добавить новую функциональность, чтобы сохранить привычный порядок организации работ. Руководителю проекта потребуется найти баланс между учетом новых требований и созданием целостного решения, где все элементы и сценарии взаимосвязаны. Поэтому в проектах все отхождения от стандартной версии системы лучше оценивать так: выявляется проблема, которую решает функциональность, определяются заказчик, пользователи и менеджер, который будет контролировать использование доработки. Если изменения необходимы, то в первую очередь проверяется, можно ли их закрыть базовыми функциями системы. И только в исключительных случаях, когда требования нельзя выполнить без разработки, в систему вносятся подобные изменения.
Готовые интеграции. Базовые коннекторы и интеграционные механизмы должны позволять системе бесшовно синхронизироваться с существующим ПО и другими элементами
Построение экосистемы. Когда завершается проект внедрения, важно постепенно расширять возможности системы, чтобы создавать дополнительную ценность для компании. Например, подключить новые услуги и
Если вендор предлагает комплексное внедрение линейки готовых продуктов, которые выстраиваются в целостную экосистему, то масштабирование автоматизации позволит выстроить единое информационное пространство для всех процессов компании. Следующим этапом развития сервисов может стать построение ОЦО: выделение сервисов в отдельное
Успешность внедрения