Зачем управлять программными активами

Программное обеспечение (ПО) — важная составляющая любой ИТ-инфраструктуры. Без него работа компании просто невозможна: стандартный пакет офисных программ, инструменты для ИТ-специалистов, инженеров, менеджеров по продажам, бухгалтерии, маркетинга, HR.

Чем больше организация, тем больше различных программных продуктов в ней используется. И ими нужно управлять. Рассмотрим причины, по которым стоит поддерживать порядок в программных активах компании с помощью методологии Software Asset Management (SAM), а также эффекты, которые дает автоматизация.

Понимать, каким ПО владеет компания

Часто в организации нет полной и актуальной информации, каким ПО она располагает, в каких объемах и где оно установлено, используется ли в полной мере, где хранятся правоустанавливающие документы. Без этих сведений невозможно эффективно использовать имеющиеся программные активы.

Программные активы — это лицензии и экземпляры ПО, которые устанавливаются на рабочих станциях, ноутбуках и серверах компании. Собрать сведения об экземплярах ПО вручную — большая трудоемкая задача. Но ее можно автоматизировать с помощью системы дискаверинга, которая передает сведения в SAM-решение. Данные по лицензиям и установленному ПО агрегируются в базе SAM-системы, формируя единый источник сведений о программных активах компании.

Эффективно использовать имеющиеся лицензии ПО

Когда у компании нет четкой картины, каким ПО она владеет и в каком количестве, то часть его нередко оказывается невостребованной. Например, если никто не контролирует, что происходит с лицензиями ушедших из организации сотрудников. В результате возникает некая серая зона: про лицензии забывают и не передают для дальнейшего использования.

Можно организовать четкую систему контроля рабочих мест и установленного ПО силами имеющихся ИТ-специалистов. Это позволит лучше собирать данные, но не устранит риск потери полностью, так как сохраняется высокое влияние человеческого фактора. Автоматизированное решение с необходимой функциональностью будет более эффективным и сократит трудозатраты.

В системе Naumen SAM эту задачу решает модуль сопоставления. Он умеет сравнивать количество имеющихся у компании лицензий и фактически использующихся. Разница между этими показателями определяет лицензионный баланс. Если возникает потребность в определенном ПО, можно обратиться в систему и посмотреть, есть ли на него свободные лицензии, а не закупать в срочном порядке.

Планировать и оптимизировать бюджет

Компаниям, у которых нет комплексной информации о своих программных активах, часто не свойственен плановый подход к закупкам. Сложно планировать, не понимая, чем располагаешь. Так, практикуются мелкие закупки ПО, призванные закрыть срочные точечные потребности. В результате затраты не оптимальны по двум причинам:

1. Скорее всего, в подобных закупках нет необходимости, так как у компании наверняка есть свободный ресурс лицензий. Просто из-за отсутствия учета она о нем не знает.
2. Организация теряет выгодные условия, которые вендоры предлагают за крупные закупки.

Актуальная информация об имеющемся ПО, которую обеспечивает автоматизированный учет, позволит компании перейти на плановые закупки и формировать для них целевой бюджет без лишних затрат.

Оптимизировать процессы техподдержки

Если в компании нет учета ПО, то нет и плановой работы с ним: установок, продления лицензий, подписок и обновлений. Эти задачи появляются по запросу от пользователей в техподдержку. Получив такую заявку, ИТ-специалист не сможет помочь сходу. Для начала ему понадобится собрать множество данных: какая версия ПО установлена на рабочем месте, какая лицензия используется, есть ли свободные лицензии, где хранится дистрибутив и так далее. В результате срок выполнения заявки существенно увеличивается.

Хорошо, если рабочие обязанности пользователя не сильно или частично завязаны на данном ПО. Хуже, если останавливается критически важный для бизнеса процесс. Когда ведется автоматизированный учет программных активов, вероятность подобных ситуаций стремится к нулю. Даже если компания еще не выстроила управление ПО, обработка таких заявок в разы ускорится, так как нужная информация у специалистов поддержки всегда под рукой.

Снижать эксплуатационные риски

Работоспособность ПО — важный фактор непрерывности бизнес-процессов. Блокировка может привести к негативным последствиям. Чтобы софт работал стабильно, нужно следить за сроком действия подписок, оплат, договоров и обновлений. Без централизованного учета обеспечить непрерывную работу ПО почти невозможно. Кроме того, возникают юридические и финансовые риски во взаимоотношениях с вендорами.

Собрать базу данных по условиям работы с ПО, которое используется в компании, недостаточно. У лицензий разные сроки и прочие условия, которые нужно контролировать, сотрудники увольняются, ресурсы ПО высвобождаются. В общем, ситуация постоянно меняется. Отслеживать ее только силами ИТ-специалистов нереально. Автоматизированное решение делает это незаметно и регулярно. Например, система Naumen SAM отправляет заинтересованным сторонам уведомление заранее, если срок какой-либо лицензии скоро закончится. Таким образом это не станет неожиданностью, и продлить его можно в плановом режиме.

Выявлять нелицензионное и уязвимое ПО

Еще один весомый риск — использование пиратского и уязвимого ПО. Например, если в компании ранее не было строгих правил информационной безопасности, или это издержки того, что подобные регламенты только формируются. Выявлять нелицензионное ПО вручную, проверяя каждое рабочее место, — это большие трудозатраты. А риски тем временем будут сохраняться. В решении Naumen SAM реализован механизм выявления пиратского и уязвимого ПО, с помощью которого можно быстро определить все места его установки.

В заключение

Итак, мы насчитали 6 причин, которые стоят того, чтобы внедрить SAM-систему. Наведение порядка в программных активах позволит компании:

1. Знать и понимать свои ИТ-ресурсы.
2. Эффективно их использовать.
3. Качественно планировать и оптимизировать бюджет.
4. Ускорить обработку заявок, связанных с ПО.
5. Снизить эксплуатационные риски.
6. Выявить нелицензионное и уязвимое ПО.

И это не полный список. С помощью SAM можно существенно повысить не только эффективность управления ИТ, но и бизнеса в целом.