Выстроенные процессы управления программными активами (Software Asset Management — SAM) выступают инструментом оптимизации расходов и роста бизнеса. Однако крупным организациям не всегда понятно, что необходимо предпринять, чтобы навести в них порядок. Трудности возникают уже на этапе определения текущей зрелости. В статье разбираем, как оценить уровень развития SAM в компании и действовать, исходя из этого.
Типовые концепции уровней зрелости SAM
Модель уровней зрелости — это удобный инструмент, который позволяет оценить текущее состояние процесса управления программными активами и разработать план развития. Регулярная оценка помогает перестать двигаться на ощупь. Вы понимаете, какие практики управления
В мировой практике используют разные модели оценки уровней зрелости SAM. Например, для официальной сертификации системы менеджмента программных активов часто применяют модель ИСО 19770-1. Она подходит крупному бизнесу и госсектору. Другую востребованную модель уровней зрелости разработала компания Microsoft. Она универсальна и фокусируется на оптимизации затрат. Как ИСО 19770-1, так и Microsoft Software Optimization Model (SOM), описывают четыре уровня зрелости, но характеризуют
| Уровни | ИСО 19770-1 | Microsoft SOM |
|---|---|---|
| 1 | Достоверные данные: получение сведений о том, что есть, чтобы уметь этим управлять. | Базовый: ручной учет ПО в Excel, неполные данные, высокий риск штрафов при аудитах. |
| 2 | Практическое управление: повышение качества административного управления и получение немедленных преимуществ. | Стандартизированный: использование инструментов инвентаризации, контроль софта, но процессы реактивные — конкретные действия как реакция на конкретную ситуацию. |
| 3 | Операционная интеграция: повышение эффективности и результативности. | Рационализированный: автоматизация жизненного цикла ПО, формирование закупок на основании потребностей, контроль затрат. |
| 4 | Полное соответствие ИСО/МЭК по SAM: достижение лучшего в своем классе стратегического SAM. | Динамический: интеграция SAM в общую стратегию бизнеса, использование данных для принятия решений и прогнозирования. |
На практике уровни описаны сложно и общими словами. Это затрудняет компаниям определение своей точки нахождения в развитии процессов управления программными активами.
Концепция оценки уровней зрелости SAM от Naumen
Мы адаптировали текущие две концепции к российским реалиям и разработали свою собственную модель. Она состоит из пяти уровней.
Уровни зрелости различаются между собой степенью развитости процессов, команды и инструментов автоматизации, которые в совокупности обеспечивают эффективность SAM. Разберем каждый уровень подробнее.
Уровень 1. Хаос
На этом уровне находятся компании, которые пока не управляют программными активами. Здесь не ведется учет лицензий, не проводится инвентаризация ПО, отсутствуют соответствующие процессы, практики и ответственный за использование софта. В итоге у организации нет понимания, какими программными активами она владеет, как они используются, когда необходимы закупки, а также отсутствует база для выстраивания системы управления.
Рекомендации. Необходимо заложить основу для внедрения SAM, и это — данные. Первое, что стоит сделать: собрать всю имеющуюся информацию и оценить качество. Затем аккумулировать в едином источнике, для начала им может стать Excel.
На уровне хаоса нет никаких инструментов автоматизации, поэтому первичная агрегация сведений о ПО будет во многом ручной и трудоемкой. В первую очередь можно запросить выгрузку бухгалтерских документов по нематериальным активам из 1С или ERP. Необходимо собрать договоры, счета по закупкам, поднять лицензионные сертификаты, ключи активации, соглашения.
Понадобятся списки всех пользовательских устройств, на которых установлено ПО. Их можно получить из Active Directory. Затем собрать логи из систем управления конфигурациями, чтобы увидеть реальную картину использования приложений.
Также источником информации станет опрос сотрудников об используемом софте, в том числе специализированном. Затем все полученные данные нужно сопоставить.
Уровень 2. Реактивный SAM
В организациях этого уровня уже присутствует контроль ПО. Возможно, внедрена система дискаверинга для регулярного автоматического сбора данных о софте. Но зачастую результатов пока не приносит: сведения поступают в «сыром» виде и не пригодны для анализа. Ответственность за программные активы размыта между разными сотрудниками: системными администраторами, специалистами техподдержки или даже руководителями
Работа с ПО строится по реактивному принципу: возникла проблема — решается доступными способами. Закончилась лицензия и не запустилось приложение — экстренный поиск свободной или срочная закупка. Тем временем
При необходимости данных о ПО, например, для планирования бюджета, значительные трудозатраты уходят на сбор. Анализ отсутствует, поэтому закупки зачастую избыточны, что приводит к переплатам.
Рекомендации. Ключевое действие — ввод автоматизированной отчетности об инвентаризации ПО и лицензионных правах. Также для дальнейшего развития SAM в компании важно кроссфункциональное взаимодействие. Для этого формируется команда из представителей финансового подразделения,
Далее потребуется проанализировать существующие ограничения для развития и варианты преодоления. Допустим, в компании нет достаточного бюджета. Подумайте, что сделать с имеющимися ресурсами: начните с малого и сначала оптимизируйте те процессы, которые принесут наибольшую экономию и быстрые результаты. Эти достижения можно использовать как доказательство того, что компании целесообразно продолжать инвестировать в данное направление.
Уровень 3. Проактивный SAM
На этом уровне зрелости в компании есть менеджер, который контролирует, анализирует и развивает процессы учета и управления ПО. Коммерческие данные о лицензиях оцифрованы и поддерживаются в актуальном состоянии. Действует решение автоматизации, которое обеспечивает регулярную инвентаризацию и нормализация данных, а также генерирует отчеты по лицензионному потреблению. Процессы управления ПО выстроены, но пока автоматизированы не полностью.
Компания уже получает ощутимые эффекты в виде сокращения затрат на ПО до 30% и трудозатрат сотрудников. Заметно снижаются юридические и операционные риски при использовании софта.
Рекомендации. Главное условие перехода на следующий этап — построение эффективной инфраструктуры из инструментов управления программными активами. Необходимо автоматизировать сопоставление нормализованных данных о ПО и лицензионных правах и обеспечить генерацию автоматической отчетности по итогам.
Уровень 4. Оптимизация
Этот уровень зрелости характеризуется действующей командой, ответственной за функционирование и развитие
Появляется возможность сконцентрироваться на оптимизации использования лицензий, чтобы дополнительно сократить расходы. Потенциально это еще порядка 5% сокращения затрат ежегодно. Становятся доступны более выгодные условия от вендоров за счет централизации процесса закупок ПО.
Рекомендации. Процессы SAM запущены, работают и не требуют постоянного внимания. Это позволяет компании сосредоточиться на анализе данных о применении программных активов пользователями. Необходимые для этого сведения: даты запуска приложений, суммарное время работы, частота запусков, сетевые логи в случае
Уровень 5. Максимальная ценность
На данном уровне команда SAM поддерживает достигнутые результаты. Накопленные исторические данные по потреблению лицензий используются для прогнозирования. Достоверная информация о всех этапах жизненного цикла ПО разного типа позволяет понимать ТСО, анализировать эффективность и планировать бюджеты. Решение для автоматизации предоставляет инструменты анализа «что если» для моделирования изменений в лицензировании ПО. Процессы управления ПО регламентированы, автоматизированы и интегрированы с другими процессами в организации.
Налаженные автоматизированные процессы SAM положительно отражаются на общей операционной эффективности компании. Дополнительную экономию дает выбор оптимальных моделей лицензирования ПО. В комплексе это высвобождает ресурсы на реализацию стратегических задач.
Рекомендации. На уровне максимальной ценности происходит постоянный контроль действующих процессов и оценка на предмет стабильности, выявления «узких мест». Оптимизация происходит за счет точного понимания, что нужно компании, и составления планов на будущее. Экономический эффект от действий на этом этапе скорее накопительный.
Рекомендации по внедрению SAM
В среднем, путь от хаоса до достижения максимальной ценности занимает около двух лет. На практике сроки во многом зависят от размера организации, мотивации руководства и объема финансирования.
Ощутимый эффект от внедрения SAM можно получить уже на проактивном уровне. Здесь повышается общая управляемость процессами управления ПО, минимизируются риски и сокращаются затраты. Например, одному из наших заказчиков — крупному девелоперу «Главстрой» — удалось перейти от хаоса к проактивному уровню за 8 месяцев в спокойном режиме.
Допустим, вы инициировали проект внедрения
- набор готовых коннекторов к популярным системам дискаверинга, что позволит сократить сроки и стоимость разработки в рамках проекта;
- развитые механизмы интеграции, т.к. управление ПО требует агрегации данных из различных источников;
- механизм нормализации данных и каталог распознавания ПО. Решение должно располагать встроенным модулем нормализации и богатая библиотека ПО, которая регулярно обновляется;
- библиотека ПО должна содержать не только правила распознавания, но и правила лицензирования программных продуктов;
- наличие модуля генерации отчетов по лицензионному соответствию согласно правилам лицензирования (
комлпаенс-движок ); - готовые отчеты по использованию ПО для принятия решений на разных уровнях ответственности;
- высокая производительность, ведь в
SAM-системе агрегируются большие объемы данных.
Такой набор возможностей обеспечит компании достижение поставленных целей в управлении программными активами с помощью единого решения, что в свою очередь ускорить внедрение и сократит расходы.
Главное
Российские компании проходят пять стадий зрелости процессов управления программными активами. Сделать
Хотите управлять всеми
