Как оптимизировать управление проектами производственного холдинга и ускорить время согласования на 40%

Контроль многочисленных проектов на уровне целого холдинга невозможен без современных инструментов, которые позволят планировать различные инициативы, учитывать риски, сохранять и переиспользовать ценный опыт. Внедрение связки решений для управления проектами и знаниями позволило ускорить достижение целей, повысить прозрачность и снизить риск ошибок.

Это NDA-кейс, поэтому мы не можем упомянуть название бренда, но готовы поделиться задачами бизнес-заказчика и результатами внедрения наших продуктов.

Усложнение процессов создало хаос

Промышленный холдинг имеет распределенную структуру, включающую в себя предприятия в разных регионах страны. Там производится широкая номенклатура — от тяжелого машиностроения и металлоконструкций до высокоточной электроники. В компании организовано централизованное управление инвестиционными и ИТ-проектами. При этом одновременно реализуются десятки инициатив различного масштаба — от модернизации оборудования до цифровизации бизнес-процессов.

К примеру, в группу инвестиционных проектов входит капитальное строительство, модернизация цехов, закупка и ввод в эксплуатацию станков с ЧПУ, роботизированных линий. Проекты развития связаны с процессами оптимизации складской логистики и программами повышения операционной эффективности. ИТ-проекты холдинга зачастую подразумевают внедрение различных систем для автоматизации бизнес-процессов.

Чтобы успешно управлять таким диверсифицированным портфелем активов, требуется настроить сквозные и прозрачные процессы. Ранее компания использовала связку двух решений — Jira и Confluence. Это помогало контролировать выполнение задач и хранить проектную документацию.

Однако со временем возникли две проблемы. Во-первых, для производственного холдинга федерального масштаба применение иностранного ПО создает серьезные риски. Во-вторых, при масштабировании появились сложности. Специалистам стало труднее находить нужную информацию, а на строительных проектах данные часто терялись при смене исполнителя. При реализации аналогичной инициативы на другом заводе повторялись ошибки, которых можно было избежать при использовании готовой и согласованной документации.

Страдало и управление. Менеджеры проектов до 30% времени тратили на рутинную работу: ручное составление отчетов о статусах, сбор актуальных версий документов, синхронизацию данных между системами. В итоге нередко происходило дублирование задач и затягивание сроков. Топ-менеджменту не хватало целостной картины по каждому портфелю проектов.

Руководство пришло к выводу, что компании требуется комплексное решение, которое не просто автоматизирует управление, а свяжет воедино все этапы жизненного цикла проекта — от инициации до сдачи в эксплуатацию и анализа лучших практик.

Разложить задачи и знания по полочкам

В качестве замены иностранных Jira и Confluence была выбрана связка российских решений Naumen Project Ruler (NPR) и Naumen Knowledge Management System (KMS). Бесшовная интеграция позволила создать единое цифровое пространство для всех проектных участников.

Стратегия внедрения состояла из трех основных этапов.

Этап 1. Пилотное внедрение в ИТ-департаменте и на производстве. Компания намеренно выбрала два самых сложных контура. Это помогло оценить возможности решений Naumen для реализации проектов с быстро меняющимися приоритетами на технологически продвинутых производствах, где параллельно запущено несколько инициатив. Создали рабочую группу, в которую вошли: владелец продукта со стороны бизнеса, ключевые пользователи (ведущие менеджеры проектов из ИТ-департамента и выбранного завода), администраторы внутренних систем холдинга, специалисты Naumen.

Участники рабочей группы совместно:

1. Создали библиотеку шаблонов документации для разных типов проектов, в том числе иерархические структуры работ, матрицы ответственности, паспорта, планы и дорожные карты проектов, сметы и расчеты.
2. Стандартизировали жизненный цикл проекта, статусы и роли. Например, процесс введения любого нового оборудования в работу сопровождается соответствующими статусами — от «Инициация» до «Ввод в опытную эксплуатацию». Роли в системе привязаны к должностям, а не к конкретным людям, что позволяет стандартизировать управление.
3. Настроили дашборды для различных ролей. Руководители получают детализированные отчеты по всем программам и портфелям: какие проекты реализуются, какие ресурсы задействованы, какие знания создаются в итоге. А менеджеры проектов видят подробные данные по уровню нагрузки инженеров, прогрессу выполнения работ, контрольным точкам, рискам.

Этап 2. Перенос знаний и настройка интеграции. Команда внедрения не просто загрузила в Naumen KMS всю проектную и рабочую документацию, шаблоны, отчеты и другие знания. Информацию структурировали по типам проектов, этапам жизненного цикла производства, функциональным подразделениям, технологическим процессам. Каждый проект в NPR связали с определенным разделом KMS, где хранятся все данные по нему: паспорт проекта, технические задания, паспорта оборудования, регламенты, методички, акты сдачи-приемки, а также ценный опыт в виде ретроспектив и экспертизы.

Этап 3. Масштабирование и адаптация. После успешного пилотного проекта связку решений Naumen Project Ruler и KMS внедрили в других подразделениях и на заводах холдинга. Для сотрудников организовали серию вебинаров, где менеджеры проектов поделились успешными кейсами решения типичных проблем с помощью продуктов Naumen. На каждой новой площадке назначили локального координатора, который помогал адаптировать процессы в системе под конкретную специфику департамента или завода. Это ускорило процесс адаптации сотрудников к российской системе после многолетнего использования иностранного решения.

Создание устойчивой проектной экосистемы

Внедрение заняло около 9 месяцев — от пилота до полного масштабирования. Результаты оценивались как по количественным показателям, так и качественным изменениям.

Количественные показатели:

• Сокращено время на синхронизацию между участниками проектов на 40%. К примеру, если раньше техническое задание согласовывалось в среднем 5 дней, то после внедрения решений Naumen всего за 2 дня.
• Ускорен поиск информации на 30%. Например, инженеру, который готовит техзадание на закупку нового пресса, больше не нужно никого обзванивать или писать в чатах. Он быстро находит в KMS аналогичный завершенный проект, в котором есть готовый шаблон и паспорта оборудования. Это экономит несколько рабочих часов и снижает риски ошибок.
• Значительно сокращен ручной труд на формирование отчетности, актуализацию задач, поиск ответов на вопросы. Раньше подготовка ежемесячного отчета по портфелю проектов занимала у двух аналитиков в среднем 2–3 дня. Теперь этот отчет формируется автоматически из данных Naumen Project Ruler за 15 минут.

Качественные изменения:

• Повысилась ответственность исполнителей благодаря прозрачности статусов и сроков в NPR, применению единых шаблонов, стандартов и методологий проектного управления.
• Улучшилась управляемость сроками. Например, если задерживается подписание акта выполненных работ у подрядчика, NPR предупреждает о рисках срыва критического пути, и участники проекта могут среагировать до того, как последствия станут необратимыми.
• Ускорилось внедрение лучших практик. Удачный опыт одного завода тиражируется на другие. Это позволяет не только ускорить реализацию инициатив, но и сэкономить на консультациях поставщиков.
• Снизились риски критичных ошибок. Например, стало намного меньше инцидентов, связанных с неактуальными версиями документов.
• Повысилась управляемость информацией благодаря централизации всех проектных данных и знаний в едином пространстве, доступ к которому настраивается по ролям и категориям.

Внедрение связки решений Naumen позволило промышленному холдингу трансформировать саму культуру управления проектами, в которой знания стали важным активом.