Работа с целями, инициативами и командами в проектах

Старт проекта — на самом деле не начало. Этому предшествуют этапы по формированию стратегий, целей, команд.

Сегодня знакомим с функциональностью Naumen Project Ruler: как работать с целеполаганием в проекте, фиксировать инициативы и настраивать проектные команды.

Установка связей между целями разного уровня, проектами и задачами

Целеполагание в проекте способствует эффективности реализации, достижению финансовых результатов, росту мотивации и вовлеченности сотрудников. Тем не менее в общении с клиентами мы не раз слышали один и тот же тезис: компания работает с целями, но весомых плюсов от этого не ощущает. Между целями и проектами как будто образовывается разрыв: нет понятных взаимосвязей, которые отражают логику перехода к конкретным действиям. В результате теряется смысл целеполагания.

Цели должны становиться основой для принятия решений и сохранять фокус в работе. Но нередко превращаются в декларацию намерений, существуют сами по себе, а проекты ведутся в отрыве от них и друг от друга. Это приводит к ряду проблем. Например:

• нет целостной картины по стратегии компании;
• не получается оперативно реагировать на изменения — пересмотреть бюджет, сроки, заменить участников;
• возникает конфликт приоритетов;
• появляются трудности в отслеживании динамики движения к целям;
• цели остаются без реализации;
• у сотрудников отсутствует понимание, как ежедневная работа соотносится со стратегическими ориентирами.

Как сделано в Naumen Project Ruler. Решение позволяет отображать важные причинно-следственные связи и преемственность в виде структуры дерева. Самый верхнеуровневый объект целеполагания в системе — стратегия. Здесь формулируются цели. На этом уровне для реализации можно продумывать портфели и программы. А в них, в свою очередь, могут быть определены более конкретные цели. Для их достижения формируются конкретные проекты. Затем определяются вехи, сроки, этапы и конкретные задачи.

Таким образом формируется:

• картина реализации стратегии для руководителей;
• цепочка связей от целей к задачам для исполнителей. Каждый может последовательно проследить, к какому результату в масштабах компании ведет конкретно его работа.

Инструменты Naumen Project Ruler (NPR) помогают создать четкую структуру ответственности и предоставляют возможность для корректировки курса. Такой подход позволяет не теряться в деталях и частностях, а держать фокус на конечном результате.

Работа с инициативами

Когда цели заданы, следующий логичный вопрос — как их достигать. На практике между формулировкой цели и запуском проекта возникает важный промежуточный этап — инициатива. На этом уровне появляются идеи, обсуждаются варианты реализации, оцениваются риски, ресурсы. Мы исследовали, как компании обычно работают с инициативами, и пришли к выводу, что отсутствие этого этапа создает проблемы, которые негативно сказываются на проектах:

1. Что не зафиксировано, то не существует. Когда команда обсуждает путь достижения целей, возникают разные идеи. Если не собирать их, они потеряются. А вместе с ними — время и потенциальная выгода.
2. Отсутствие прозрачной логики создания проекта. В такой ситуации проект возникает как будто из ниоткуда. Непонятно, на каких основаниях он был инициирован, есть ли бюджет, ресурсы, какие риски. Это существенно затруднит согласования и затормозит старт проекта.

Как сделано в Naumen Project Ruler. В системе реализован объект «Инициатива» — карточка с информацией, которая заполняется и обновляется по мере работы. Как и другие элементы целеполагания в NPR, инициативы можно связывать со стратегиями, целями и проектами. Доступны три сценария работы:

1. Создание нового. Это может быть продукт, процесс, идея — всё, что запускается с нуля, требует предварительного исследования, определения приоритетов, рисков, спроса.
2. Оптимизация существующего. Речь может идти о продукте, услуге, процессе, которые нужно усовершенствовать. Это также требует согласований, оценки эффектов, рисков, сроков.
3. Внешние изменения. Этот вариант для случаев, когда инициативы связаны с факторами извне: тенденции рынка, запросы клиентов, требования регуляторов. И здесь аналогично нужны сбор и анализ информации, коммуникации со стейкхолдерами, оценка рисков.

Каждый описанный сценарий со своими особенностями реализован и автоматизирован в Naumen Project Ruler.

Формирование команд

Собрать продуктивную команду — критично важная задача. Особенно в крупных компаниях, где потенциальные участники из разных подразделений и могут одновременно подключаться к нескольким проектам. Кроме того, одни в проекте от старта и до финала, другие — только на определенных этапах. Одни непосредственно работают с задачами, другие участвуют в коммуникациях по определенным вопросам. Все это руководителю нужно учитывать при сборке команды и планировании загрузки.

Как сделано в Naumen Project Ruler. Для общей картины по каждому участнику в системе заполняется не только имя, но и роль в проекте, занятость в нем в процентах, сроки участия. Выбрать специалиста можно как по имени, так и подразделению, к которому он относится. Если в списке ролей, который предлагает система, нет нужной, можно это создать прямо в той же форме добавления участника.

Когда нужно назначить задачу на исполнителя и ответственного, NPR предложит сформированный список участников. При этом по каждому будет понятно, к какой функциональной команде он относится. А если на этапе выяснится, что нужного специалиста не включили в проект, то данные можно добавить с этого же экрана.

В результате инструмент подходит для гибкого формирования команды по разным параметрам. Руководители проектов получают полную картину: кто участвует, насколько активно, какие задачи выполняет и какова загрузка. Например, можно посмотреть, где занят каждый сотрудник в выбранный период времени.

Так команда становится не просто списком исполнителей, а четкой структурой с понятными зонами ответственности, с учетом времени, приоритетов и ролей. Это еще один важный шаг к прозрачному и результативному проектному управлению без конфликта ресурсов и срывающихся дедлайнов.

К выводам

Целеполагание, работа с инициативами и командами закладывают основу для планирования и успешной реализации проекта. Такие инструменты дают возможность в едином пространстве отображать взаимосвязи целей, задач и конкретных действий, удерживать фокус команды на главном и расставлять приоритеты.

Узнайте больше о применении Naumen Project Ruler для задач управления проектной деятельностью.