Как эффективно управлять ПО: от планирования закупки до вывода из эксплуатации

Когда инфраструктура сложная, с виртуальными и физическими серверами, множеством рабочих станций, задача контроля становится одной из приоритетных для подразделения ИТ. Необходимо вовремя закупать лицензии на программное обеспечение, чтобы не встали критически важные бизнес-процессы, контролировать соответствие лицензионным соглашениям, чтобы не получить штрафы и юридические проблемы.

При этом проведенные закупки лицензий должны быть обоснованы, а средства не потрачены напрасно. Для этого ИТ-ресурсы нужно целенаправленно учитывать, обслуживать и планировать приобретение. На это направлена методология управления программными активами Software Asset Management (SAM).

Чем полезен SAM

Методология подразумевает:

• учет приобретенных лицензий на ПО и подтверждающих документов;
• отслеживание лицензионного баланса — разницы между количеством закупленных и фактически используемых лицензий;
• выявление невостребованного софта и инвентаризацию;
• контроль сроков действия лицензий, подписок и договоров на ПО;
• планирование закупок.

Для успешного внедрения методологии необходим инструмент — автоматизированная SAM-система, которая становится единым источником данных о программных активах организации. Рассмотрим, как автоматизация делает эффективнее базовые процессы управления ПО в компании.

Планирование закупок

Если в компании нет учета лицензий и ПО, у нее нет понимания, какими активами она располагает. В этом случае бюджет на закупку формируется, исходя из планов на новые рабочие места и развитие ИТ-инфраструктуры. Между тем, у компаний зачастую есть определенные объемы свободных активов, которые можно задействовать. Из-за недостатка информации они остаются невостребованными. В связи с этим запланированные затраты могут оказаться излишними.

Возможен другой вариант. Организация будет вручную собирать данные о ресурсах, которыми уже располагает. Это существенно затянет процесс и потребует весомых трудозатрат. При этом полученная информация скорее всего не будет полностью достоверной и точной. И так — каждый раз, поскольку процедура планирования бюджета происходит регулярно.

Есть и наиболее неблагоприятный сценарий, при котором компания ничего не анализирует, а просто закладывает на закупку ПО сумму, опираясь, например, на историю расходов в предыдущие периоды. В таких случаях ПО закупается спонтанно, по запросу пользователей, в условиях горящих сроков.

SAM дает компании четкую картину активов, понимание, где и кем они используются, а также сколько у нее свободных ресурсов. Автоматизированное SAM-решение позволяет постоянно поддерживать эти данные в актуальном состоянии за счет сравнения числа закупленных и активированных лицензий. Остается сопоставить свои возможности с планами и закладывать средства на новое ПО. В результате период планирования закупок часто удается сократить с нескольких недель до нескольких дней.

Уменьшение времени и экономия трудозатрат — не единственный важный эффект. Когда компания хорошо ориентируется в ПО, которым располагает, и полноценно его использует, сокращаются нецелесообразные закупки, а значит, экономится бюджет. Проектный опыт Naumen показывает, что экономия на ПО может составить до 30% в первый год внедрения SAM, и еще на 5-10% в последующие.

Инсталляция

Если компании свойственна стихийная установка ПО по запросу пользователей в поддержку, это всегда связано с трудоемким сбором информации. ИТ-специалисту нужно понять, может ли он предоставить требуемое: есть ли свободные лицензии, где взять дистрибутив для установки. Поиск и проверка сведений займет время. В результате может оказаться, что установить ПО нельзя, его сначала необходимо приобрести.

Если компания закупает ПО, исходя из конкретных планов, риск, что в нужный момент требуемой программы не окажется, минимален. Тем не менее сложности сохраняются из-за отсутствия единой базы данных по программным активам. Например, закупкой занимался один специалист, заявка пришла к другому. Без сводной информации быстро понять, где хранится дистрибутив или лицензия не получится.

Когда компания ведет учет программных активов, спонтанных установок значительно меньше. Уже имеющиеся и потенциальные потребности учитываются при планировании закупок. Это сводит к нулю риски, что в определенный момент нужного ПО не окажется. ИТ-специалист получает заявку, например, на подготовку нового рабочего места. Он понимает, что для заданной должности по корпоративным стандартам его нужно оснастить определенным набором программ. В системе SAM ему будет доступна информация о свободных, возможно, заранее зарезервированных лицензиях и полной информацией по ним. Установка ПО займет минимум времени, рабочее место будет оснащено лицензированными ПО. Его дальнейшая эксплуатация и срок лицензии будет под контролем.

Если все-таки возникают запросы на ПО, которое не учтено в планах, актуальные данные в системе управления лицензиями позволяют оценить возможность их выполнения. Если лицензий нет, то их можно включить в бюджет закупки на следующий период.

Эксплуатация

При разрозненности данных контролировать сроки лицензий, договоров, подписок и обеспечить плановую работу по их продлению, невозможно. Компания неизбежно будет сталкиваться с блокировкой ПО из-за нарушения тех или иных условий. Это чревато простоем в бизнес-процессах, а также юридическими и финансовыми рисками.

Система учета программного обеспечения сама следит за сроками эксплуатации ПО. За определенный период до окончания какой-либо лицензии, она оповестит об этом. Так существенно экономятся ресурсы ИТ-специалистов. При уведомлении от системы они могут заранее подготовиться: продлить действующую или подготовить новую. Сотруднику, у которого она установлена, будет обеспечена бесперебойная работа с данной программой. Так, стратегия управления ПО из реактивной становится проактивной.

Вывод из эксплуатации

Софт может выводиться из эксплуатации по разным причинам. Например, вендор прекратил поддержку определенной версии, и нужно установить другую. Или компания производит миграцию с одного ПО на другое. В любом случае такое ПО необходимо удалить везде, где оно установлено.

Если полной информации об этом нет, то предстоит большая работа по ее сбору. В ход можно пустить опрос, обход или другие методы, и все равно трудозатраты будут значительными. Причем не на основной процесс — непосредственно вывод ПО, а на вспомогательный — поиск мест его применения.

С системой управлениями лицензиями нет необходимости в поиске такой информации и проверке ее достоверности. Этот этап исключается из процесса вывода ПО из эксплуатации и трудозатрат специалистов. SAM-система знает, откуда его нужно удалить. ИТ-специалистам остается только точечно деинсталлировать ПО.

В заключение

Методология SAM помогает организовать планирование и контроль программных активов компании. Владение актуальной информацией по учету лицензий программного обеспечения позволяет сократить финансовые трудозатраты. Автоматизация учета с помощью специализированного решения создает единое пространство для хранения данных и функциональные инструменты для работы с ними. В комплексе это обеспечивает эффективное управление программными активами без риска остановки в бизнес-процессах и лишних затрат.